Как внедрить полезные созвоны без нервов и пустой болтовни. 4 совета из разряда «бери и делай»

Сотрудники не любят созвоны, потому что менеджеры не умеют их организовывать и проводят их просто для галочки. Все эти 15-минутные встречи, которые превратились в часовое обсуждение ни о чем, откровенно раздражают. При этом использовать этот инструмент продуктивно и с пользой несложно — главное, изучить вопрос.

Как внедрить полезные созвоны без нервов и пустой болтовни. 4 совета из разряда «бери и делай»

Привет! Меня зовут Артур Нек, я основатель компании Nеogеnda и управляющий партнер Kaitеn. Я помогаю командам избавиться от хаоса в процессах и работать слаженно с помощью гибких методологий, а их сложно представить без регулярных встреч и созвонов. Именно дейлики, ретро, ревью и другие встречи помогают работать быстрее и качественнее. Объясняю, как их организовать без скрам-мастера, нервных потрясений и временных потерь.

Совет 1. Не пытайтесь внедрить все Agilе-практики одновременно, а выберите встречи из одного фреймворка

Часто совместную работу команды строят по Agilе. Так называют семейство гибких методологий, которые помогают ставить задачи по единому стандарту, выстраивать взаимодействие сотрудников и распределять время на работу. По каждой методологии, или фреймворку, есть гайды. Они подробно рассказывают, как, когда и что нужно делать, в том числе какие встречи проводить и с какой целью.

Возьмем фреймворк Scrum. В нем используют пять видов встреч, и у каждой есть своя задача.

В гайде фреймворка есть рекомендации, когда проводить каждую встречу: до или после спринта, каждый день, раз в спринт или до его начала
В гайде фреймворка есть рекомендации, когда проводить каждую встречу: до или после спринта, каждый день, раз в спринт или до его начала

Еще более яркий пример — Канбан-метод. В нем существует семь видов встреч, три из которых командные: ежедневная встреча, встреча по пополнению и собрание по планированию поставки. Еще четыре ориентированы на сервис: анализ рисков, обзор сервиса, операционный обзор и обзор стратегии. Собрания связаны друг с другом, поэтому схематично процесс выглядит так:

Встречи по Канбан-методу выглядят сложно, но помогают быть в курсе проекта и общаться со всеми, кто в нем участвует
Встречи по Канбан-методу выглядят сложно, но помогают быть в курсе проекта и общаться со всеми, кто в нем участвует

Совет 2. Объясните, зачем нужен каждый из созвонов, и покажите команде, что можно влиять на их организацию

Когда вы выбрали фреймворк, его надо правильно внедрить в работу. Если просто прийти и объявить команде, что теперь вы созваниваетесь каждый день, скорее всего, коллеги отнесутся к новости скептически. Именно в таких ситуациях регулярные созвоны и становятся бесполезным ритуалом, который только отнимает время.

В основе любой Agilе-методологии лежит принцип открытой коммуникации. Поэтому поговорите с командой и объясните, зачем нужен каждый из созвонов.

В больших компаниях этим занимается скрам-мастер. Он объясняет, как всё работает, ставит цели, находит повторяющиеся проблемы и предлагает пути их решения. В небольших компаниях эту обязанность на себя берет менеджер проекта или команды. Вот как это сделать:

  • Поддерживайте с коллегами открытый диалог. Так они будут видеть полную картину изменений и понимать, что и зачем вы внедряете. Не просто отправьте в чат сообщение «Всем привет! С сегодняшнего дня в 10:30 мы проводим дейлики, а каждый третий понедельник месяца планируем спринт», а проведите встречу, где подробно осветите цель, регулярность и примерный состав участников каждого созвона.
  • Покажите членам команды, что они влияют на процессы. Проговаривайте с командой проблемы, вместе ищите пути решения. Например, если сотрудники опасаются, что созвоны будут отнимать много времени, зафиксируйте длительность для каждого вида встреч. Покажите, что ежедневные стендапы отнимают по 15 минут, а планирование спринта — один час в две недели.
  • Помогите адаптироваться к изменениям. Проведите обучение, составьте инструкции, чтобы в любой момент сотрудник мог подсмотреть, о чем говорят на бэклог-рефайнменте и чем ретроспектива отличается от ревью.

Совет 3. На дейли-созвонах фокусируйтесь на бизнес-ценности — для этого есть три практики

Самый частый вид созвона — ежедневный стендап, он же дейли или дейлик. Именно он чаще всего превращается в формальность, когда сотрудник полчаса ждет свою очередь, чтобы выдать: «Вчера делал задачу, сегодня продолжу». Такой обмен статусами только отнимает время.

Дейлик становится бесполезным из-за того, что команда фокусируется на делании задач, а не на бизнес-ценности. Чтобы понять разницу, представьте, что вы менеджер в команде, которая создает приложение. Если каждый разработчик работает над своей задачей, чтобы передвинуть карточку с ней в столбец «Готово», это фокус на делании. Если команда обсуждает, как быстрее и эффективнее выпустить обновление, потому что клиенты ждут новую функцию, — это фокус на бизнес-ценности.

