Кейс агентства по сопровождению магазинов на WB, OZON и Яндекс-Маркете: дашборд, регламенты и «большой глаз» для работы с маркетплейсами
Всем уютной пятницы! Сегодня расскажем, как помогли владельцу агентства по сопровождению онлайн-магазинов оцифровать пятилетний опыт. Он зафиксировал лучшие решения, перестал тратить время на стажеров, которые «слетают», и поставил «большой глаз» за сотрудниками.
Наше агентство с 2019 года занимается торговлей на маркетплейсах. За это время мы выработали авторскую методику продвижения брендов, запустили около 1350 магазинов на OZON, Wildberries и «Яндекс Маркете». Суммарная выручка наших клиентов составляет 5 миллиардов рублей.
Раньше я сам руководил всеми бизнес-процессами, у меня не было операционного директора. Но когда я встретил человека, подходящего на эту должность, он посоветовал мне оцифровать весь свой опыт с помощью Кванта.
Благодаря дашборду, регламентам и коммуникаторам этой системы мы стали меньше тратить времени на операционку: найм, обучение и контроль.
Тратил время и энергию на текучку кадров и участвовал в каждом процессе
Ещё в прошлом году все регламенты с кучей ссылок хранились в таблицах Excel, а планы мы составляли на бумажках. Приходилось вручную что-то искать и перезаходить. А еще весь бизнес держался на мне, я участвовал в каждом процессе:
- общался с клиентами и отвечал за результат каждого бренда;
- погружался в найм, объяснял новым сотрудникам, как работать, но многие не вывозили и «слетали», а я на них тратил время и энергию;
- контролировал работу команды, которая работает в разных часовых поясах.
И мне всё это нравилось до тех пор, пока моя голова не взорвалась.
С операционкой необходимо дружить, если вы работаете в сфере e-commerce
Чтобы хоть как-то отвлечься от операционки, я сбежал на год на Бали. Там встретил человека, мы разговорились, и я ему рассказал свою грустную историю отпуска.
Он порекомендовал оцифровать весь опыт по управлению своими и чужими магазинами и перенести в специальный сервис.
А еще сказал, что в бизнесе есть четыре модели управления:
В нашей компании сильная сторона ー это операционная деятельность, она состоит из повторяющихся задач: провести аналитику, подобрать товар, оформить доставку и т.д. Уделять ей внимание архиважно, поэтому необходимы цифровые системы.
В сфере электронной коммерции очень важна операционная деятельность. Если у вас чётко организованы рабочие процессы и есть сильная команда, вы уже можете конкурировать с другими. Без этого, какие бы усилия ни прикладывали, сколько бы ресурсов ни использовали, будете отставать по рынку.
Чтобы минимально принимать участие в операционке, нужен был какой-то сервис, который позволил бы задокументировать и объединить всю нашу работу.
Мы выбирали между «Битриксом» и «Квантом», я решил поставить «Квант». Это сравнительно молодая система, и, как в любой другой, в ней тоже есть свои недочёты. Но для ведения товаров на маркетплейсах она показалась мне самой удачной.
Если предприниматель не может позволить 250К на оптимизацию, то какой он предприниматель?
Мне понравился порог входа в эту систему, внедрение нам обошлось в 250 000 рублей. Я считаю, это показатель. Если предприниматель не может позволить себе такую сумму за оптимизацию бизнеса, то какой он вообще предприниматель?
ДИСКЛЕЙМЕР: Внедрение ー отдельная услуга Кванта, которая включает: аудит текущих положений дел в компании и 21-дневное обучение, как выстраивать системное управление и выполнять функцию предпринимателя, а не РОПа, маркетолога и HR. Вы получите знания по управлению своей компанией и примените их сразу на практике под руководством специалиста из Кванта. Об этом и как работают системные компании можете подробнее узнать у нашего консультанта на бесплатной онлайн-экскурсии по системе «Квант».
В Кванте под руководством специалиста мы создали специальный дашборд для управления по маркетплейсам. Прописали все функции и задачи, которые связаны только с продвижением товаров на маркетплейсах: аналитика, склады, доставка, бухгалтерия и т.д. Поставили всё необходимое, просто бери и пользуйся.
Система «Квант» хранит мою авторскую методику управления магазинами на маркетплейсах. Новое поколение менеджеров развивается, опираясь на наши правила и принципы.
Не повторяем тонну раз, как правильно работать
Мы всей командой много и долго работали над регламентами. Я многое знаю, но не всегда могу понятно объяснить это другим. Особенно сложно передавать информацию от менеджера к менеджеру.
Сейчас я уже не участвую в каждом процессе, всё оцифровано в системе. Человек просто заходит, читает, изучает документы и внедряет знания в работу.
Не стоит создавать длинные регламенты, их никто не будет читать, а если и прочитает, то не запомнит. Надо писать кратко, ясно и по существу.
Не тратим энергию и время на найм и стажировку
Сложности в адаптации всё равно остались. На стажёров обрушивается огромное количество информации, им нужно всё запомнить.
