Снижаем нагрузку на «айтишников». Аутсорсинг как способ освободить время и деньги
В 2019 году сложно представить себе бизнес, который бы функционировал без современных технологий. Парк компьютеров, сети, технику, серверную инфраструктуру кто-то должен поддерживать. Даже при автоматизации рутинных операций IT-отделы корпораций продолжают испытывать огромную нагрузку.
Привет! Меня зовут Стас. Мы в «Офис партнере» занимаемся поставками и обслуживанием оргтехники. Хочу сегодня обсудить с сообществом проблему загруженности корпоративных IT-специалистов.
По данным портала Global CIO, типичный IT-отдел выполняет совершенно разные по приоритетности задачи. Лишь чуть более чем в 10% случаев основная функция «айтишников» – поддержание текущего состояния инфраструктуры, то есть популярный принцип «работает – не трогай». Около четверти рабочего времени IT-специалистам требуется уделять повышению производительности систем: сюда можно отнести обновление ПО, обновление комплектующих в пользовательских компьютерах и другие действия. Примерно столько же времени нужно уделять вопросам минимизации расходов. Больше всего ресурсов, времени и сил у сотрудников уходит на внедрение инноваций – новых приложений и сервисов согласно задачам руководства. Это более 35% от общего числа выполняемых задач.
При этом ожидания руководства компаний к работе IT-департаментов отличаются от того, что происходит в реальности. Чего ждёт бизнес от «айтишников»?
В 23,1% случаев – быстрого реагирования на требования рынка. Новая CRM? Обновление офисного пакета? У всех конкурентов в офисе есть Wi-Fi, а у нас ещё нет? Сотрудники IT получают сигналы и должны оперативно действовать. То есть неважно, что у «айтишников» есть другие задачи, важно быть в тренде и регулярно внедрять инновации.
«Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!»
Старик Льюис Кэрролл бы очень удивился, увидев столь буквальное прочтение своей сказки про Алису. О том, что в малом бизнесе системные администраторы выполняют роль шестирукого Шивы, даже и говорить нечего. Непонятно, когда эти «тыжпрограммисты» умудряются найти время пообедать, если они работают в одиночестве.
22% ожиданий бизнеса от IT-службы – это желание иметь полную картину эффективности предприятия, иногда даже буквально: полный перечень серийных номеров устройств, представление о том, где что стоит, за каким из сотрудников что закреплено. Топ-менеджмент можно понять: руководители не хотят нести убытки из-за неорганизованного учёта. Повышение качества работы, которого ожидают в 19,1% случаев, даже комментировать нечего. Конечно, всегда есть к чему стремиться.
Как видно, сотрудники IT вынуждены выполнять огромное количество разнонаправленных задач. При увеличении штата отдела, с одной стороны, работать становится легче; с другой стороны – становится сложнее всё учитывать (сколько в интернете историй неуспеха внедрения таск-менеджеров, тайм-трекеров и сервис-десков!), а чем больше сотрудников – тем больше финансов нужно на оплату труда.
Сколько бы ни переходили компании на облачные сервисы, Google Docs, электронный документооборот и другие современные платформы – печатать бизнес по-прежнему будет ещё много и долго. Представьте, сколько чернил и тонера тратит в день, скажем, отдел логистики. Количество напечатанных страниц в месяц может исчисляться тысячами и десятками тысяч. Картриджи приходится заправлять (с риском непредсказуемых последствий для качества печати), менять, всем этим приходится заниматься штатным IT-специалистам. В случае каких-то поломок «айтишники» и сисадмины берут в руки отвёртку и начинают заменять ролики, ремонтировать печи у лазерных аппаратов – далеко не всегда они действительно знают, как производится та или иная операция, ведь обычно сотрудники IT специализируются на обслуживании компьютеров.
Мы подходим к логичному выводу: обслуживание печатающей техники можно передать на аутсорсинг. Пусть сотрудники IT фокусируются на основных задачах и выполняют то, чего от них ожидает бизнес, почему нет?
Как пишет Тинькофф-журнал, средняя зарплата системного администратора в Москве – 70 тысяч рублей. Данные SuperJob за 2016 год в целом такие же. Платить тысячу долларов в месяц только за работу по обслуживанию оргтехники, без картриджей, бумаги и ЗИП – странная идея. Гораздо удобнее оплачивать фактически напечатанные страницы. Ведь что нужно компании? Ей нужен не сам принтер, и не факт работы специалиста. Бизнесу требуются листы бумаги, содержащие информацию. Пока что не придумано технологий, с помощью которых от них можно было бы отказаться полностью.
Аутсорсинг офисной печати позволяет платить только за отпечатки. Один лист при этом будет стоить около 40-70 копеек (0,4 – 0,6 ₽). Сравните это с ценой в любом ларьке «Печать и ксерокопия», стоимость отличается на порядок!
