Было понятно, что развитие компании тормозила хилая управленческая структура — она бы не выдержала большой нагрузки
Роман клялся мониторить дедлайны и постоянно нарушал это обещание. Например, предприниматель часто забывал об оплате счёта, и тогда работа целый месяц оставалась неоплаченной. Однако Роман нашёл инструмент, который «капает сотрудникам на мозги», пока задача не будет сделана. Теперь всё выполняется вовремя. В статье о том, как это было.
Привет, это Квант. Мы помогаем компаниям масштабироваться в 2–3 раза, освобождаем руководителям по 80 часов в месяц и делаем всякие полезные штуки, чтобы собственники бизнеса переставали жить на работе.
К нам обратился Роман Жук, владелец RZ agency. Его компания занимается продвижением различных проектов в Интернете. Роман хотел перестать постоянно напоминать сотрудникам о задачах и масштабировать бизнес.
Компания не выдержит большой нагрузки: как хилая управленческая структура тормозила развитие бизнеса
Агентство Романа продвигает компании. Они запускают рекламные проекты, формируют SMM-стратегии и разрабатывают сайты. В штате RZ agency 8 человек: кто-то пишет тексты, кто-то отвечает за дизайн, а кто-то занят разработкой сайтов. Каждый завален своими задачами со строгими дедлайнами.
Связующим звеном сотрудников был Роман. К нему постоянно стекались все вопросы. Предпринимателю приходилось решать проблемы каждого направления. Роман хотел двигать бизнес и придумывать новые решения, но из-за текущих проблем на это не было времени.
Если нужно было перенести сроки, то Роману приходилось вступать в переговоры с клиентом. Если кто-то заболел, то ему приходилось перераспределять нагрузку между сотрудниками.
Было понятно, что развитие компании тормозила хилая управленческая структура — она бы не выдержала большой нагрузки.
Задачи не выполнялись, и из-за этого бизнес стоял на месте.
Каждый раз клялся не пропускать дедлайны, но уследить за всем не удавалось
В любом бизнесе есть повторяющиеся задачи, которые нужно выполнять каждый день, каждую неделю или каждый месяц.
Рутина компании Романа — это согласование планов и бюджетов рекламных кампаний с клиентами. Сами по себе задачи несложные, но именно поэтому они вечно терялись на фоне более важных вещей. Роман каждый раз клялся не пропускать сроки, но уследить за всем просто не удавалось.
Во время запуска выяснялось, что бюджет для одной рекламной площадки согласован, а для другой — нет. Дедлайн, конечно же, сегодня–завтра, и приходилось бросать все ресурсы на решение этой проблемы и жутко стрессовать.
Постоянно случались казусы с отслеживанием счетов. Выполнили работу, выставили счёт клиенту, потом выяснялось — он не оплачен уже 27 дней.
Роман активно искал способ справиться с этими проблемами.
Таргет пощадил и подкинул решение — больше никакой операционки
Однажды Роман наткнулся на рекламу Кванта, в которой узнал себя: бизнес-задачи постоянно терялись, ему нужно было всё контролировать и постоянно отвечать на одни и те же вопросы сотрудников.
Увидел презентацию РУС «Квант» в таргете. Предложение выглядело привлекательно — оцифровывается вся система управления в едином облачном решении.
Роман решил попробовать внедрить Квант.
Сотрудники перестали обвинять коллег в своих ошибках
Внедрение Кванта проходило в несколько этапов. Первый этап был направлен на устранение проблемы повторяющихся задач. Предприниматель вместе с сотрудниками составил функциональную схему компании, они выписали все задачи, над которыми должны работать.
В Квант выписываются все задачи, которые нужно выполнять для развития бизнеса. Это может быть оплата счетов, созвоны с клиентами или составление отчётов. На каждую задачу назначается один ответственный сотрудник. Это называется функциональной схемой компании.
Дублировать повторяющиеся задачи не нужно: достаточно указать даты, и задача в нужный день автоматически появится в личном кабинете сотрудника. Задача будет оставаться перед глазами специалиста до тех пор, пока он её не выполнит и не подтвердит выполнение скриншотами.
