3 простые и удобные техники time-management для быстрого результата
Разбираем 3 простые и удобные техники, которые часто используют, чтобы успеть в дедлайн или быстро решить задачу, а еще - получить оффер или релоцировать котика
Какой смысл составлять список дел, если горизонт планирования — пара дней, а задачи возникают внезапно? Мы не всегда реализовываем намерения*, но появляется все больше свидетельств, что планирование побуждает нас действовать и достигать результата. Умение планировать — простой способ сфокусироваться, качественно повышающий вероятность того, что мы свои планы реализуем, при этом сохраняя автономию в принятии решений
Посмотрим на примерах, как использовать Mind map, Матрицу Эйзенхауэра и технику постановки целей SMART так, чтобы получить результат
Сначала разберемся с идеей, необходимо ли планирование
Ну, мало ли. Вдруг можно достичь всё сразу и никакие техники не нужны. Доктор Гейл Метьюз (жаль, что не Доктор Кто, но тут уж, что есть, то есть) из Доминиканского Университета провел исследование**, в нем приняло участие 267 человек в возрасте от 23 до 72 лет. Он хотел понять, как на достижение целей влияет планирование, выполнение задач по списку и принятие ответственности за свои действия***
Участников разделили на 5 групп:
1 — не ставила целей и ничего не планировала
2 — поставила цели, но не подготовила план по их выполнению
3 — подготовила четко определенные цели и план действий по их достижению
4 — все то же, что и группа № 3, только отправила эти планы другу
5 — повторила все, что сделала группа № 4 и… отправляла этому другу еженедельные отчеты о ходе работы
Вопрос Капитана Очевидность, какую группу ждал успех? Конечно, группу № 5, где участники исследования поставили цели, написали план по их выполнению и заручились поддержкой друга, чтобы было кому хвалиться
Тут поддержка друга сыграла роль “публичных обязательств”: те, кто отправил свои цели другу, достигли больших результатов, чем те, кто планировал дела или вовсе ничего не записывал. Не страшно, если такого друга нет — в исследовании был подтвержден положительный эффект планирования: те, кто записал задачи по своим целям, достигли значительно большего результата, чем те, кто ничего не записывал
Поэтому плавно переходим к 3 техникам планирования, которые часто использую во время коуч сессий с руководителями ТОП и ап Мидл уровня: Mind map, Матрицу Эйзенхауэра и технику постановки целей SMART. Каждый кейс объединяет теорию и практику, отвечая на вопрос “Как применить технику в реальной жизни?”
Mind map
Самый простой способ разобраться с целями и задачами - нарисовать их в ассоциативной карте. Эта схема помогает идеям превратиться в цели
Ассоциативная карта отображает идею целиком и позволяет структурировать желания в цели. В центре карты помещают основную идею, например, «Цели на ближайший год». Выбирают задачи, на которых стоит сфокусироваться: работа, семья, здоровье или хобби. Далее, каждая задача обрастает уточнениями и пожеланиями, появляются вопросы, факторы-ограничители, возможные риски и подходящие решения
В чем польза: удобно выделить главную мысль, сохраняется фокус, простота восприятия, ассоциации приводят к неожиданным решениям, легко что-то добавить или убрать
Подробно про ассоциативные карты можно почитать в книгах английского психолога Тони Бьюзена, автора книг «Супермышление», «Работай головой» и «Научите себя думать». Хорошая книга по теме структурирования информации и создания схем - «Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы» Дэвида Сиббет
Матрица Эйзенхауэра
В тайм-менеджменте помогает сэкономить время. Названа в честь 34-го президента США Д. Эйзенхауэра - система помогала ему выполнять множество дел и оптимизировать рабочий график
Смысл матрицы - распределить дела по степени важности и срочности выполнения. Она содержит 4 квадранта: важно / не важно и срочно / не срочно. Каждой задаче соответствует свой квадрант
Квадрант А: важно и срочно - должно быть минимальное количество дел. Если их много, значит существуют проблемы с организованностью и расстановкой приоритетов
Квадрант В: важно, но не срочно - самые приоритетные и перспективные дела, наши повседневные задачи. Умеете располагать большинство дел в этом квадранте - достигните больших успехов в карьере и жизни: раз нет срочности, можно подумать и выбрать лучшее решение
Квадрант С: срочно, но не важно - здесь дела, которые скорее отвлекают, чем приближают к намеченной цели, их часто путают со срочными и важными делами из квадранта А
Квадрант D: не важно и не срочно - самые бесполезные задачи. Их приятно делать, но они не приближают к цели. Если их отложить, ничего не поменяется
SMARТ
Техника постановки и достижения целей, когда список абстрактных идей превращается в понятный план действий
SMART - это аббревиатура пяти базовых понятий:
S - Specific. Цель должна быть конкретной, поэтому отвечаем на вопрос “Что именно я хочу?”
M - Measurable. Цель должна быть измерима, поэтому нужны чисто конкретные цифры
A - Achievable. Цель должна быть достижима, то есть находится в разумных пределах ваших знаний, сил и умений
R - Relevant. Цель должна быть актуальной, то есть действительно нужной. Проверяется вопросом «Что изменится в моей жизни, если я этого добьюсь?»
T - Time-bound. У цели есть сроки и они ограничены по времени
Если техника понравилась, можно потренироваться на кейсе, где попросила сформулировать свою цель по технике SMART. В начале было стандартное "Хочу найти новую работу". Стало:
"Чтобы забрать оффер, мне надо за 3 месяца найти 150 вакансий на позицию ___ в компании IT или e-com сферы с з/пл от 500K, в идеале, от 700К в месяц. Составить 2-3 CV и 1 универсальное Cover letter, откликнуться на 75 вакансий, потому что половина не пройдет внутренний фильтр. Получить 5-10 приглашений на собеседование и потренироваться проходить собеседование с HR, HRD, CEO, подготовить ответы на 15+ неудобных вопросов так, чтобы получить 1-2 оффера (в итоге получил 3 оффера). Для меня эта цель актуальна, потому что я хочу увеличить доход"
В обратной связи после коуч сессий слышу, что эти 3 техники планирования простые и удобные. Они помогают не потерять фокус внимания и экономят время. Если вам кажется, что сейчас бессмысленно что-то планировать, возможно, одна из этих техник поможет вам сфокусироваться и получить хороший результат гораздо быстрее
Упоминания в статье
*статья-ревью Beyond good intentions: Prompting people to make plans improves follow-through on important tasks. Todd Rogers, Katherine L. Milkman, Leslie K. John, & Michael I. Norton**исследование доктора Гейла Метьюза http://www.goalband.co.uk/uploads/1/0/6/5/10653372/gail_matthews_research_summary.pdf
*** а еще он хотел развеять один из “городских мифов” про 3% успешных выпускников Йеля, но это уже совсем другая история
Автор статьи
executive coach Топ менеджмента, тренер по развитию управленческих и soft skills, 7500+ кейсов, 15 лет консалтинга в 7 странах