Welcome-тренинг для новых сотрудников: 7 решений от HR

Welcome-тренинг, или welcome-презентация — это первый этап адаптации новых сотрудников. Компания приветствует стажёров с помощью презентации или тренинга и готовит к погружению в жизнь компании. Такие встречи проводятся перед первым рабочим днём или в течение первой недели, чтобы сделать старт новичка в компании понятным и комфортным.

Как показывают исследования TalentTech, «Нетологии» и FL.ru, многие россияне хоть раз в жизни увольнялись во время испытательного срока. 22% ответивших не поняли, зачем их вообще наняли, потому что не было чёткого плана работы, 20% отметили, что руководитель так и не уделил им время для обсуждения особенностей работы, 28% — уволились из-за разочарования в компании.

Чтобы избежать таких ситуаций, удержать и заинтересовать новых сотрудников, в компаниях проводят welcome-тренинг. Рассказываем, что это такое и зачем он нужен, показываем примеры презентаций и делимся советами от HR-специалистов.

Для найма сотрудников компании вкладываются в размещение вакансий, обращение в рекрутинговые агентства, участие в различных мероприятиях по привлечению талантов, обучение стажёров. В идеале эти вложения должны окупаться: специалисты остаются в компании и способствуют развитию компании.

Если стажёры увольняются в первые месяцы работы, необходимо пересмотреть подходы к адаптации. Например, начать проводить welcome-тренинг.

Таким образом, введение welcome-тренинга в адаптацию новых сотрудников, позволит достичь следующих целей.

1. Снизить текучку среди новых сотрудников. Если новичкам понятно, как всё устроено и что от них требуется, снижается процент увольнений на испытательном сроке. Кроме того, благодаря обучению рабочим процессам, за короткий срок они смогут начать зарабатывать на уровне более опытных специалистов.
2. Повысить желание участвовать в развитии компании. Знакомство с историей компании и корпоративной культурой делает стажёра частью чего-то большого и важного. Новичок чувствует свою причастность и хочет двигаться вперёд вместе с компанией.
3. Ускорить адаптацию новичков. Стажёры получают всю важную информацию и приходят на работу уже подготовленными. Соответственно, уходит меньше времени на решение формальных вопросов, которые обычно возникают в первую рабочую неделю.
4. Улучшить имидж компании. Успешная адаптационная политика — ещё одна визитная карточка бренда для привлечения топовых специалистов. Все хотят работать в хорошей компании, где заботятся о сотрудниках.
5. Создать благоприятную атмосферу в коллективе. В welcome-презентации важно сообщить, как общаются между собой коллеги, это снизит количество конфликтов. Пребывание на рабочем месте станет приятным для всех.

Классическая ситуация: новичок не знает, какой принят стиль одежды в офисе, где находится его рабочее место, к кому обращаться по разным вопросам. Конечно, он уже общался с HR, но при этом у него до сих пор нет целостной картинки по организационным и рабочим моментам. Куда бежать и что делать?

Проблема: стажёр чувствует себя некомфортно, он должен своими силами привыкнуть к обстановке, прочитать кучу корпоративных документов, разобраться в оргструктуре, чтобы понять, кто и за что отвечает. В итоге может не выдержать такого стресса и уйти, потому что предварительная адаптация прошла неуспешно, и в этом нет его вины.

Решение: проводится welcome-тренинг, чтобы ответить на вопросы, которые могут возникнуть у новичков. Успешное знакомство нового сотрудника с компанией даёт следующие результаты:

• Вносит ясность во все организационные и бытовые процессы.
• Приобщает к корпоративной культуре и знакомит с командой.
• Демонстрирует перспективы дальнейшего развития, чтобы мотивировать двигаться вперёд вместе с компанией.
• Снижает уровень тревожности перед первым рабочим днём.

Приветственные презентации могут проводиться онлайн или очно. Выбор формата зависит от возможностей компании. Очная программа велком-тренинга для новичков обычно включает выступление руководителя или наставника с лекцией об истории и ценностях компании, семинар или бизнес-игры.

Эти методы обучения давно используются и считаются эффективными. Но если в компании большой поток новичков, приходится проводить welcome-тренинги несколько раз в неделю, что обходится компаниям довольно дорого.