В результате сотрудники знают, какие у них есть обязанности, и понимают, за что они несут ответственность. Безответственные исполнители не смогут переложить свои обязанности на других, в коллективе царит порядок, а конфликтов становится намного меньше.
Закрепляем за каждым сотрудником человека, который будет «капать ему на мозги»
После составления функциональной схемы Роман перешёл к следующему этапу внедрения: за каждым сотрудником закрепили коммуникатора.
Коммуникатор – это диспетчер, который напоминает специалистам об их задачах. Если сотрудник не выполнил задачу, то диспетчер позвонит ему и напомнит о его работе.
Коммуникаторы «капают на мозги» сотрудникам до тех пор, пока они не выполнят задачу. Из-за этого специалисты просто не могут просрочить дедлайн: им будут звонить до тех пор, пока задача не будет сделана или пока перенос сроков не будет согласован с руководителем.
Кроме того, коммуникаторы постоянно сменяют друг друга, из-за чего бизнес-процессы всегда будут под контролем: диспетчер не уйдёт внезапно в отпуск или на больничный.
Так контроль за выполнением рутинных вещей практически полностью снялся с Романа в течение первого месяца.
Бумажные регламенты вынуждают руководителя самостоятельно решать все проблемы
Следующим этапом внедрения системы была подготовка правильных регламентов.
До Кванта регламенты уже были прописаны и распечатаны. Исполнители, однако, ими не пользовались.
В результате компания Романа находилась на ручном управлении — сотрудники прибегали по каждому вопросу и отнимали его время.
Часто Роману приходилось отвечать на одни и те же вопросы от разных специалистов: «Что делать, если горят сроки?» «Что делать, если клиент постоянно забывает оплатить счёт?» «А что делать, если Вася/Петя/Толя не сделал работу и теперь дедлайн просрочен, а клиент зол?»
Регламенты по технологии Кванта прописывает не предприниматель, а сами сотрудники. Каждый специалист должен подготовить пошаговую инструкцию по своей работе. Например, если копирайтер выкладывает статьи и посты, то он должен написать регламент о том, как это делается, какие настройки используются, прикрепить к регламенту редполитику, указать, есть ли какие-то запретные темы, на которые нельзя писать посты и т.д.
Теперь сотрудники сами занимаются решением своих проблем и в случае необходимости обращаются к регламентам. Романа дёргают только по очень важным вопросам, которые без него невозможно решить.
Также в системе предусмотрено тестирование по регламентам. Это помогает проверить, насколько хорошо новый сотрудник запомнил нужную информацию и убедиться в том, что он готов к работе.
Благодаря системе регламентов у предпринимателя стало меньше времени уходить на контроль сотрудников.
Сотрудники сами фиксируют свой опыт и потом обращаются к регламенту при необходимости. Нет хаоса бесполезных бумаг, только полезная информация под рукой и ноль действий с моей стороны.
Реакция сотрудников на внедрение новой системы
Роман заранее обсудил внедрение Кванта с командой на планёрке. Сотрудники прекрасно восприняли новость. Все устали от вечно горящих дедлайнов и прочего хаоса.
Реакция сотрудников во многом зависит от подачи новости. Главное показать своей команде, зачем это всё происходит и как это повлияет на их работу.
Во время внедрения были только совсем мелкие трудности, больше технического плана. Команда понимает необходимость и старается адаптироваться. Интерфейс простой и понятный, все легко к нему приспособились.
Повторяющиеся задачи сотрудники оценили сразу и стали постепенно описывать свои. Обсуждали даже, кто сколько успел занести в систему.
Адаптация проходит у всех по-разному, в зависимости от личностных особенностей.
Например, в SMM есть девушка — человек-список. У неё ноль взаимодействий с коммуникатором. Всё чётко, всё по дедлайнам, как будто именно для неё создавали систему. Менее системным людям пришлось труднее.
