6 важных моментов, которые надо учесть при планировании ресурсов в компании

Директор по производству «Технократии» Игорь Котов рассказывает, на что нужно обратить внимание при улучшении такого рабочего процесса, как планирование ресурсов.

В каждой небольшой компании наступает момент, когда количество проектов и сотрудников вырастает до такого количества, что уже сложно удержать в голове кто чем занимается. Если у вас компания ориентирована на заказную разработку небольших проектов, то ситуация становится особенно острой, так как в таких условиях изменения происходят достаточно часто. Сегодня я расскажу, что можно сделать в первую очередь для того, чтобы начать планировать ресурсы или улучшить существующий процесс.

Невозможно добиться эффективного планирования, если разработчиков дёргают несколько человек, а приоритеты меняются на ходу. На первых годах жизни компании нет смысла нанимать отдельного человека. Все менеджеры делят функции между собой. Так что таким ресурс-менеджером может стать любой человек, осведомленный в проектах.

Однако стоит осторожно передавать эту функцию менеджеру проектов. Если он работает не один на этой позиции, то конфликт интересов неизбежен, так как он заинтересован в первую очередь закрыть свои проекты.

У вас может не быть ещё плана «на бумаге», но собираться и проговаривать загрузку вы наверняка уже начали. Проводите их регулярно и с необходимой частотой. Здесь всё зависит от количества проектов и размеров команды, но, думаю, раз в неделю (в начале или конце) будет идеальным вариантом для большинства. Необходимо сделать это привычкой, как чистка зубов.

Даже если проекты у вас долгие, а команды небольшие, за неделю обычно происходит достаточно событий, чтобы проект успел свернуть не туда и требуется корректировка плана.

Это может быть маркерная доска, табличка в Excel, страничка в блокноте, как угодно. Ваши договоренности должны быть записаны. К ним необходимо будет возвращаться и память начинает подводить всех, что провоцирует споры и конфликты. Данный пункт звучит очень очевидно, но также очевидно, что в начале своего пути не все так делают. Поэтому выберите удобную для себя форму и начните это делать.

Творческая работа, а разработка ПО включает в себя творчество, не может нормироваться точными цифрами. Для оценки проекта, отдельного спринта или каждой задачи разработчик может высказать предположение о сроках, которые, в зависимости от опытности сотрудника, будут иметь большую или меньшую вероятность.

Поэтому и при планировании учитывайте реальное рабочее время в течение дня (спойлер: никто не работает 8 часов из 8), коэффициенты рисков, багфикса и прочие моменты. Так ваш план будет реалистичнее и даст вам представление о том, когда тот или иной сотрудник действительно может освободиться.

Те договорённости, что вы обсудили на планерке должны стать внутренним документом, который будет доступен всем заинтересованным лицам. Их, как раз, вам и следует определить. Мы в компании изначально планировали и делились планами только с менеджерами проектов. Сильно позже, когда команда выросла, мы добавили весь состав управления и тимлидов. По понятным причинам не надо открывать план на всю компанию, если вы хотите, чтобы разработчики отвечали за свои сроки, а менеджеры проектов имели возможности управлять рисками.

Разработка программного обеспечения – процесс с высокой степенью энтропии. Оценки, которые дают разработчики, не всегда сбываются, а функционал имеет обыкновение меняться. Помимо этого, работа с людьми — это всегда человеческий фактор. Так что будьте готовы к тому, что план поменяется, но от этого работа не должна вставать. У ресурс-менеджера всегда должны быть варианты, как поступить: подключить кого-то на овертайм, перераспределить людей с других проектов, подключить субподряд и т.д. Продумайте их заранее и настройте процессы для экстренного реагирования.

Эти простые и для кого-то очевидные пункты помогут вам начать системную работу по планированию ресурсов и сделать процесс более прозрачным для остальных. Если у вас есть предложения, какие еще практики стоит применять или вы не согласны с моими, пишите свое мнение в комментариях.

Сейчас мы разрабатываем внутренний менеджер ресурсов, который пока носит простое название RMS — Resource Manager System. Прототип его дизайна уже есть на Behance. Обо всех его фичах расскажем в ближайшее время, а пока вы можете подписаться на наш телеграм-канал, где мы публикуем новости из мира ИТ и обсуждаем интересные инфоповоды.

#менеджмент #ресурсы #управление