12 советов для эффективного общения на рабочем месте
• Как избежать конфликтов на работе?
• Как выстроить общение с коллегами?
Привет! Меня зовут Виктория Поликарпова, я рекрутер, куратор направления массового подбора, в ГК "Смарт Групп". В статье расскажу как улучшить качество взаимодействия на работе и повысить продуктивность.
Эффективная коммуникация важна в любой сфере жизни, но наиболее важна в рабочей среде, где время = деньги, а результат зависит не только от вас, но и от коллег, заказчиков и партнеров. С развитием современных средств связи мы всё больше переходим на онлайн общение и переписываемся в корпоративных чатах, что одновременно и упрощает коммуникацию (скорость, доступность), и усложняет (важная информация теряется в потоке).
В зависимости от цели общения необходимо выбирать соответствующий способ коммуникации и балансировать между срочностью решения вопроса и уважением к времени собеседника. Важно учитывать особенности общения в рабочих (коллега-коллега, подчиненный-руководитель, заказчик-подрядчик) и межличностных (даже с разными темпераментами нужно находить общий язык) контекстах.
Основные принципы эффективной коммуникации:
1. Определите цель общения и придерживайтесь её
Сформулируйте для себя цель коммуникации, тезисы того, что вы хотите донести и узнать, а также на какие вопросы вы хотите получить ответ. Не уходите от цели разговора и не стесняйтесь вернуть собеседника в нужное русло, напомните про первоначальную цель. Иногда случается очень приятная беседа, но не по существу, вроде бы хорошо пообщались, но при этом не достигли ожидаемого результата.
2. Определяйте срочность и важность задачи
Некоторые вопросы можно обсудить на ежедневных или еженедельных встречах с коллегами, а для срочных вопросов, требующих немедленного ответа, лучше всего просто позвонить на 30 секунд и получить нужную информацию.
Цените время – своё и коллег. Например, напомнить отделу про ежедневный отчёт можно и в чате, не нужно прозванивать каждого или ставить для этого встречу в календаре. Вопрос грядущих структурных изменений требует внимания всех вовлеченных – ему стоит посвятить отдельную встречу, где можно будет оповестить всех присутствующих коллег и ответить на вопросы.
3. Ставьте сроки на ответ
К примеру, вам срочно нужно получить отчёт от своего подчиненного или подписанный акт от контрагента. Но что для вас срочно? 15 минут, день или 2 недели? Срочность достаточно субъективна, поэтому уточняйте конкретное время, и так, чтобы оно было реально достижимо.
4. Не стесняйтесь напоминать о необходимости ответа
Мы все можем забыть о времени, и в этом нет ничего страшного. Напоминание увеличивает шансы на своевременное получение необходимой информации. Если оппонент забыл о договоренностях или не заметил приближающийся дедлайн, он, вероятно, будет вам благодарен за напоминание.
5. Объясняйте и повторяйте то, что вы хотите донести
Объясняйте то, что вы хотите получить, так, будто объясняете это 6-ти летнему ребенку. Все люди разные, скорость и типы восприятия тоже разные, кому-то нужно бегло прочитать инструкцию и всё понятно, кому-то следует подробно проговорить голосом. Лучше потратить лишнее время на объяснение, чем исправлять ошибки, когда уже дедлайн будет подходить к концу.
6. Дублируйте информацию
Даже если вы проговорили всё максимально подробно, не будет лишним продублировать информацию. Это могут быть тезисы в рабочем чате, чтобы не забыли ни вы, ни ваш собеседник. Может быть и протокол встречи, если наш оппонент сложная бюрократичная структурна – оставить письменные договоренности лишним точно не будет.
7. Соблюдайте деловой этикет
Все рабочие звонки – только в рабочее время. Если вопрос не займет больше 5 минут – можно просто звонить, если понимаете, что потребуется больше времени, уточните, когда собеседнику удобно и обозначьте временные рамки созвона, чтобы ваш собеседник мог понимать, что на эту беседу у него хватит времени. Также обозначьте срочность, например, вопрос нужно решить в ближайшие два часа.
8. Не бойтесь задавать вопросы
Даже если вам кажется, что вопрос звучит глупо, спрашивайте. Если он появился, значит, информации недостаточно или её можно трактовать по-разному. Лучше переспросить и сделать правильно, чем исправлять ошибки.
9. Располагайте собеседника к себе
Не стесняйтесь сделать комплимент собеседнику, так вы завоюете его расположение. Называйте собеседника по имени – так вы закрываете его потребность в уважении.
Благодарите за ответ и приятное общение. Нам свойственно запоминать начало и конец разговора, так что именно этим частям уделяйте правильную эмоциональную окраску.
10. Позитивный настрой – важен
Иногда мы стремимся добиться результата любой ценой, но позитивное общение оказывается более эффективным. Оно приносит удовлетворение как от результата, так и от процесса, а также создает основу для дальнейших взаимовыгодных отношений.
Улыбайтесь, даже если печатаете письмо или говорите по телефону, так вы поднимете настроение себе и собеседнику.