Два месяца без хаоса привели к запуску нового направления
Оказалось, чтобы взять под контроль операционку, достаточно описать регулярные задачи и запустить систему напоминалок. Сейчас все задачи прописаны в системе, менеджеру приходит напоминание запросить платёжку, а коммуникатор добивается результата. А главное, Роман этим больше не занимается.
Коммуникаторам видны все сроки, они буквально капают на мозги ответственному сотруднику, пока задача не пометится в системе как выполненная.
Недавно ребята открыли новое успешное направление — продвижение на маркетплейсах. Они запустили собственные бренды, которые успешно продвигают и тестируют на них маркетинговые стратегии.
Нанимать новых людей стало ненапряжно: благодаря прописанным регламентам и коммуникаторам они быстро включаются в процесс.
Раньше нового сотрудника приходилось адаптировать вручную. А сейчас мы это будем делать почти автоматически — в систему регламентов вписано тестирование.
Теперь компания готова к масштабным проектам и увеличению числа клиентов. Дедлайны с коммуникаторами не успевают загораться, а задачи выполняются в срок — исключена возможность срыва планов.
Сейчас Роман Жук готовится к большой рекламной кампании. Компания планирует к весне следующего года вырасти по количеству сотрудников в 2 раза, в финансовой части — в 5 раз.
Хотите освободиться от операционки и начать уделять время развитию бизнеса?
Начните с записи на бесплатную экскурсию Кванта! Мы расскажем вам о системе управления бизнесом, в которой предприниматель не погрязает в рутине и занимается только теми задачами, которые никто, кроме него, не может сделать.
Лайфхаки по развитию бизнеса можно найти также в наших соцсетях.
Канал Дмитрия Калашникова — создатель системы Квант и основатель 3 бизнесов с общей капитализацией в 1,5 млрд рублей. Он рассказывает об ошибках предпринимателей и показывает пути решения проблем.
Канал Кванта — канал компании, где мы делимся лайфхаками по ведению бизнеса и помогаем предпринимателям выстроить систему в компании.
всё равно не понимаю, чем отличается разделение по функциям и по обязанностям? Кажется, что это одно и то же
Обязанности у одного сотрудника могут быть очень разноплановые. Например, сотрудник Петя может и с клиентами созваниваться, и счета высылать, и товар отгружать, и даже воду для офиса заказывать. Обязанностей у него много, но глобально он выполняет три функции: продажи, склад и офис. Таким образом, если Петя окажется слишком загружен, то мы можем не искать второго Петю, который будет всё знать, а найти Васю, который возьмёт на себя работу со складом и будет уметь только отгружать товар. Это будет и проще, и дешевле, и быстрее
А что значит "они буквально капают на мозги ответственному сотруднику, пока задача не пометится в системе как выполненная"? Как часто это происходит? И сотрудники не блокируют подобные оповещения?
Коммуникаторам видны все сроки, и если они видят, что скоро дедлайн, а сотрудник еще не сдал работу, то они звонят сотруднику или отправляют в мессенджеры сообщения до тех пор, пока сотрудник не отпишется по задаче.
Можно попытаться заблокировать, но коммуникатор позвонит тогда начальнику сотрудника, поэтому лучше не надо))
Не очень похоже на правду, что сотрудники с радостью восприняли очередную систему. Обычно это происходит с большим негативом
Мы сами обучаем предпринимателей, как преподносить сотрудникам новость о внедрении системы и даже составляем презентацию системы вместе с ними. Мы рассказываем, чем эта система полезна для самих сотрудников, как её можно постепенно внедрить и т.д. В результате большинство сотрудников спокойно принимают систему, хотя бунтари тоже часто находятся
Если кто-то заболел, то ему приходилось перераспределять нагрузку между сотрудниками.- ой люблю когда так) сидишь себе такой с температурой сорок и распределяешь свою нагрузку в чатах между сотрудниками класс же или не знаю с острым аппендицитом увезли тебя,а ты под наркозом чатишься с клиентом 🤣🤣🤣