Как аналитика в логистике помогает достигать поставленных целей?

Практически в каждой производственной или торговой компании есть функция логистики, от которой зависит успешность всего бизнеса. Хорошие руководители умеют выстроить правильную систему управления логистикой, и я в серии статей рассказываю о рабочих инструментах, помогающих это сделать.

Нашими IT-решениями пользуются более 500 производственных и торговых компаний в России для управления логистикой. Мы пообщались со многими из них и делимся услышанными секретами. Из предыдущих статей вы узнали, как лидеры рынка автоматизируют планирование доставки, почему переводят все взаимодействие с перевозчиками в цифровой формат и как минимизируют финансовые и налоговые риски.

В рамках этой статьи я расскажу, каким образом компании строят аналитику по управлению транспортной логистикой. Каковы принципы построения аналитики? Какие основные задачи она должна решать? Как в этом помогает TMS-система? И что делать, если у компании нет средств на хорошую TMS-систему и BI-модуль?

Подходить к формированию аналитики в логистике нужно, учитывая бизнес-цели. Часто компании прилагают немалые усилия для формирования компетенций по аналитике, но не формируют никакой ценности для бизнеса. В итоге можно столкнуться с тем, что бизнес будет кидать косые взгляды и думать, что вам просто нечем заняться.

Лидеры рынка формируют аналитику в своих функциях исходя из пяти базовых принципов:

Нужно понимать, каким образом ваша аналитика помогает решать бизнес-задачи или принимать правильные решения в существующих бизнес-процессах. Важно не попасть в капкан перфекционизма и не тратить ресурсы компании на анализ показателей, которые не помогут бизнесу.

В современном мире выигрывает тот, кто быстрее принимает решения на основании правильно подготовленных данных. Скорость бизнеса настолько возросла, что анализ данных прошлых периодов ваши контрагенты могут даже не обсуждать, ссылаясь на изменение бизнес-среды. Хорошая аналитика сейчас должна быть как «ложка к обеду» — подсвечивать проблему, пока ее еще можно решить или пока она не возникла.

Стремление достичь идеала в каждом ключевом показателе может быть деструктивным для бизнеса.

Стоимость достижения показателя может быть высокой для бизнеса и не принести преимущества перед конкурентами. Лидеры рынка понимают, что иногда правильное решение — быть просто на уровне рынка или немного лучше рынка. Бенчмаркинг помогает правильно сформулировать цели и конструктивно выстроить диалог со своими контрагентами в бизнесе.

Аналитика в логистике должна быть простой. Пользователям необходимо самостоятельно понимать, что происходит. Важно также учитывать, что логисты часто не принимают решения самостоятельно — многое зависит от других подразделений в компании. Поэтому аналитика должна быть доступна в режиме онлайн для ваших коллег, чтобы они могли даже без вас понять, что есть проблема и нужно ее решать.

Хорошая аналитика дает прямую наводку на проблему или на решение. Это важный принцип в формировании аналитики.

Аналитика должна помогать логистам просто сформировать план затрат на текущий месяц (для формирования так называемых accruals — понесенных, но еще не выплаченных расходов) и на следующий месяц, а также помочь легко сформировать бюджет на будущий год. Сюда входит и анализ причин отклонения затрат в большую или меньшую сторону от бюджета.

Логистика — сервисная функция, и чаще всего качество работы оценивают по сервисным показателям. Важно понимать, где ваш текущий результат относительно цели и почему он лучше/хуже, чем вы планировали. Это позволяет построить правильный план действий, направленный на улучшение ситуации.

Логистов часто вовлекают в обсуждение работы с каким-то конкретным клиентом. Здесь важно иметь полный набор данных, позволяющий выстроить правильную дискуссию, направленную на поиск win-win решений. Демонстрация данных по качеству сервиса, среднему заказу и частоте сделает вашу позицию в переговорах сильной, если у вас уже есть идеи, как оптимизировать процесс поставки.

Этот набор данных требуется, чтобы предвосхитить проблемы, которые могут возникнуть в оперативной работе с отгрузками. Например, зная предельные пропускные возможности склада и ваших перевозчиков, можно сразу оценить риск срыва отгрузки товара.

На рынке большинство логистов уже оценили важность аналитики и понимают, какие показатели нужны их бизнесу и как их считать. Но в целом подход компаний к аналитике можно разделить на 3 категории:

Обычно это относится к небольшим компаниям, тратящим на транспорт менее 1 млн руб. в год, а затраты на логистику для них не имеют существенного влияния на прибыльность.

Много компаний пытаются делать аналитику и считать KPI в Excel. Это вполне рабочий подход для мелкого и среднего бизнеса из-за простоты реализации, но обычно тут возникают следующие сложности:

● Ошибка при миграции данных. Любая ручная работа сопряжена с ошибками и может в корне изменить показатели, на базе которых вы принимаете решения.

● Трудозатраты в команде. Делать анализ — это сложная работа, занимающая немало времени. Особенно много усилий уходит на этапе формирования отчетности или при передаче дел от сотрудника сотруднику.

