Как собрать 400+ гостей на масштабное онлайн событие - опыт проекта для «Форс Дистрибуция»

А вот и подробная история про проект для «Форс Дистрибуция» - наша команда NWComm собрала 400+ делегатов аудитории на их масштабное мероприятие «Инновационные решения для эффективного бизнеса», объединившее корпоративных покупателей ИТ из ключевых отраслей (банки, страхование, ТНП, производство и др.), системных интеграторов, дистрибьютора и вендора корпоративного ПО.

Как действовали, какие были каналы коммуникации? Телемаркетинг по крупному бизнесу, директ-мейл по среднему и крупному, по целевым должностям (ИТ-директора, финансовые директора, директора по развитию, генеральные директора) и, конечно, онлайн реклама в социальных сетях, которую мы также делаем предельно ориентированной на В2В-аудиторию.

Компания «ФОРС Дистрибуция» была основана в 2011 г. и является официальным дистрибутором корпорации Oracle.

«ФОРС Дистрибуция» совместно с партнерами помогают компаниям крупного и среднего бизнеса, заинтересованным в цифровой трансформации находить, осваивать и внедрять для них технологии Oracle.

В рамках маркетинговой поддержки партнеров «ФОРС Дистрибуция» проводит регулярные мероприятия, направленные на привлечение новых потенциальных конечных заказчиков для своих партнеров. В феврале 2021 года таким проектом стала крупная онлайн-конференция и выставка - «Инновационные решения для эффективного бизнеса». NWComm выступило партнером по организации мероприятия в рамках поиска и привлечения делегатов, проявивших интерес к решениям партнеров «ФОРС Дистрибуция», и соответствующих целевой аудитории:

Каналы «притяжения»

Обсуждение стратегии с заказчиком мы начали осенью 2020 г., и выбрали три варианта маркетингового продвижения предстоящей конференции – телемаркетинг, e-mail маркетинг и таргетированная реклама в Facebook/Instagram. Подготовкой проекта наша команда занималась в декабре, чтобы заранее составить скрипт разговора и сформировать цепочку писем для e-mail рассылок, а также настроить таргетированную рекламу, чтобы она активно работала и в новогодние каникулы, когда даже у занятых ЛПР есть возможность заглянуть в социальные сети. Для того, чтобы наша цель (поиск ЛПР для конференции) была достигнута, все три канала маркетингового продвижения должны были взаимодополнять друг друга.

Цель телемаркетинга – получить качественные регистрации от узкой целевой аудитории. В основном, для обзвона мы брали крупный бизнес из ключевых отраслей – энергетика, банки, производство, розничная торговля. В NWComm мы используем собственную методологию написания сценария, позволяющую выстроить позитивный контакт с ЛПР на профессиональном уровне и донести все бизнес и ИТ-преимущества мероприятия или решения.

Email-рассылки мы используем для более широкого охвата целевой аудитории, делая выборку по нашей базе контактов. Рассылки обычно проходят в несколько волн для каждой целевой аудитории: персонализированное письмо-приглашение на конференцию и письмо-напоминание через 3-4 дня. При формировании программы крупных мероприятий с большим количеством партнеров отдельно необходимы и анонсы при обновлении или итоговом согласовании докладов и спикеров.

Таргетированную рекламу мы запустили в конце декабря, ее работа в период праздников и выходных всегда показывает хорошую конверсию. При настройке таргетированной рекламы мы подготовили посадочные страницы для сбора регистраций, настроили целевую аудиторию по различным методикам, используемым в B2B, для удобства проектной команды создали боты для автоматического оповещения о поступающих регистрациях, начали тестирование и последовательное масштабирование кампаний.

Эффект синергии трех каналов коммуникаций

В январе и феврале, после основной подготовки, наша команда приступила к активной фазе обзвона ЛПР и рассылки приглашений на конференцию.

В плане подготовки для команды лидогенерации главная особенность этого проекта заключалась в том, что онлайн-конференция проходила через месяц после новогодних праздников, а пик нашей работы пришелся на январь. Многие ЛПР еще были в отпусках или работали из дома, еще и по причине удаленного режима. Как известно, до компаний крупного бизнеса всегда сложно дозвониться, но это не преграда для наших экспертов по лидогенерации – мы делаем несколько звонков в разное время, пишем письма, ищем дополнительные официальные контакты для связи с ЛПР, отправляем письма через формы обратной связи – в общем, используем все коммуникационные каналы, чтобы выйти на нашу целевую аудиторию.

Отдельно стоит упомянуть конкуренцию, поскольку сейчас много интересных профессиональных мероприятий проходят онлайн, и за внимание ЛПР приходится бороться. Важно произвести первое положительное впечатление, чтобы ЛПР проявил интерес, а мы могли бы представить преимущества участия в мероприятии – в этом наша команда имеет все необходимые компетенции.

За день-два до конференции мы связались со всеми делегатами, подтвердили их регистрацию и проверили получение ссылок для подключения к платформе конференции. Этот важный этап мы не упускаем из вида, так как он позволяет увеличить конверсию от регистраций к пришедшим на конференцию.

Конференция, на которую B2B-аудитория захочет прийти

Виртуальная конференция «Инновационные решения для эффективного бизнеса» компании «ФОРС Дистрибуция» отличалась масштабностью: 15 спикеров, 5 параллельных сессий, 13 экспертов по программе нетворкинга, дискуссионный круглый стол. Функционал платформы мероприятия был настроен таким образом, что всем участникам были доступны потоковые сессии и виртуальные стенды партнеров конференции, где все могли задать свои вопросы, получить консультацию ИТ-специалистов, пообщаться с коллегами по цеху и обменяться деловыми контактами, находясь при этом, в разных регионах России.

Наблюдая за тем, как меняется рынок, мы понимаем, что руководители адаптировались к новому формату проведения деловых конференций. Главное, что качество онлайн-мероприятия должно оставаться на высочайшем уровне, а темы – интересными для бизнеса, такими, как и было на мероприятии компании «ФОРС Дистрибуция» и ее партнеров.

Подведем итоги

Данный проект показывает, как выстроенная на этапе подготовки стратегия, где учтены как временные, так и тематические особенности мероприятия, демонстрирует высокие результаты. Три подключённых канала маркетингового продвижения оправдали себя и позволили получить качественные лиды при широком охвате целевой аудитории.

Итоги 4-х недель активной работы:

Это был наш первый опыт сотрудничества с компанией «ФОРС Дистрибуция», и мы рады, что он был таким масштабным и дал интересный опыт работы в достаточно спокойный в плане лидогенерации январский период. Мы помогли заказчику достичь его маркетинговых целей и привлечь новых потенциальных клиентов.

Спасибо заказчику за доверие и команде за профессионализм и за то, что мы оправдываем ожидания! Двигаемся на этой оптимистической ноте вперед, к новым проектам, онлайн и, надеемся, вскоре и оффлайн!