Как подготовиться к внедрению BPM-системы ELMA365
Несмотря на большое количество проверенных и эффективных BPM-решений, не всегда можно гарантировать, что проект по внедрению окажется успешным. Чаще всего это связано с неоправданными ожиданиями компании-заказчика, например, в плане сроков или организационных трудностей. На примере ELMA365 обсудим, как подготовиться к внедрению BPM-системы.
Какие особенности ELMA365 нужно учитывать перед внедрением?
ELMA365 – это гибкая система автоматизации бизнес-процессов. Но не стоит путать гибкость и безграничные возможности – первоначальная задача BPM-системы заключается в том, чтобы упорядочить работу, а не автоматизировать хаос. Бизнес-процессы должны быть унифицированы, для каждого должен быть определён набор конкретных условий. Истинная гибкость ELMA365 проявляется в возможности спроектировать логику взаимодействия пользователей с системой.
- ELMA365 включает в себя много стандартных функций, но их не всегда достаточно для решения специфических бизнес-задач. Поиск баланса между стандартной и уникальной функциональностью, которая разрабатывается под конкретного заказчика – важная задача в процессе внедрения ELMA365.
- ELMA365 способна автоматизировать наиболее распространенные бизнес-процессы и рабочие практики. При этом автоматизация специфических задач с помощью ELMA365 может быть малоэффективной. Нестандартные процессы (например, создание нетиповых документов) лучше обрабатывать в ручном режиме. Если же вы хотите их автоматизировать, лучше разработать уникальные «узкие» решения.
3 шага для подготовки к внедрению
Шаг 1. Сформулируйте цели и ценность внедрения ELMA365
Цели внедрения – это измеримые показатели, на которые можно ориентироваться в течение или после завершения проекта. Это может быть, например, уменьшение количества бумажного документооборота на 50% за счет внедрения ЭДО. Если не будет измеряемых целей, то никто не сможет оценить степень успешности проекта и принять обоснованное решение о его продолжении, завершении, или дальнейшем тиражировании.
Ценность внедрения – это более сложная метрика, своего рода «показатель счастья» конечного пользователя. Оценить ценность внедрения информационной системы можно, например, выяснив, насколько удобнее сотрудникам компании стало работать с новым инструментом. Например, стали ли они меньше печатать документов, сократился ли объем переговоров с недобросовестными контрагентами, стали ли работники реже ходить на склад, чтобы вручную проверить результаты инвентаризации и т.д.
- Понимание целей и ожидаемой ценности внедрения системы помогут определить приоритеты проекта и не попасть в «ловушку гибкости» ELMA365. Некоторые компании, ориентируясь на широкие возможности BPM-системы, стремятся автоматизировать все процессы сразу и рискуют завязнуть в «долгострое». Исходя из нашего опыта, правильнее будет начать с автоматизации «болевых точек» (например, операций, наиболее неудобных для сотрудников) или самых важных бизнес-процессов, ценность автоматизации которых для компании высока. Менее приоритетные бизнес-процессы можно автоматизировать с минимальными трудозатратами, например, не выходя за границы стандартного функционала ELMA365 или отложить эту работу до того момента, когда будет достигнут измеряемый результат по более приоритетным задачам.
- Другой подход – выбрать тот бизнес-процесс, который на данный момент видится наиболее стабильным, регламентированным и однозначным. Можно начать с его автоматизации с упором на стандартный функционал ELMA365 и после перейти к более сложным и неоптимизированным бизнес-процессам.
Основное преимущество ELMA365 в том, что она даёт возможность собрать комплексную конфигурацию, состоящую из разных объектов и бизнес-процессов – как связанных друг с другом, так и обособленных. Это позволяет объединять все разработки в сквозное решение.
Но какой бы сценарий вы бы ни выбрали, к нему надо подготовиться.
Шаг 2. Проведите аудит бизнес-процессов перед внедрением системы
- Пообщайтесь с представителями ключевых подразделений своей компании и узнайте, где возникают проблемы в рабочих процессах. Есть вероятность, что вы выявите ранее незаметные недочеты.
- Визуализируйте текущие бизнес-процессы: часто на схемах можно увидеть узкие места, которые неочевидны, когда смотришь на привычный процесс изнутри.
- Актуализируйте корпоративные регламенты и официальные стандарты. Выясните, соблюдают ли их сотрудники? Все ли ключевые рабочие процедуры задокументированы и будут ли они понятны специалистам, которые будут внедрять ELMA365?
Проведя такую работу до внедрения системы, вы сэкономите много времени и ресурсов. Кроме того, такой аудит может помочь кристаллизовать цели и ценность внедрения ELMA365 и выявить персонал, который еще не в полной мере готов работать с новым ИТ-инструментом.
Шаг 3. Потратьте время на самостоятельное изучение ELMA365
По итогам первых двух этапов у вас должно сложиться детальное представление о том, насколько оптимальны ваши бизнес-процессы и где вам может понадобиться их автоматизация с помощью ELMA365. Теперь пришло время более внимательно изучить сам инструмент автоматизации. Для этого можно использовать несколько подходов:
- Внимательно ознакомьтесь с официальными рекламными материалами. Примите во внимание, что процессы в вашей компании могут отличаться от представленных случаев использования ELMA365, для адаптации функциональности системы к реалиям вашей компании могут потребоваться доработки.
- Пройдите стандартный набор аттестаций в Академии ELMA365 и изучите основные разделы официальной справки о продукте. Это позволит лучше познакомиться с базовой функциональностью системы, получить персональный опыт работы со стандартным инструментарием ELMA365 и составить представление о потенциальном соотношении стандартной и нестандартной (кастомной) функциональности в вашем решении.
- Разверните бесплатную версию ELMA365 и попробуйте на практике применить полученные знания: смоделируйте объекты и бизнес-процессы, оцените результат с точки зрения ваших первичных ожиданий.
Также попросите службу информационной безопасности провести аудит ELMA365 на предмет соответствия ее архитектурных особенностей другим корпоративным ИС и вашей инфраструктуре в целом. Вы получите дополнительную экспертную точку зрения по внедрению ELMA365 и позволит продумать все вопросы связанные с ИБ еще до внедрения системы.
Если ответственно отнестись к проведению предварительных работ, описанных в этой статье, то при старте проекта внедрения ELMA365 вы получите целый ряд преимуществ:
- Чёткое понимание того, зачем, для кого и почему вы хотите внедрить ELMA365.
- Понимание «узких» мест своих бизнес-процессов, а также ограничений и особенностей стандартной функциональности ELMA365;
- Знание ELMA365, подкреплённое практическими навыками, которые появились благодаря тестированию системы;
- Понимание «союзников» и «противников» внедрения ELMA365 в компании: кто из них лица принимающие решения, с кем можно договориться, а также с чьими интересами придётся активно работать для успеха проекта;
- Экспертное мнение сотрудников подразделения ИБ относительно новой системы.
Не верю я в эти конструкторы