Ежедневный созвон как раз о бизнес-ценности. На нем команда решает, как перегруппировать процесс так, чтобы поскорее дать клиенту то, что он ждет. В гибких методологиях для этого используют разные практики. Например:

  • сворминг, когда вся команда работает над одной задачей;
  • сторминг, он же мозговой штурм, когда все сначала делятся идеями, потом обсуждают их и выбирают 2–3 лучшие — их и реализуют;
  • парное программирование, когда два программиста берутся за одну задачу. Сначала один пишет код и проговаривает свои идеи и шаги, а второй в это время подкидывает идеи и комментирует решения напарника. Потом они меняются местами.

Чтобы следить за статусами задач, нужна прозрачная система управления задачами — например, Канбан-доска. С ней вы будете в курсе, как дела у коллег, какие карточки зависли, а что уже близко к завершению.

Совет 4. Изучайте Канбан-доску, чтобы на созвонах не лить воду и держать фокус на первостепенных задачах

Чтобы не тратить время на созвоне, готовьтесь к нему заранее. Определите цель, составьте список участников, сформируйте повестку. Последнее особенно важно, чтобы не растягивать встречу дольше запланированного. Откройте доску с задачами и внимательно изучите карточки, которые:

  • находятся ближе всего к колонке «Готово»;
  • имеют четкий дедлайн, и он скоро настанет;
  • «зависли» на месте и долго не двигаются.

Так вы точно сфокусируетесь на бизнес-ценности и не будете отвлекаться на второстепенные задачи. Команде будет проще работать с такой повесткой, потому что ее вопросы будут отвечать их текущим задачам.

По итогам созвона обязательно напишите саммари, чтобы зафиксировать выводы и принятые решения. Его можно сделать в виде чек-листа, где каждый пункт — это конкретный шаг, который нужно выполнить.

Если формулировать шаги так, команде будет проще разобраться с бизнес-ценностью задачи и верно расставить приоритеты
Если формулировать шаги так, команде будет проще разобраться с бизнес-ценностью задачи и верно расставить приоритеты

У каждого формата встреч будут свои итоги. Например, у дейли — перегруппировка процессов, у планирования спринта — список того, что надо сделать, у ревью — ожидания заинтересованных сторон от команды, у ретроспективы — тезисы, как улучшить процесс.

Коротко: как внедрить и проводить полезные созвоны

  • Не изобретайте велосипед, а выберите готовый фреймворк. У него точно есть гайд, в котором расписаны виды встреч, их цели и регламенты. Самый популярный фреймворк — Scrum. В нем пять основных типов встреч: планирование спринта, ежедневный стендап, обзор спринта (ревью), ретроспектива и доработка бэклога.
  • Объясните команде, зачем вы проводите каждый вид созвона, подготовьте гайды и устройте встречу, где подробно расскажете о нововведениях. Так коллегам будет проще вникнуть в суть изменений, разобраться, что и как работает.
  • На ежедневных созвонах фокусируйтесь не на статусах задач, а на бизнес-ценности того, что делаете. Это поможет найти решения для конкретных задач. Например, провести мозговой штурм или перераспределить обязанности, чтобы успеть закрыть работу в срок.
  • Готовьтесь к встречам и пишите саммари по их итогу. Первое поможет сформировать повестку только из актуальных дел, а второе зафиксирует договоренности и решения.

Если хотите узнать больше о гибких методологиях и почитать кейсы, как Agilе-подход используют в разных сферах, подписывайтесь на блог Kaitеn.

Как вы считаете, можно ли обойтись в командной работе без созвонов? Поделитесь своим мнением в комментариях ↓

27
24 комментария

без нервов и болтовни? кто то фантастики перечитал?)

1
Ответить

без нервов и болтовни? кто то фантастики перечитал?)Да нет. Такое бывает. Просто для этого нужен:
а) компетентный менеджер
б) занятый работой с командой, а не оральной полировкой афедрона вышестоящего менеджмента

1
Ответить

Иногда "болтовня" тоже необходима. В разумных пределах конечно

1
Ответить

Тоже верно. Как минимум, смол-токи для создания дружелюбной атмосферы в команде.

1
Ответить

Как страшно выглядит схема со встречами по Канбану 🙄

Реально без скрам-мастера не разберешься) Интересно, а есть компании, которые придерживаются всех каденций?

Ответить

Да, такие компании есть. Но на самом деле Канбан - это не жесткий фреймворк. И он не обязывает внедрять все инструменты, а, наоборот, оставляет пространство для выбора.

1
Ответить

Добрый день, статья супер! Кстати о Sammary, мы именно об этом! Кто-то из Ваших клиентов даже использовал наш сервис, было бы неплохо пообщаться))

Ответить