25 советов по работе с digital-агентствами и фрилансерами

Короткие рекомендации, которые помогут вам сохранить время, деньги, силы и нервы. Дополняйте список вашими советами и делитесь опытом в комментариях.

Как руководитель агентства системного интернет-маркетинга Webolution, я регулярно сталкиваюсь с ситуациями, когда заказчики не очень хорошо представляют себе, что можно и нужно требовать от агентства, как выстраивать общение и строить работу, чтобы всем было комфортно, а сотрудничество при этом было взаимовыгодным.

За 15 лет существования нашего агентства мы выстроили процесс работы таким образом, чтобы не допускать таких ситуаций, когда бы обычное недопонимание превратись в конфликт.

В этом материале я постарался собрать основные рекомендации, которые помогут заказчикам выстраивать работу с агентствами и фрилансерами грамотнее.

Коллегам по рынку статья тоже будет полезна, чтобы лучше понимать, какие моменты и как нужно обязательно проговаривать со старта и в процессе сотрудничества.

Разберитесь с основной digital-терминологией

Так вы со старта будете лучше понимать, что именно предлагают подрядчики. Это сэкономит время на обсуждение деталей и даст вам возможность более качественно оценить все предложения.

Разберитесь с веб-аналитикой

Яндекс.Метрика и Google Analytics — ключевые инструменты для понимания того, насколько качественно подрядчик делает свою работу. Изучите основные отчеты, чтобы самостоятельно оценивать количество и качество трафика, объем конверсий, стоимость лидов и другие показатели.

Заключайте договор и оплачивайте digital-услуги со счета компании

Никаких «джентльменских соглашений» на словах, переводов по номеру карты и оплат «вчерную». Договор критически важен, чтобы прописать все условия и, в конечном счете, защитить вас от некачественного выполнения работы.

Обязательно согласуйте договор с юристами

Фрилансеры часто просто берут универсальные шаблоны из интернета, по которым будет сложно при необходимости что-то доказать в суде.

Агентства же могут заложить в договор заведомо невыгодные условия, чтобы вы не могли отказаться от их услуг (например, штраф за досрочное расторжение или прописать, что авторские права на все рекламные кампании принадлежат агентству, а не заказчику).

Проработанный с юристами договор обезопасит вас и поможет со старта понять, кто ведет дела не слишком внимательно или честно.

Со старта оцените формальные риски

Может быть много ситуаций, когда сотрудничество будет по факту далеко не таким выгодным для вас, каким кажется на первый взгляд.

К примеру, если фрилансер ваш бывший сотрудник — ФНС может расценить работу с ним как уклонение от налогов и доначислить вам немалую сумму плюс выставить штраф.

При работе с иностранными компаниями или фрилансерами вам также иногда нужно будет заплатить НДС (даже если вы не являетесь его плательщиком) или налог на доходы иностранных организаций. Все эти моменты нужно учесть до начала сотрудничества.

Запросите релевантные кейсы

Кейсы дадут представление о процессах и инструментах, которые используют подрядчики. Кроме того, вы можете связаться с заказчиками из кейсов и уточнить напрямую, действительно ли все описанное соответствует реальному положению дел.

Запросите отзывы и свяжитесь с довольными клиентами

Если агентство не делает кейсы, свяжитесь и уточните все интересующие вас детали у компаний, чьи положительные отзывы предоставляет подрядчик. Это также поможет составить представление о его компетенциях и подходах.

Познакомьтесь с командой лично

Это хорошая возможность убедиться, что агентство не перепродаст ваш проект фрилансерам, и синхронизировать свои взгляды на процесс и результаты с людьми, которые непосредственно будут заниматься вашим продвижением в интернете.

Со старта разберитесь, как будет строиться процесс работы

Как будут ставиться задачи по достижению промежуточных и основных целей. Как будут учитываться временные затраты. Когда и в каком виде подрядчик будет предоставлять отчеты по результатам работы.

Пропишите четкие цели и KPI

При разработке digital-стратегий мы всегда ставим цели по методике SMART. Важно, чтобы вы со старта видели, какой результат получите и на каком горизонте.

Заранее согласовывайте сроки достижения результатов

Когда ключевые цели прописаны, их можно декомпозировать на промежуточные цели и задачи. Для каждой из них важно также четко прописать сроки достижения, чтобы видеть, в каком темпе подрядчик планирует двигаться к достижению основных целей.

Утверждайте планы работ на каждый спринт

Так вы всегда будете держать руку на пульсе и сможете контролировать весь процесс работы над вашим проектом. Чем активнее вы будете включаться в этот процесс, тем быстрее будет идти продвижение и тем скорее вы увидите его результаты.

Согласуйте отчеты по результатам каждого спринта, задавайте вопросы

Завершение одного спринта (отчетного периода), планирование и начало работы следующего — это ключевая контрольная точка во всем процессе. Обязательно заложите время, чтобы внимательно изучить отчет, задать вопросы, поделиться своими идеями по продвижению.

