Нам сказали что из-за закупок мы теряем миллионы и мы стали искать подрядчика по документообороту

Закупки – один из самых сложных и затратных процессов в бизнесе. Компании тратят сотни часов на согласование, анализ предложений, управление тендерами и оформление документации. Любая ошибка может привести к финансовым потерям, срыву сроков и даже юридическим рискам. Вот что сказали нам спецы по автоматизации и мы согласились.

Самый яркий пример за последние годы - это кейс Walmart, одного из крупнейших ритейлеров в мире, который несколько лет назад столкнулся с проблемами в цепочке поставок из-за устаревших методов управления закупками.

В 2022 году Walmart сообщил о значительном увеличении товарных запасов на 32%, что привело к избыточным складским запасам и необходимости предлагать большие скидки для освобождения места на полках. Несмотря на эти меры, через шесть месяцев компания все еще имела излишки на сумму 1 миллиард долларов. Агрессивное снижение цен привело к уменьшению валовой прибыли Walmart в США в первом квартале примерно на 100 миллионов долларов. (Источник)

Отсутствие прозрачности и контроля, Без четко организованного документооборота трудно отследить, кто и на каких условиях заключает сделки, что приводит к завышенным затратам, коррупционным схемам и потере доверия со стороны поставщиков.
Человеческий фактор и ошибки
Ручное ведение документов повышает риск ошибок в расчетах, дублирования заказов или потери важных данных, что приводит к сбоям в цепочке поставок.
Затягивание сроков закупки
Отсутствие единого регламента, долгие согласования и бюрократические процедуры делают закупки медленными и неэффективными.
Отсутствие аналитики и прогнозирования
Компании, не использующие современные аналитические инструменты, не могут оперативно реагировать на изменения рынка, что приводит к несвоевременным закупкам или нехватке запасов.
Финансовые потери из-за отсутствия централизованного учета
Неоптимальные условия закупки, неоправданные расходы и невозможность вести переговоры с поставщиками на основе точных данных увеличивают затраты.

Кейс 1: Переплата за сырье

Одна производственная компания столкнулась с ситуацией, когда закупщики заключали договоры с разными поставщиками без единого реестра цен. В результате предприятие переплачивало до 15% за одни и те же материалы, так как не имело единой базы поставщиков и истории закупок.

Кейс 2: Пропавшие документы и срыв поставок

Логистическая компания потеряла часть бумажных договоров с ключевыми поставщиками, что привело к несвоевременным поставкам. Поскольку копии документов не были оцифрованы, выяснение условий контрактов заняло недели, что привело к убыткам из-за простоя техники.

Кейс 3: Коррупция и двойные платежи

В крупной ритейл-сети ручное ведение закупочной деятельности позволило одному из сотрудников создавать фиктивные заказы и получать двойные платежи на счет аффилированной компании. Отсутствие цифрового учета позволило ему скрывать мошенничество на протяжении нескольких лет, пока внутренний аудит не обнаружил несоответствия.

Кейс 4: Сложный процесс контроля

Крупная производственная компания потеряла 15% бюджета на закупки из-за отсутствия системы контроля. Руководство обнаружило, что часть закупок дублируется, а цены не всегда конкурентны.

Кейс 5. Долгие согласования

Банк, работающий по сложному тендерному процессу, тратил более 30 дней на согласование контрактов. После внедрения автоматизированной системы этот срок сократился вдвое.

Внедрение электронного документооборота позволяет хранить все контракты, счета и заявки в единой системе, сокращая риск потери данных и улучшая контроль.

Системы управления закупками позволяют автоматически согласовывать заказы, анализировать цены и контролировать выполнение контрактов.

Использование AI-аналитики помогает прогнозировать потребности компании, избегая переплат и нехватки товаров.

Благодаря цифровому учету можно легко отслеживать расходы, анализировать эффективность сделок и предотвращать мошенничество.

Экономическая выгода от автоматизации закупок очевидна:

Сокращение времени обработки заявок на 40–60%.
Снижение затрат на закупки за счет прозрачности конкурсов и тендеров.
Сокращение количества ошибок при оформлении контрактов и сопроводительных документов.

Все так, все так. И мы стали выбирать подрядчика.

Никаким кейсам верить нельзя, нарисуют что угодно. А еще если другому подрядчику кофе делали - то тоже считай принимали участие в проекте. Ну или сделали плохо, с кучей костылей, а кто об этом узнает. Заказчики могут думать что так и надо, других вариантов нет. И так сколько заплатили. А уж сама компания и подавно. Тем более что часто и контроля нет. Каждый проектный офис там копается сам и с заказчиком как-то че-то решает. А если и нет - то текучка кадров - и весь “накопленный опыт” обнуляется. Эти люди не имеют отношения к тем, кто сделал хороший кейс в прошлом.

Что тут делать. Вот мой личный, может смешной лайфхак, но мне помогает.

Взять выбранного подрядчика и посмотреть отзывы сотрудников о компании. Если сотрудники недовольны, если бегут оттуда, то не стоит рисковать. Ведь именно эти люди, а не сладкоречивый коммерческий или не приведи сам генеральный будут работу работать, а именно эти люди. И если они своей компанией недовольны, то ничего хорошего они вам не сделают)

Автоматизировать надо, но выбрать продукт и внедренца сложно. Это касается всего, и 1С-ки и Битрикса и документооборота. Очень много сказок и мало дела, такой вот рынок автоматизации. Сразу минусы “Золотой партнер”, “Генеральный партнер” - заплатите за эти два слова вы. А разработчики по-прежнему мигрируют из компании в компанию и кто вам попадется, хороший или нет - рулетка. Где плохо платят, жадное руководство - минус. Узнать можно по отзывам сотрудников. Такие люди и с вас стрясти попытаются по максимуму, а сделать на копейку.

По прежнему выбираем систему документооборота, еще ни на чем не остановились, правда уже заминусовали один продукт. Может сам продукт и неплохой но ребятки попались - треш. Сразу неприятно даже думать о данной системе. Остальное пока разбираем, читаем и кого-то ищем)