7 методов и 8 инструментов, чтобы не потерять сотрудников на испытательном сроке

Адаптация сотрудника – не просто знакомство с коллегами и экскурсия по офису. Новые задачи, процессы, структура и цели компании, продукт — со всем этим предстоит познакомить новичка. Продуманный онбординг поможет компании быстро повысить эффективность не только сотрудника, но и всей команды. Расскажем, какие инструменты и методы для этого задействовать.

Мы — компания StickPeek, производим мерч со сменными стикерами, которые превращают корпоративную одежду в инструмент адаптации, мотивации и геймификации для сотрудников.

Каждый месяц проводим бесплатный вебинар «Внутри HR: Практика. Кейсы», на котором профессионалы мира HR делятся полезным опытом.

Недавно мы провели вебинар «Автоматизация массового подбора и адаптации», один из спикеров которого Кристина Привалова, директор по развитию HR-платформы K-Team от ГК «КОРУС Консалтинг», рассказала о трудностях, с которыми сталкиваются новые сотрудники, и о способах улучшения системы адаптации.

Содержание:

На этапе адаптации новый сотрудник вливается в коллектив, учится выполнять обязанности и знакомится с организационным процессом. После этого новичок должен начать продуктивно работать и приносить прибыль. Но часто мечты разбиваются о реальность: сотрудник бежит из компании. Согласно статистике более трети сотрудников задумывались об увольнении в первые месяцы после трудоустройства. Одна из причин — ошибки, которые допускает компания в первые рабочие дни.

Почему система адаптации так важна:

Согласно исследованию hh.ru, грамотный онбординг влияет на разные аспекты деятельность компании. Новые сотрудники совершают меньше грубых ошибок в работе, снижается текучка кадров, меньше хаоса и лучше атмосфера в коллективе. 41% опрошенных отметил также, что бизнес-процессы в компании стали эффективнее.

В «КОРУС Консалтинг» провели исследования на тему адаптации сотрудников. В 25 российских компаниях опросили новичков после месяца работы.

Оказалось, что более половины из них «не знают или не понимают свои цели на испытательном сроке и далее при работе в компании», а также что «руководители не уделяют достаточно времени для погружения в рабочие задачи и инструменты».

После месяца работы большинство новых сотрудников понятия не имеют, что они делают и для чего. Даже если они останутся в компании, мотивация к труду будет низкой.

Бизнес не анализирует временные и денежные затраты на адаптацию, не фиксирует результаты и не анализирует методы, которые срабатывают лучше.

Например: руководитель провел тренинг для новичков, где рассказал о предстоящих задачах, надбавках за выполнение KPI и карьерных перспективах. Скорее всего, у персонала будет больше стимула трудиться, но без аналитики нельзя утверждать однозначно — выросла ли производительность сотрудников, во сколько обошлось проведение тренинга.

Основная проблема: руководство не выявляет связи между адаптацией и качеством работы персонала, хотя этот момент важен в контексте долгосрочной выгоды.

Вот несколько способов интеграции новичков в рабочую среду. Некоторые из них — простые и привычные, другие — трудозатратные, но активно набирающие популярность. Не обязательно выбирать что-то одно — для большей эффективности можно применять сразу несколько методов.

Адаптационная беседа — это встреча нового сотрудника с представителем отдела кадров или непосредственным руководителем, на которой новичок дает обратную связь. Руководство помогает решить вопросы, разбирает ошибки, корректирует план адаптации при необходимости. Такие беседы желательно проводить на разных этапах адаптации.

Welcome-тренинг — это мероприятие, которое проводится для новых сотрудников в первые дни их работы. Тренинг включает в себя знакомство с компанией, её историей, миссией и ценностями, а также с основными правилами и процедурами. Чаще всего его проводят ключевые работники фирмы: они показывают презентацию, отвечают на вопросы стажеров.

Адаптационная книга — документ, который содержит информацию о компании, её ценностях, корпоративной культуре, а также о том, как устроен рабочий процесс. В книге новичок найдет ответы на общие вопросы. Чтобы ознакомить сотрудника с его должностными обязанностями, нужен другой метод, например наставничество.

Наставничество — система обучения новых сотрудников более опытными коллегами. Наставник помогает новичку разобраться в работе, обучает его необходимым навыкам и дает советы.

