Как управлять айтишниками на 50 городов. Удаленка, Cтыковка, море

В Орбите более 500 талантливых спецов, мы ищем их по всей России. Команда работает распределенно из 50 городов. В этой статье расскажем, как создать вау-дистанционку и выстроить удобный рабочий процесс для всех сотрудников.

Привет! Мы разрабатываем на заказной основе цифровые решения и собственные продукты для банковской сферы и рекрутмента. Помогаем нашим заказчикам проходить путь цифровой трансформации, модернизировать сервисы, применять эффективные инструменты для роста бизнеса. В этой статье расскажем, как создать вау-дистанционку и выстроить удобный рабочий процесс для всех сотрудников.

Что важно учесть в организации работы распределенной команды

У нас работает более 500 талантливых ребят, мы ищем их по всей России. Сегодня корпоративная география компании - более 50 городов. Часть команды работает в офисе или в оплачиваемом коворкинге, но колоссальная часть 95% - работают из дома. В такой ситуации, прежде всего необходимо выстроить работу распределенной команды:
1) Убедиться, что каждый сотрудник понимает, какие цели и задачи стоят перед бизнесом, их приоритетность.
2) Определить, как команда будет коммуницировать друг с другом, какие инструменты будут использоваться для обмена информацией.
3) Внутри команды определить и обозначить роли каждого и выстроить процесс отчетности и обратной связи.
4) Формировать корпоративную культуру, где каждый может открыто и конструктивно выразить свое мнение по рабочему вопросу и не только.

В нашей компании предусмотрен гибкий график работы. Сотрудник стартует рабочий день и заканчивает его в то время, когда ему удобно. Во время пандемии в 2020 году мы выделяли средства на облагораживание рабочего места дома. Можно было купить себе хороший стол, кресло, цветок, попкорн…все, что нужно для комфортной работы. Сегодня уделяем внимание правильной организации офисного и виртуального пространства. Эмоциональное, ментальное и физическое состояние сотрудников - приоритет в Орбите, мы интегрировали различные программы психологической помощи в качестве бенефитов. Помимо этого, мы проводим различные митапы с приглашенными спикерами, которые обучают работать с ментальным здоровьем, прокачивают навыки эмоционального интеллекта и учат бороться со стрессом и выгоранием.

Адаптация новичков

Большинство новеньких сотрудников - дистанционные, поэтому коммуникации построены автоматически. Процессы пребординга и онбординга оптимизированы при помощи Jira. Для комфортной адаптации создали гайдбук для новичка - лендинг, где есть абсолютно вся информация, которая может быть важна. Ссылку на гайдбук кандидат получает в велком письме на входе в компанию. Затем в первую неделю мы проводим welcome-встречу, где рассказываем о истории компании, корпоративной культуре, организации виртуального пространства - показываем что и где лежит, подключаем к корпоративным каналам и чат-боту, знакомим с ключевыми лицами. Далее новичок получает мерч компании через курьера и три опроса настроения через чат-бот: 1 неделя, 1 месяц, 3 месяца, где мы задаем вопросы по ходу испытательного срока - что нравится/не нравится, трудности/радости, пожелания.

Также у нас есть пространство в Confluence. Недавно мы переработали его полностью - изменили описание и дизайн. Зашили сюда все активности и инструкции: повышение, справки, отпуск, обучение и развитие, дмс. Сотрудник переходит по нужной опции и идет по алгоритму. Все понятно и быстро. Для отслеживания заявок есть соответствующие HR/SERVICE/1C DESK, где коллеги могут задать вопрос и увидеть статус своей заявки. Компания оплачивает участие в конференциях и курсах в полном размере. Удаленка должна быть комфортна по всем фронтам, поэтому у каждого сотрудника есть электронная подпись.

Если сотрудник не смог найти информацию, всегда есть возможность обратиться к HR BP. Команда отслеживает обратную связь и готова в любой момент подключиться и оказать поддержку.

Мы упростили количество шагов, которые делает сотрудник в поисках ответов на свои вопросы и еще раз дополнительно интегрировали данные в чат-бот в телеграме. Таким образом минимизировано взаимодействие с кадрами, бухгалтерией, юристами и закрыт процесс онбодинга. Коллеги могут в течение пары минут получить обратную связь по своему запросу.

