Импорт из эксельки в Битрикс24: как подружить табличку с CRM
Сегодня у нас очередная интересная история: к нам пришел клиент из сферы торговли, который занимается тендерами и ведет базу данных и операционные расчеты исключительно в Google Sheets. О том, как мы разбирались в функционале и упрощали клиенту работу с помощью импорта в Битрикс24, читайте далее.
1. Гугл-таблица вместе с CRM
Итак, клиент аккумулирует все данные и производит расчеты в таблице Гугл. Для каждого заказа клиент создает таблицу, которая называется "Проект".
У проекта есть паспорт, частично он заполняется автоматически на основе данных с других листов таблицы (поля "НМЦ", "Реальный срок поставки", "Планируемый срок проекта", "Количество позиций", "Количество поставщиков в проекте").
Другие поля заполняются вручную на основе документации, например: "Место поставки товара", "Срок поставки по договору", "Срок доставки", "Срок приемки", "Срок оплаты", "Аванс", "Обеспечение заявки", "Обеспечение договора", "Правила приемки", "Категория поставляемых товаров".
1.1.Основная цель таблицы "Проект"
1.1.1. Определить товары и их количество, которые необходимо поставить в рамках этого проекта.
1.1.2. Разделить товары по группам для рассылки поставщикам (например, если закупаются ботинки и гвозди, то запросы на ботинки надо отправлять тем, кто занимается обувью, а запросы на гвозди тем, кто занимается гвоздями).
1.1.3. Собрать емейлы поставщиков, кто, возможно, может поставить товар определенной группы.
1.1.4. Разослать всем поставщикам письма с запросом на поставку товара (рассылка происходит автоматически).
1.1.5. Собрать все предложения с ценами и сроками в одну таблицу.
1.1.6. Автоматически отсортировать по возрастанию цены.
1.1.7. Выбрать наиболее подходящих поставщиков (подходящих не всегда равно самых дешевых).
В проекте есть несколько листов, переключение между которыми происходит в нижней части таблицы.
1.2. Таблица "Сбор КП"
Данная таблица в проекте используется для таких целей:
1.2.1. Указания списка товаров (и их количество), которые необходимо поставить в рамках этого проекта.
1.2.2. Отображения минимальной цены за товар (как за оригинал, так и за аналог).
1.2.3. Отображения краткой сводки по сбору коммерческого предложения (достаточно ли предложений по этому товару, есть ли аналоги).
1.2.4. Отображение НМЦ (предельная стоимость, которую заказчик готов заплатить) за товар.
1.2.5. Требуется ли сбор дополнительных данных по товару (сертификат, паспорт поверки и прочее).
1.2.6. Отображения предложения поставщиков.
1.2.7. Выбора трех поставщиков с наименьшими ценами.
1.3. Таблица "Выбор поставщиков"
Данная таблица проекта используется для:
1.3.1. Анализа предложений поставщика.
1.3.2. Внесения комментариев по поставщику.
1.3.3. Выбора итоговых поставщиков.
Главная задача по проекту — выбрать поставщика, который предлагает самые низкие цены, подходящего под условия ТЗ. Чтобы выяснить, подходит ли поставщик под запрос, ему нужно написать уточняющие письма по готовым шаблонам. Комментарии о поставщиках также добавляются в таблицу.
При выборе поставщиков учитывается много факторов.
Бывают ситуации, когда выгоднее купить дороже, но весь объем продукции у одного поставщика, чем по одной единице у десятерых. Плюс необходимо учитывать сумму доставки.
Ктоме того, клиент присваивает поставщикам рейтинг ("хороший", "средний", "непонятно"), который также влияет на решение о выборе поставщика. Предпочтение отдается официальным дилерам либо тем, у которых уже покупали.
Товары в таблице фиксируются с полным описанием: звонки, вопросы от поставщиков, проблемы по проекту, расчет стоимости и рентабельности.
2. Импорт данных в Битрикс24
Первое, что мы сделали — продемонстрировали функционал Битрикс24 в связке с Пинкит. Далее заказчик пригласил нашего инженера на свой портал в качестве интегратора и мы начали работу.
Сделки
В момент создания сделки, в таблице автоматически создается проект. Далее клиент ведет работу по проекту (сделке), как и раньше — в таблице. Мы настроили автоматическую передачу полей из Google Sheets в сделки Битрикс24.
2.1. Сделка в воронке проходит по следующим стадиям:
2.1.1. Принять решение о расчете
2.1.2. Создать таблицу проекта
2.1.3. Согласовать запросы
2.1.4. Разослать письма
2.1.5. Мало ответов
2.1.6. Есть вопросы
2.1.7. Есть проблемы по расчету
2.1.8. Собираем предложения
2.1.9. Расчет сдан на проверку
2.1.10. Определить продажную цену
2.2. В сделки выгружаются следующие поля из таблиц:
2.2.1. Звонки по проекту
2.2.2. Вопросы по проекту
2.2.3. Проблемы по проекту
2.2.4. Есть неотвеченные вопросы по проекту
2.2.5. Есть неотвеченные проблемы по проекту
2.2.6. Есть неразосланные запросы
2.2.7. Есть неразосланные ответы на вопросы
2.2.8. Есть неразосланные проблемы по проекту
2.2.9. Место поставки товара
2.2.10. Реальный срок поставки, календарные дни
2.2.11. Срок поставки по договору, календарные дни
2.2.12. Срок доставки, календарные дни
2.2.13. Срок приемки, календарные дни
2.2.14. Срок оплаты, календарные дни
2.2.15. Планируемый срок проекта, дни
2.2.16. Наличие аванса
2.2.17. Выбрано поставщиков
2.2.18. Количество товаров
2.2.19. Себестоимость.
Также мы настроили обязательность заполнения полей и их видимость для разных сотрудников.
Итог
Однажды заказчик понял, что хранить большой объем данных по проекту (сделке) и вести расчеты в таблице — очень громоздко. Кроме того, есть риск сломать все расчеты из-за человеческого фактора (некорректного внесения данных в какое-то поле).
С этой точки зрения Битрикс24, как система управления взаимоотношения с клиентами, является более удобным и наглядным инструментом.
Но если вы или ваши сотрудники привыкли работать в таблице — нет проблем! Вносите данные, как вам удобно, а мы быстро и корректно продублируем данные в сделки на вашем портале Битрикс24.
Для нас в этом кейсе самым важным условием был безошибочный перенос значений полей в таблице в соответствующие поля сделки. При этом, важно понимать, что проектов много и таблиц тоже очень много: интеграция получилась высоконагруженной.
Но, как вы знаете, наша платформа Пинкит не имеет ограничений по количеству вызовов.
Если вы еще не знаете, мы проводим бесплатный онлайн-мастер-класс. На нем расскажем, как самостоятельно без программиста настроить обмен данными между CRM и веб-сервисами, и ответим на все интересующие вас вопросы.
Регистрируйтесь и участвуйте в конкурсе призов: среди участников разыграем бесплатный годовой доступ к платформе Пинкит.