● Риск предвзятости аналитика. Часто бывает, что аналитику делает сотрудник, отвечающий за оперативное управление транспортом. Мы сталкивались с ситуациями, когда сотрудники при анализе данных видят свои недоработки и искажают результат в аналитике, чтобы избежать негативных последствий для себя.

● Задержка с получением данных. Часто не удается получить данные оперативно и быстро принять решение.

Многие крупные компании, а также те, где логистика играет ключевую роль в бизнесе с точки зрения формирования цены товара и отношений с клиентом, занимаются аналитикой по доставкам на базе TMS-системы.Большинство лидеров рынка считают, что аналитику в логистике нужно строить на базе своей ТМS-системы. И ниже мы расскажем почему. А как же быть тем, у кого нет своей TMS-системы? Для этого есть решения, позволяющие компании даже при отсутствии бюджета работать с лучшей аналитикой на рынке. О таком опыте мы тоже расскажем.

Первое и главное преимущество — TMS позволяет полностью систематизировать данные и добиться их чистоты. Это достигается за счет различных механизмов валидации данных, а также максимальной автоматизации процессов. Кстати, самые продвинутые компании интегрируют TMS со своей ERP-системой и системами перевозчиков для того, чтобы минимизировать риск ошибки при переносе данных.

Внедрив TMS-систему, руководитель может быть на 100% уверен в корректности данных, на основе которых принимаются решения.

Кстати, в TMS, в отличие от Excel, файлы с данными не могут быть случайно удалены или умышленно искажены сотрудником.

Еще преимущество в том, что с первого дня использования системы руководитель получает набор типовых бизнес-показателей и отчетов, на основе которых может оперативно принимать решения. При этом сотрудникам больше не нужно тратить часы на сбор данных и подготовку отчетов — все считается автоматически. А руководителю теперь нет нужды заставлять подчиненных обновлять отчет, ведь в любой момент вся информация находится на расстоянии 1 клика.

Передовые компании дают доступ к отчетам своим контрагентам (перевозчикам и клиентам). Например, перевозчики компании могут видеть в режиме реального времени свои сервисные показатели в сравнении с конкурентами и работать над их улучшением.

И последний, но немаловажный фактор — TMS позволяет гибко и оперативно настраивать отчеты. Ситуация на рынке динамично меняется, и у руководителя может возникнуть потребность получить аналитику в новом срезе. Допустим, мы видим, что по определенному клиенту доставка стала дороже, и хотим узнать — это вызвано падением продаж, изменением географии доставки или каким-то иным фактором? Качественный модуль аналитики в TMS предоставляет возможность быстрой модификации отчетов.

А если компания хочет увидеть не только свои показатели, но и посмотреть бенчмарк по рынку? Для этого существуют TMS четвертого поколения — системы, сравнивающие показатели отдельно взятой компании с показателями схожих по профилю компаний, использующих данное решение.

Например, система Pooling Plus интегрирована с площадкой Pooling, на которой работает более 500 крупнейших федеральных поставщиков в торговые сети. Благодаря этому пользователи Pooling Plus могут сравнить свои показатели с бенчмарком на основе данных Pooling.

Если вы матерый аналитик, живете в мире данных и регулярно радуете свое руководство аналитическими инсайтами, то вас TMS порадует широким спектром инструментов, позволяющим делать вашу логистику еще эффективнее.

Так, самые продвинутые компании в рамках анализа данных используют методологию Cost to serve. Это подход, позволяющий компании анализировать определенный показатель в разрезе различных факторов, влияющих на него. Например, вы можете проанализировать стоимость доставки одного короба товара в разрезе следующих факторов:

● средний размер короба,

● простои,

● доп. затраты,

● возвраты,

● утилизация ТС,

● средний размер LTL-отправки,

● средняя дистанция доставки.

В результате такого анализа вы можете обнаружить, что в этом месяце основной вклад в рост затрат на доставку внесли простои на выгрузке у клиентов и недостаточно утилизированные машины.

Зачастую компании не могут позволить себе приобрести TMS-систему. Но это не приговор. В современном мире есть решения, которые можно использовать бесплатно для управления логистикой в базовом функционале. Они уже включают в себя мощные аналитические инструменты, позволяющие решить большинство типовых задач при управлении транспортной логистикой. Например, площадка Pooling.

Недавно мы проводили вебинар, где ведущие компании на рынке делились своим опытом работы с аналитикой в логистике. Вы можете ознакомиться с записью вебинара по ссылке.

А здесь вы можете ознакомиться с реальными кейсами компаний, уже внедривших TMS (Johnson&Johnson, Bacardi, Ecolab).

Если по итогам прочтения этой статьи вы намерены внедрить TMS-систему, я рад предложить вам наше решение. Pooling Plus — это облачная TMS-система, обеспечивающая управление доставкой на всех этапах. Работать в системе можно из любой точки мира при наличии компьютера и интернета.

#аналитикавлогистике #аналитика #pooling #пулинг #инструментыоптимизациилогистики #оптимизациялогистики #бюджетирование #бенчмаркинг #доставкавторговыесети