Оценка задач: 5 способов сокращения сроков

Из предыдущей статьи вы уже знаете, про важность оценки и параметры ее выставления. Сегодня поговорим о том, как оценивать работу, чтобы не просто попасть в нужные сроки, но и иметь возможность закрыть задачу пораньше.

Давайте рассмотрим от обратного. Любая задача — это маленький шаг на пути к большой цели: закрытию спринта, преодолению этапа, завершению проекта. Как правило, эти шаги не берутся из воздуха. Чтобы реализовать что-то масштабное, его сначала делят на максимально понятные и "съедобные" куски. Например, составляют дорожную карту проекта (что это такое — рассказывали здесь).

Далее на основе хоть какой-то структуры работа делится от общего к частному: проект — на этапы, этапы — на спринты, спринты — на задачи и т.д. Это может продолжаться, пока действия не упрощаются вплоть до атомов. Кстати, про декомпозицию задач у нас тоже есть статья :)

К чему это все ведет? На этапе планирования уже можно обозначать примерные сроки и последовательность отдельных элементов проекта. Параллельно появляется список ресурсов (сотрудники и их навыки/время — тоже считаются) и расписание проекта. Здесь важно учесть множество нюансов: риски, способы отслеживания прогресса, непредвиденных ситуации. Возможно, потребуются дополнительные сотрудники, чтобы работа не встала, когда кто-то заболеет, уволится или захочет в отпуск. А может, одна из задач будет выполняться дольше, чем планировалось, тогда часть команды будет сидеть без дела в ожидании ее завершения.

Конечно, есть проекты, в которых заказчик или руководитель могут пойти навстречу и изменить сроки уже в процессе активной работы. Но если такой возможности нет, легко загнать весь коллектив в режим цейтнота, а это плохо сказывается на качестве задач и моральном состоянии работников. Вот почему важно уметь правильно рассчитать количество времени и усилий для каждого элемента проекта.

Эти методы подойдут как для самих исполнителей, так и для управляющего состава. Первое, на что следует обратить внимание — это опыт и навыки специалиста. Новичок может самостоятельно выполнить работу за 4 часа, с помощью наставника — за 3 часа. Сам наставник, как более опытный сотрудник, справится за 1.5-2 часа. Выбор зависит от сроков, которые дает заказчик или от расписания проекта. Что еще следует учитывать, чтобы точно "попасть" в максимально комфортную оценку?

1. Опыт подобных задач. Оценка по аналогам — один из самых простых способов рассчитать длительность выполнения работы. Сотрудник поднимает данные о похожих закрытых задачах, смотрит на фактические сроки, бюджет, вес, сложность и другие нужные параметры, а затем на их основе рассчитывает оценку под текущие условия. Чем больше сходство с предыдущими задачами, тем более точно получится оценить новые.

2. Наличие "постоянных единиц". Этот способ похож на предыдущий — учитывается опыт, но появляются новые переменные. Например, работник за час прокладывает 25 метров кабеля. Он уже участвовал в проектах, где требовалось проложить 100, 250 и даже 500 метров. Чтобы рассчитать, сколько времени у него уйдет на прокладку 1000 метров, мы берем постоянную единицу (его опыт — 25 м/час) и новые переменные (1000 м). В целом, задача похожа на предыдущие, но отличается масштабом работ.

3. Разные вариации событий. Как говорится, надейся на лучшее, готовься к худшему. Именно так мы и поступаем, рассчитывая оценку по данному способу. Здесь важно попытаться максимально предсказать возможные варианты развития рабочих процессов и наметить три основных точки:

Сопоставив значения всех точек, можно не только рассчитать предполагаемую оценку, но и уменьшить диапазон неопределенности при выполнении задачи.

4. Самое слабое звено. Именно по нему определяется сила всей цепи. Точно так же оценку можно составить из самых мелких элементов задачи или этапа. Например, чтобы рассчитать длительность написания книги, нужно выяснить, сколько времени уходит на одну страницу или главу, а затем умножить его на общее количество. Тот же алгоритм действий можно использовать, если для выполнения одной задачи требуется сделать несколько подзадач.

5. Альтернативы и резервы. Что касается альтернатив, здесь важно сопоставить ресурсы, навыки и инструменты и поискать более удачные решения для сжатия сроков. Например, заменить специалиста на более опытного и продуктивного, автоматизировать рутину, изучить рынок и найти менее дорогие, но не уступающие по качеству материалы. Резерв — это запас. В проекте это может быть запас времени (скажем, на внесение правок) или бюджета (на случай непредвиденного роста цен).

Также при возникновении трудностей с оценкой задачи можно попросить совета у более опытных сотрудников, коллег из той же сферы деятельности или даже выдвинуть вопрос о командной оценке (обычно это делается на отдельном совещании, но в Zetep мы упростили командную оценку до нескольких кликов).

Лучший способ сократить сроки — максимально точно оценить предстоящую работу. На этапе планирования даты по большей части выставляются примерно. Когда задача переходит к исполнителю, важно проанализировать объем и сложность работы, а также заранее продумать возможные риски и трудности.

Выставление оценки позволяет заранее предположить разные способы достижения результата: изучить опыт выполнения похожих задач, рассчитать время на основе измеримых данных и навыков, продумать разные ситуации, сопоставить время выполнения менее крупных элементов работы, ознакомиться с альтернативами и резервами.

Также сократить сроки помогает автоматизация рутинных процессов. Функционал Zetep позволяет участникам проекта оценить задачу за пару кликов, не собирая долгих совещаний. А благодаря гибким настройкам можно не отвлекаться на перемещение задач между этапами и размещение их на дорожной карте, закрытие спринтов, составление отчетов, контроль учета времени и множество других привычных действий.

Протестировать все возможности системы ведения задач Zetep можно прямо сейчас! Все новые пользователи получают 30 дней бесплатного пробного периода.

Присоединяйтесь!