Помогают обучающие регламенты, которые подкрепляются небольшим тестом. Вводить в должность новых сотрудников стало легче. Не нужно лично объяснять ценности агентства и правила работы, новички могут прочитать это самостоятельно.
Не напоминаем сотрудниками об их обязанностях
Не все умеют правильно распоряжаться своим временем. Некоторые люди считают, что они могут в любой момент встать, пойти погулять или выпить несколько чашек кофе, не думая, как это отражается на работе. Или просто в потоке дел забывают о задаче.
Помогают коммуникаторы, они напоминают о задаче, если она вышла по срокам. По-другому я их еще называю «большой глаз», который следит, чтобы все обязанности выполнялись и не забывались.
Когда команда уже сформирована, внедрение нового продукта может быть затруднительным. Люди привыкли к определённым методам работы. Но саботажа не было.
В нашей компании все разделяют общие цели и прислушиваются к мнению руководства. Мы быстро прощаемся с теми, кто саботирует работу.
А еще я общаюсь с другими селлерами, и мало у кого из них есть чётко отработанные регламенты. Я думаю, что мы скоро сможем предоставлять такую услугу.
Например, вы поставили «Квант», но не понимаете, что делать дальше, то наше агентство BLAGOVEDA поделится с вами регламентами работы.
Система «Квант» ー лучший помощник моего операционного директора. Сам я редко захожу в систему, но мне очень нравится закрытое сообщество селлеров бизнес клуба «Квант» в Телеграме. Оттуда многие ребята обращались к нам за аудитом, консультациями и сопровождением. В этот клуб могут попасть только клиенты Кванта, так что записывайтесь на экскурсию и добро пожаловать в коммьюнити.
Хотите тоже вырваться из рутины, как Никита Смирнов? Мечтаете сбежать от операционки на Бали и сделать свои бизнес-процессы стабильнее? Устали от мыслей «Сейчас я всё это сделаю, а дальше будет проще»? Тогда подписываетесь на наши социальные сети:
Канал Дмитрия Калашникова → сооснователь бизнеса с капитализацией в 1,5 млрд рублей, создатель системы «Квант». 15 лет в предпринимательстве, делится инструментами и опытом управления.
Канал Кванта → канал компании, где мы делимся кейсами предпринимателей, у которых получилось упростить управление и избавиться от рутины.
А также оставляйте заявку на нашу бесплатную онлайн-экскурсию, на ней вы узнаете подробнее, чем полезна система «Квант» и коммуникаторы именно для вашего бизнеса.
Но это все еще настроить надо, потратить время на обучение... Да и не факт, что ваще прокатит. Сотрудники забьют и всё. А есть очень ценные кадры, ко мнению которых необходимо прислушиваться!!!!
Да, вы правы. Именно от того, как руководитель донесёт свою точку зрения до сотрудников, зависит результат внедрения новых решений. У нас в компании предусмотрен этот этап в формате презентации, чтобы избежать внутренних разногласий в компании.
Чем занимается ваша компания? У вас есть такие сотрудники?
Я не знаю почему каждый предприниматель с этой систематизацией носится как угорелый. Вот раньше же бизнес вели нормально и без этих ваши наворочиных сервисов, дал задание человеку, он его выполнил Если выполняет хорошо, не выполняет летит с работы бодрым пенделем.
А вот эти зумеры сейчас. Я не в ресурсе, не в потоке и прочая вот эта вот дичь. А и ещё класика: я перегорел. Нюни и неженки, им не систематизация нужна, а армия. Тогда начнут и ответственость нисти и у предпринимателей меньше головняка будет.
Так что это не система в кампаниях плохая, это люди лодыри и лентяи. Ищите нормальных, будет вам нормально
Интересное мнение, ему тоже есть место быть. Но обвинять зумеров во всех проблемах не стоит, тем более герой кейса не относится к этому поколению.
Мы живём в цифровом мире, и что не зафиксировано, того не существует. Если увольнять сотрудников за ошибки, которые руководитель не предусмотрел со своей стороны, можно остаться вообще без хорошей команды.
Раз вы так считаете, расскажите, пожалуйста, каким бизнесом занимаетесь?
А как именно работают регламенты? Кому захочется их изучать?
Кстати, забавный вопрос. Очень часто ведь происходит так, что в компании написали кучу регламентов, а их потом никто не читает.
В целом, все эти супер системы страдают тем, что ими никто не пользуется. Компания платит деньги, ей пишут кучу регламентов, выстраивают систему, а потом все приспокойно решают вопросики в телеге, и нафиг не нужны все эти внутренние инструменты
Регламенты пишутся с целью сохранения лучших решений и предотвращения прошлых ошибок. Когда человек забыл схему действий, например, как снимать показатели, чтобы заполнить отчет, то он может прочитать регламент и освежить память.
Или один из членов команды заболел и его обязанности распределили по коллективу. Ребята достанут регламенты и смогут справиться с задачами коллеге, который ушёл на больничный.