Баддинг (от англ. buddy — «приятель») — неформальная форма наставничества. Бадди не является экспертом и не учит новичка работать, но он помогает адаптироваться в коллективе, а также рассказывает, как все устроено, к кому лучше обратиться за советом в конкретной ситуации. «Приятель» погружает нового сотрудника в корпоративную культуру.

Шедоуинг (от англ. shadow — «тень») — вид наставничества, при котором новичок как бы становится тенью ментора: наблюдает за его работой, сопровождает в делах. Шедуер следит за тем, чтобы новичок выполнял свои обязанности правильно и своевременно.

Геймификация — это использование игровых элементов в неигровых контекстах, таких как работа или обучение. Игры повышают мотивацию сотрудников и ускоряют адаптацию. Например, компания может проводить соревнования между сотрудниками и награждать лучших работников призами. Вовлекает и новичков, и действующий персонал.

Выбор инструментов для адаптации персонала будет зависеть от задач, которые стоят перед HR. При удаленной работе помогают цифровые инструменты: корпоративные портал, мессенджеры и др. Они идут в дополнение к методам, помогают реализовать их на практике. Например, наставники общаются со своими подопечными c помощью сервисов для видеозвонков, а для адаптационных книг используют корпоративные порталы.

Онбординг-план — план мероприятий по интеграции новых сотрудников в компанию. Это может быть знакомство с корпоративной культурой, обучение необходимым навыкам, а также предоставление информации о компании, продуктах или услугах.

Корпоративный портал — ресурс, через который сотрудники получают доступ к рабочим документам и сервисам: к регламентам, корпоративной почте, чатам, оргструктуре, данным клиентов, актуальным задачам. Новичок узнает больше о рабочих процессах, текущих проектах, других отделах и работниках.

Мессенджеры — приложения для обмена сообщениями, где сотрудники общаются в чатах, оперативно передают информацию. Новичку важно, чтобы коллеги были на связи и могли быстро что-то подсказать.

Сервисы для видеоконференций — платформы для онлайн-встреч и совещаний с участием нескольких человек. Через них руководители устраивают welcome-тренинги, показывают презентации, проводят брейнштормы, организуют игры и другие неформальные мероприятия. В некоторых компаниях создают виртуальные бары — по пятницам в лучших традициях. Онлайн-коммуникация помогает новому сотруднику влиться в коллектив и в рабочий процесс даже на удаленке.

Чат-боты — это программы, которые автоматически выполняют рутинные действия: присылают уведомления, отвечают на базовые вопросы, отправляют ссылки. Они снижают нагрузку на действующих сотрудников и адаптируют новых.

Welcome-box — набор подарков, сувениров или полезных вещей, которые компания дарит новым сотрудникам при их приёме на работу. В него добавляют предметы с логотипом компании, книги, канцелярские принадлежности и другие вещи, которые позволят новому сотруднику почувствовать себя частью команды.

Например, в компании Qvant проводят мягкий и бережный онбординг, благодаря которому удалось снизить текучку до 3-4% при среднем показателе по рынку около 12%. В компании практически нет тех, кто уходит на этапе испытательного срока. Welcome pack тоже один из инструментов онбординга, который задает тон и формирует представление о команде. Каждый новый сотрудник получает рюкзак, толстовку со стикерами, наклейки и пауэрбанк и участвует в мини-интервью, по итогам которого выходит небольшая новость во внутренних каналах.

Тимбилдинги — мероприятия, направленные на сплочение коллектива и укрепление командного духа. Это могут быть корпоративные вечеринки, спортивные соревнования, квесты и другие активности. Для нового сотрудника — это шанс познакомиться и проявить себя. Однако тимбилдинги подходят не всем компаниям.

Инструменты опроса — методы и средства, которые используются для сбора мнений, оценок и предложений. Речь идет об анкетах, опросах, интервью и другие способах получения обратной связи. Часто фидбек собирают через Google Forms, Testograf и подобные сервисы. Руководство может узнать мнение сотрудника о процессе адаптации, работе наставника и компании в целом. Новичок получает возможность высказаться, пожаловаться, добиться лучших условий, предложить идеи. А чтобы проходить опросы было интереснее, можно внедрить игровые элементы

Такими инструментами, как мессенджеры, чат-боты, сервисы для видеоконференций и опросники, можно пользоваться бесплатно. А вот создание корпоративного портала требует больших вложений. Учитывайте финансовые возможности при расчете бюджета на адаптацию.