Функционал чат-бота:

Организация рабочего процесса

В работе мы применяем Agile методологии для управления проектами. Для организации рабочего процесса мы используем сервисы Atlassian - Jira и Confluence. Для оперативной коммуникации телеграм-группы и сервисы для видеовстреч, например, Zoom или Dion. В конце каждого квартала у нас есть традиция проводить онлайн-встречу под названием Town Hall со всеми сотрудниками. Руководство компании рассказывает о новых проектах и партнерах, перестановках, карьерных возможностях и планах развития на ближайший квартал.

Раньше мы просто приглашали ТОПов, готовили информационную презентацию о результатах квартала. Теперь мы спрашиваем сотрудников: «Ребят, о чем бы вам хотелось бы услышать?» Затем берем 5 основных тем: 3 топовых и 2 дополнительные на базе запросов сотрудников, формируем программу. На встрече можно задать любой вопрос, но практика показывает, что их практически нет, так как они проработаны еще на входе. Нашей целью было организовать встречу так, чтобы любому сотруднику было интересно смотреть презентацию. Так как ТОПы говорят о запросах и предложениях коллег. Мы не хотим встреч ради встреч, нам нужен открытый и прозрачный диалог. Важно, чтобы ребята понимали - нет рисков в открытой коммуникации с ключевыми лицами компании.

Немаловажный фактор - разработка систем оплаты. HR-департамент отслеживает дельты заработных плат и повышает их ежегодно. Более того, в компании предусмотрено регулярное премирование.

Для внутренней коммуникации мы используем корпоративные чаты в телеграмме. Для нас внутренние коммуникации - это отдельное направление, которое всегда прорабатывается, а не просто рандомная писанина. 97% сотрудников читают наши каналы, по этому направлению мы работаем системно. Наши ребята максимально разносторонние. Например, многие занимаются спортом, кто-то любит кино или путешествия. Так у нас появились отдельные направления в телеграм комьюнити - каналы по корпоративным вопросам и по интересам.

Мы создали комьюнити Come Together, куда входит несколько чатов:

Мы особое внимание уделили корпоративным бенефитам, как никто :)
Раз в году проводим космическую Стыковку. Нам важно, чтобы коллеги были в контакте друг с другом, сохраняли work-life balance и находили вдохновение в рабочих задачах, несмотря на удаленный формат работы. Большинство активностей всегда проводили в онлайне, но с 2022 года решили проводить офлайн мероприятия. Коллеги могут вживую увидеться и познакомиться. Иногородним коллегам компания оплачивает отель и билеты. Всем сотрудникам оплачивает трансфер до места проведения. Участие абсолютно бесплатное.

Посмотрите, как прошла Стыковка в 2022 году

Также мы разработали уникальную программу “Офис на шезлонге”, внедрили в 2021 году. У сотрудников была возможность сменить обстановку на две недели и работать удаленно из пяти стран: Грузия, Египет, Турция, Кипр, Россия (Сочи). Компания взяла на себя организацию и оплату отелей, ребята оплачивали перелет. В программе могли участвовать все сотрудники вне зависимости от должности и статуса. После презентации в корпоративном тг канале был открыт доступ к форме на заявку, записавшиеся отправились греться на солнышке и еще +1 друг/подруга/жена/муж/ребенок, кто угодно. Все сотрудники, отметили эту программу, как вау и хотят ее снова.

Об этих двух историях мы расскажем подробнее в следующих статьях :)

Естественно, мы предлагаем постоянные бенефиты для сотрудников. У нас это ДМС - безусловная опция любого оффера в ИТ и корпоративные скидки на услуги наших партнеров в Москве и Питере. Условно поделены на четыре группы: развитие, душа и тело, дом, кафе/кофе/еда.

При этом мы систематически отслеживаем настроение ребят. Проводим опросы, улучшаем качество рабочего места, разрабатываем систему поощрений, прокачиваем корпоративную культуру и всегда остаемся на связи.

Делитесь в комментариях, как устроена дистанционная работа в вашей компании :)

#it #карьера #удаленка #дистанционнаяработа #работа #hr #hrbrand