Обмен задачами между порталами Битрикс24 и отчеты из Битрикс24 в Google Sheets
Сегодня расскажем о клиенте, который с помощью Пинкит сам настроил интеграции для обмена задачами между порталами Битрикс24 плюс выгрузку отчетов из Битрикс24 в таблицы Гугл. Нас очень радует, когда клиенты обращаются не за одним кейсом, а за несколькими интеграциями, при этом приходят на онлайн-встречу с самостоятельно настроенным личным кабинетом Пинкит и добавленными доступами сразу ко всем нужным сервисам :) Рекомендуем всем к прочтению!
Оглавление
1. Обмен задачами между порталами Битрикс24
1.1. Как выгрузить определенную группу задач?
1.3. Как получить дополнительные данные из задачи?
2. Отчеты в Google Sheets из Битрикс24
2.1. Как выгрузить в определенный столбец текстовые данные, а не идентификаторы?
Мы стараемся как можно больше и в подробностях описывать разные кейсы использования Пинкит, чтобы всем была понятна бизнес-польза данной платформы. Пинкит, как конструктор LEGO — из него можно сконструировать какую угодно связку интеграций для автоматизации бизнеса. Все ограничивается только фантазией заказчика и его готовности улучшать свой бизнес.
1. Обмен задачами между порталами Битрикс24
Кому и зачем может понадобиться кейс обмена задачами между порталами Битрикс24?
У нашего клиента многофилиальная структура. Сотрудникам нужно обмениваться задачами в одну сторону, а комментариями к задачам — в другую.
Вот, как все работает: на портале А головной компании создается задача. Как только она создана, то сразу со всеми полями улетает на сторону портала Б (филиал). Когда на портале Б добавляется комментарий, он сразу автоматически улетает в обратную сторону в исходную задачу на портал А.
До настройки автоматизации, сотрудникам приходилось вручную переносить комментарии в разрозненные порталы компании. Тут боль бизнеса была не только в самом факте ручного переноса данных, но и в качестве этой работы: поля заполнялись небрежно, переносились не все комментарии, страдала оперативность в работе.
Автоматизация позволила привести все к единому порядку — по правилам заполнять поля сущностей, аккуратно вести задачи и сделки. А решением стало несколько интеграций Пинкит, которые взяли на себя рутинную работу и избавили сотрудников от нудного ручного копирования, потери данных и скорости.
Интеграция Пинкит по обмену сущностей между порталами Битрикс24 позволяет передавать задачи из портала в портал не только при их создании, но и при обновлении. Наш клиент начал именно с этого. Какие вопросы у него возникли?
1.1. Как выгрузить определенную группу задач?
Можно добавить пользовательский фильтр с ID группы, чтобы выгружать только определенную группу задач:
1.2. Как сделать, чтобы возвращались комментарии из задачи, которую мы уже перенесли с одного портала на другой?
Это решается второй интеграцией. Одна интеграция выгружает задачи с одного портала на другой, а вторая — выгружает комментарии:
1.3. Как получить дополнительные данные из задачи?
Чтобы возвращать развернутую информацию по задаче, нужно настроить инструмент "Получение данных задачи" на шаге 2 настройки интеграции:
Аналогично можно выгружать практически любые сущности: контакты, лиды, сделки, счета, звонки, смарт-процессы — все, что отдает Rest API. Инструментарий постоянно обновляется, поэтому, даже если вы не нашли нужного действия, то наверняка в ближайшее время мы его добавим.
2. Отчеты в Google Sheets из Битрикс24
Кейс отчетов в Google Sheets актуален для всех — и для тех, у кого пока одна коробка или облако, и для компаний с множеством порталов. Такие отчеты решают разные задачи, но, в основном, делаются для аналитики. Редко когда клиент хочет просто сделать резервную базу.
Наш заказчик самостоятельно справился и с настройкой этой интеграции. Настроил и успешно запустил интеграцию, которая достаточно быстро выгрузила ему 15 000 задач в таблицу.
Но, тем не менее, сложности были. Рассмотрим, что не получалось.
2.1. Как выгрузить в определенный столбец текстовые данные, а не идентификаторы?
В таблицу клиент выгрузил ID контакта, а нужно было получить ФИО. Для этого нужно настроить сопоставление данных на шаге 2 настройки интеграции:
2.2. Как построить аналитические дашборды?
Аналогично можно выгружать практически всё: задачи, сделки, смарт-процессы и далее на основе этих данных строить отчеты и делать аналитику (собственно, для чего и нужен эксель помимо резервного хранения). А чтобы аналитика была более наглядной, рекомендуем делать ее в виде динамических дашбордов:
Если вы не знаете, как сделать дашборд самостоятельно, наши аналитики в рамках бонусных часов техподдержки настроят удобную визуализацию данных по вашим данным в динамике и в разрезе нужных критериев
Когда данный клиент пришел с нами на встречу, мы были немного удивлены и очень рады. Это действительно редкий пример заказчика, который не просто хотел и ему было интересно вникнуть в настройку, но к тому же у него это вполне успешно, пусть и не без вопросов, получилось. Всем бы таких клиентов :)
Напомним, что мы не лимитируем клиента ни количеством API-вызовов, ни количеством интеграций. Напротив, мы стараемся сделать наш личный кабинет Пинкит максимально удобным для клиента.
Мы добавили теги для удобной фильтрации интеграций и функционал для копирования интеграций (если, например, нужно внести незначительные изменения: поменять источник лида или группу задач) и еще много интересных фич.
3. Итог
Теперь, когда вы дочитали до этого момента, вы убедились, что Пинкит — далеко не такой уж сложный и непонятный зверь, как может показаться на первый взгляд, и вы вполне можете настроить интеграции самостоятельно.
Регистрируйтесь в личном кабинете, добавьте доступы к своим порталам Битрикс24 или таблицам Гугл и создайте первую интеграцию — попробуйте свои силы бесплатно! А если у вас не получится, наши инженеры всегда придут на помощь: их консультации и работы по настройке мы дарим в виде бонусных часов техподдержки.