11. Соблюдайте границы общения
Всё больше компаний стремятся к неформальному общению, но важно соблюдать границы, помнить про субординацию. Старайтесь избегать излишней фамильярности, не смешивайте рабочее и личное. Даже если вы хорошие друзья за пределами работы, не забывайте, в рабочее время вы прежде всего коллеги/партнёры.
12. Эмоциональная окраска зачастую только в вашей голове
Бывают ситуации, когда рабочий вопрос решается в бесконечной переписке и кажется, что собеседник откровенно хамит, а вы сами уже готовы взорваться. Скорее всего, это только ваша эмоциональная окраска происходящего. В переписке нет интонации и вы озвучиваете текст так, как эмоции звучат внутри вас. Во-первых, успокойтесь. Во-вторых, лучше переходите на голосовое общение – звоните. Так легче понять настроение собеседника и контролировать разговор. К тому же при личном общении эмоции становятся более спокойными.
Заключение
Эффективная коммуникация является краеугольным камнем успешной работы в любой профессиональной сфере. Важно сохранять ясность и фокус на цели общения, уважать время и особенности собеседников, а также применять четкие и понятные методы передачи информации.
Принципы, о которых я рассказала, направлены на улучшение качества взаимодействия и повышения продуктивности, а также на создание позитивной и продуктивной рабочей атмосферы. Соблюдение этих рекомендаций способствует достижению целей и укреплению профессиональных отношений.
Материал был подготовлен для портала Pakhotin
Читайте о 5 soft skills, которые помогут вам добиться высоких результатов!
Думал это сова? А это группа в vk с вакансиями! Подпишись и будь в курсе актуальных предложений!
Обсуждаем техники, сценарии и секретные приемы. Пригодится тем, кто хочет прокачать навык эффективных переговоров.
Самое интересное, что прямо сейчас присходит в AI-отрасли – это гомерически смешная ситуация с новой нейросетевой моделью Grok 3. «Самый умный интеллект в мире», как выяснилось, не очень хорошо относится к своему создателю – и у Маска, видимо, от этого дичайше подгорает. В этой статье мы разберем на скриншотах неуклюжие попытки xAI пофиксить ситуац…
«Вы не правы. Вы совершенно не правы, и я объясню почему» — эта фраза, прозвучавшая в рамках одной из деловых встреч, возможно, стоила нашей компании миллионного контракта.
Меня зовут Михаил Ромашов, я тренер по коммуникации в Soft Skills Lab, преподаватель по переговорам в ВШЭ и Сколково. Сегодня разбираю фразы, которые часто произносятся на переговорах и мешают достижению договоренностей. Проверьте себя!
По большому счету все конфликты сводятся к 3 причинам: недостатки в коммуникации на входе в проект, особенности характера участников и неправильные ожидания сторон друг от друга.
Рассмотрим самые типичные примеры конфликтов.
На интенсиве разберем, как избежать ошибок и добиться результатаВы получите понимание психологии автоматизированных коммуникаций и способность создавать триггерные сценарии, которые вплетаются в путь клиента, усиливая его мотивацию к действию на каждом этапе.
Спасибо, очень полезно. Про пункт 12, что эмоциональная окраска только в нашей голове, нужно прям распечатать и повестить в рамочке у компа
Рады быть полезными :) Подписывайтесь на нашу группу в вк, мы публикуем там много полезного материала https://vk.com/gk_smart
У нас в компании тоже раньше было много проблем из-за недопонимания, кто-то не уточнил задачу, кто-то не сообщил о сроках — и всё... работа буксует. Сейчас ввели простые правила, по типу если что-то важно, обязательно обсуждаем, чтобы избежать двусмысленности. Ещё помогает еженедельный созвон с командой, где все озвучивают свои задачи, и сразу понятно, где есть пересечения или проблемы.
Всё гениальное просто :) В этом посте мы рассказать о 5 способах постановки задач, можно их комбинировать и подобрать идеальное сочетание под себя https://vk.com/gk_smart?w=wall-214646835_547
Читал как-то на эту тему, в коллективе не раз было такое, что никак не могли выстроить общение. Понравилось как верно в статье отметили, что нужно уметь не смешивать рабочее и личное, это правда, не везде это уточняют, а именно из-за этого часто возникают конфликты
Вы абсолютно правы, умение разделять личное и рабочее действительно важный навык. Когда люди забывают об этом, даже мелкие разногласия могут перерасти в серьёзные конфликты. Рады, что статья оказалась полезной!
11.й пункт про границы общения оч актуальный. Я считаю что эмоциональная окраска на работе неприемлема. Да, есть всегда какие-то проблемы которые решаются входе работы, но есть так же понимание взаимного уважения. Я на работе работаю, а не контракт на крепостное право подписала. К примеру даже мужу не позволяю на себя кричать, не говоря уже о других людях. Да и в целом если рассматривать с точки зрения психологии, люди повышают голос только потому что подсознательно думают что оппонент их не слышит. Таким образом "кто перееорал тот и прав".