В стоимость напечатанной страницы входит не только бумага. Сюда же мы включаем работу мастеров компании-аутсорсера, цену запчастей, картриджи для техники, если требуется аренда или лизинг оборудования – то и ставку аренды за принтер/МФУ. Цена чёрно-белого отпечатка по-прежнему исчисляется копейками (ладно, десятками копеек). Цветная печать оказывается подороже – от 1,5 ₽, но ведь и расходников для «цвета» требуется больше. В цену копии можно не включать бумагу, или, например, работу мастеров. Тогда стоимость отпечатка сокращается.
При тех же объемах печати обслуживание оргтехники «своими силами» требует гораздо больших затрат. К месячной зарплате системного администратора прибавьте цену картриджей, запчастей, стоимость самого оборудования, бумагу. Получаются внушительные цифры: компания со штатом 500-600 человек может тратить в месяц на обслуживание печати свыше полумиллиона рублей! Одна производственная компания за месяц после перехода на аутсорсинг печати смогла сократить это число вдвое.
У крупной компании затраты на офисную печать могут превышать полмиллиона рублей
Хотя, конечно же, решительное сокращение расходов – задача не всегда достижимая. Обычно компания, доверившая обслуживание техники аутсорсерам, снижает затраты на 20-30%. Это тоже отличный эффект!
Передача специфичных задач на аутсорсинг – давно уже привычное явление для российского бизнеса. Однако в сфере офисной печати эта услуга ещё не распространилась глобально. Пожалуй, стоит присмотреться к этому явлению более пристально, разве нет. Давайте обсудим тему аутсорсинга в комментариях!
Комментарий недоступен
Не надо подменять понятия. Печать - давно на аутсорсе, даже не 10 лет, а больше.
Не у всех, не все ещё в курсе, что так можно. До сих пор часто на ранних этапах сотрудничества мы как будто Америку клиентам открываем, я не утрирую даже.
Никакой сисадмин, тем более со среднестатистической зп заправлять принтер не полезет. Это банально вредно для здоровья.
Заправлять картриджи нужно как минимум в отдельном цеху. Но зато сисадмины меняют картриджи в принтерах, бумагу замятую поправляют, все эти мелочи отнимают в совокупности массу времени. Кстати, прямо про заправку я и не писал.
И, вместе с тем, сисадмин должен контролировать, что там с печатью, насколько качественная заправка и, стоит ли вообще заправлять конкретный дивайс, или мы нахрен убьем девелопер, и новый принтер через годик светит.
Вот именно! И сисадмину приходится наряду с этим контролировать ещё огромное количество компонентов IT инфраструктуры. Почему бы не освободить сотрудника хотя бы от части этих забот?
для небольших (менее 30-40 сотрудников) есть тема в виде приходящего системного администратора. Да, я сам таким был. Десяточек организаций по столице - и жизнь прекрасна.
Это, в общем-то, и есть аутсорсинг.
неважно, что у «айтишников» есть другие задачи, важно быть в тренде и регулярно внедрять инновации.
А кто будет платить за лицензии на эти инновации?
22% ожиданий бизнеса от IT-службы – это желание иметь полную картину эффективности предприятия, иногда даже буквально: полный перечень серийных номеров устройств, представление о том, где что стоит, за каким из сотрудников что закреплено.
Это банальное ведение единой документации. Ведению документации по аппаратному и программному учёту учат на профильном образовании будущих сисадминов. Вообще, ведение нормальной документации по оборудованию и сети является хорошим тоном и будущим сотрудникам будет проще разобраться что к чему.
Пока что не придумано технологий, с помощью которых от них можно было бы отказаться полностью.Придумано, просто проблема в бюрократии.
Комментарий недоступен
А кто будет платить за лицензии на эти инновации?
Кто заказывает музыку, тот и платит, очевидно. Обратите внимание, я имел в виду то, что не всегда внедрение этих инноваций оправданно. Это был пример не того, как должно быть, а одного из требований бизнеса к IT.
Это банальное ведение единой документации.
Да, в идеале эта простая история должна быть у всех. Но практика показывает, что с документацией проблемы, и в компаниях царит неразбериха. Это типовой сценарий!
Придумано, просто проблема в бюрократии.
У вас есть решение, как заставить корпоративную среду отказаться от бюрократии? Это не с подвохом вопрос, правда интересно. Пока что ведь толком ни у кого не получилось.
бизнес в любом случае подберет оптимальную схему, аутсорсинг нужен или нет, решает руководитель , как мне кажется не только из экономических соображений. Работа IT отделов не очень заметна, там где сисадмины сильные и руководитель не дает лезть в свой отдел, но отдача от них тем сильнее ,чем они "независимее" от администрирования. Сисадмин натура творческая. так я думаю.
аутсорсинг нужен или нет, решает руководитель , как мне кажется не только из экономических соображений.
Безусловно. И предпосылки могут быть разными. И всё-таки во многих ситуациях - скорее да, чем нет.
Сисадмин натура творческая. так я думаю.
Натура творческая - это "сегодня работаю, завтра нет"? :)
Работа IT отделов не очень заметна, там где сисадмины сильные и руководитель не дает лезть в свой отдел, но отдача от них тем сильнее ,чем они "независимее" от администрирования.
Не вполне понятно, как этого добиться. Можете рассказать о практических примерах такой независимости?