Следите, чтобы продвижение соответствовало стратегическому вектору развития компании

Со старта важно определиться с приоритетами: какие продукты и услуги продвигать в первую очередь, какие инструменты использовать для достижения поставленных целей — и насколько цели маркетинга соответствуют общим целям развития бизнеса.

Отвечайте на вопросы и консультируйте по продуктам

Ваша обратная связь бесценна, потому что лучше вас ваш бизнес и продукт не знает никто. Оперативные и подробные ответы на вопросы по преимуществам и другим особенностям помогают команде быстрее разобраться в деталях и со старта идти в правильном направлении.

Если чего-то хотите — говорите

Если нужно внедрить какие-то дополнительные правки, появились идеи по продвижению или хотите протестировать новый канал — обязательно об этом сообщите. Чем раньше вы об это скажете, тем раньше дополнительные работы станут в план — и будут в итоге реализованы.

Если вам кажется, что что-то идет не так — сообщайте

Чем раньше вы сообщите о проблеме, тем больше возможностей будет у подрядчика ее оперативно исправить. Поэтому если что-то не работает, внезапно лег сайт, нет звонков или произошло что-то еще — обязательно сообщите об этом.

Если чего-то не понимаете — уточняйте

Вы заказчик, а не эксперт по продвижению в интернете. Вы хорошо разбираетесь в других вопросах и не обязаны разбираться в интернет-маркетинге.

Задавать вопросы — нормально. Поэтому, если вы не понимаете, почему подрядчик предлагает те или иные решения или инструменты — смело спрашивайте и уточняйте. Никто вас за это не осудит.

Дайте подрядчику возможность предлагать свои идеи

Не стоит ограничивать агентство или фрилансера согласованным на старте медиапланом или планом работ — так вы рискуете упустить те возможности, которые открываются сейчас.

Если вы открыто даете возможность подрядчику предлагать свои идеи и выдвигать гипотезы — это позволяет быстро адаптировать стратегию под меняющиеся условия и использовать по максимуму открывающиеся возможности для продвижения.

Имейте терпение и умейте подождать

Если цели и шаги по их достижению хорошо прописаны со старта, а процесс выстроен правильно, нет смысла дергать менеджеров срочными вопросами и уточнениями каждый день.

Достаточно планового отчетного созвона раз в 2-4 недели, во время которого вы спокойно сможете уточнить все интересующие вас моменты.

Не лезьте в настройки кампаний

Даже небольшие изменения могут стать причиной катастрофы и полного слива бюджета. Если вы хотите посмотреть настройки, оценить тексты и креативы или вам хочется лучше разобраться, как устроена ваша реклама — обратитесь к подрядчику. Вам все покажут и расскажут, при этом исключается риск того, что настройки будут случайно изменены.

Закладывайте бюджет на эксперименты

Ситуация меняется каждый день, поэтому всегда нужно иметь небольшой запас бюджета на то, чтобы протестировать новые инструменты и каналы, которые не были заложены в медиаплан на старте.

Это дает возможность находить новые эффективные подходы и получать больше лидов — по сути, снимать сливки там, куда менее расторопные конкуренты еще не добрались.

Заранее предупреждайте обо всех изменениях

Если с вашей стороны с сайтом планируются какие-либо работы, обязательно предупредите подрядчика. Даже если речь идет о мелочи вроде изменения номера телефона в футере. Это поможет быстро восстановить работоспособность сайта, если что-то пойдет не так.

Планируйте ключевые активности на 3-6 месяца вперед

Заранее согласуйте эти планы с командой проекта. Так вы сможете избежать риска того, что из-за несогласованности действий с вашим сайтом или рекламой что-то пойдет не так.

Вы не обязаны есть кактус и продолжать работать с плохим подрядчиком

Отказ от чьих-либо услуг — всегда неудобная ситуация, которой многие стараются избегать, даже если результаты продвижения не радуют. Проще поверить в очередную сказку менеджера, что еще чуть-чуть и все получится.

Реальность же такова, что чем скорее вы поменяете нерезультативного подрядчика на эффективного — тем быстрее вы начнете зарабатывать дополнительную прибыль за счет качественного продвижения.

К слову, об эффективном продвижении вы можете дополнительно почитать в наших кейсах:

Как руководитель агентства и один из основателей ассоциации развития digital-агентств ADRA, я, конечно же, топлю за агентский подход.

Агентство объединяет опыт и усилия нескольких специалистов и организует их работу. В отличие от агентства, фрилансер все делает сам и своими руками — во всяком случае, это подразумевается.

По факту же, довольно часто специалисты передают заказы менее опытным фрилансерам за меньшие деньги.

Самое главное отличие агентского подхода — это отработанные процессы и возможность работы над задачами в команде. Специалисты не просто решают задачи, но и обмениваются опытом — это особенно важно при работе над проектами по системному комплексному продвижению.

Еще одно важное отличие — контроль. Специалисты агентства контролируются менеджерами, коллегами, руководством, заказчиками, в то время как фрилансер отвечает за качество только перед клиентом.