Онлайн-тренинги не такие затратные и позволяют установить контакт сразу со всеми новичками. Перенос в онлайн не ухудшает обучение. Welcome-тренинги могут выглядеть как курсы или презентации, включать видеолекции и вебинары с руководителями и наставниками. Для проверки усвоения материала используются тесты и другие задания.

Можно выделить следующие преимущества и недостатки очного и онлайн-тренинга для знакомства новичков с компанией.

У welcome-тренинга в онлайн-формате много преимуществ перед очным, но существенный минус такого формата — сложность вовлечения, потому что при личной встрече проще удерживать внимание новичков.

Эту проблему можно решить. Для вовлечения сотрудников добавляют диалоговые тренажёры, игры, тесты, видеоролики. И это работает, особенно для молодой аудитории.

Welcome-тренинг должен принести пользу и ответить на важные вопросы. Основная цель — помочь понять, что это за компания, какие у неё цели и планы, как устроены бытовые и другие организационные процессы. Строгих требований к наполнению тренинга не существует, потому что каждая компания сама выбирает, что именно хочет показать новичкам.

Условно, презентация для знакомства с компанией должна содержать пять основных разделов.

Сначала нужно уделить внимание новым сотрудникам, поздороваться и пригласить их стать частью компании. Важно создать дружественную атмосферу для новобранцев. Например, оформить приветствие в виде игры, сделать проводником по миру компании персонажа или реального сотрудника.

Здесь же можно рассказать, что ждёт сотрудника в онлайн-тренинге — представить этапы знакомства с компанией. Этот путь можно показать в виде маршрута с точками назначения.

На знакомство с компанией не нужно отводить много времени. Чтобы продемонстрировать важное, достаточно 2-3 слайдов. Информацию нужно подавать интересно, как визуальный рассказ.

В этом разделе обычно рассказывают об основателях компании, этапах развития, целях, ценностях, преимуществах, достижениях. Чтобы доказать новобранцам, что компания на самом деле перспективная, добавляют ещё и отзывы клиентов.

Этапы развития компании можно показать в виде карты.

Для вовлечения можно добавить диалоги, мемы, показать стикеры компании в телеграм, забавные фотографии. Важно продемонстрировать индивидуальность, вызвать интерес и не утомить обучающихся.

Сложную информацию важно упрощать с помощью фактов и статистических данных о компании: демонстрировать темпы роста, уровень изменения удовлетворённости сотрудников и клиентов. Наглядные графики воспринимаются лучше, чем сплошной текст.

Тесты в конце этого блока помогут проверить усвоение важных моментов о компании. Вопросы лучше формулировать в дружеском стиле, чтобы новичок чувствовал себя комфортно, а не как на экзамене.

В идеале на этом этапе новый сотрудник почувствует эмоциональную связь с компанией, в которой ему предстоит работать. Должен произойти так называемый мэтч — совпадение ценностей и дальнейших целей.

Во время очного тренинга сложно познакомить новичков со всеми коллегами, так как приходится их отвлекать — это нарушает рабочие процессы. Кроме того, за одну встречу новичку сложно всех запомнить: кто из них бухгалтер, а кто руководитель отдела, кто Иван, а кто Геннадий.

Поэтому удобнее знакомить новичков с командой с помощью welcome-тренинга. Чудесно, если получится записать короткие ролики с командой или отдельными её участниками, которые смогут поздравить со вступлением в коллектив и рассказать что-нибудь интересное о работе.

Если компания использует систему дистанционного обучения (СДО, или LMS) — учебную платформу, где размещаются обучающие материалы, то новичок в личном кабинете может посмотреть организационную структуру. В welcome-презентации можно объяснить, как найти этот раздел в СДО.

Новичок заранее будет знать, кому отчитываться о выполненной работе, к кому обращаться, когда перестала работать важная программа, к кому идти за оформлением ДМС.

Правила взаимодействия в коллективе и внутренние распорядки — это ещё одна важная часть корпоративной культуры. В этом смысловом блоке welcome-курса важно отразить всю ту информацию, которая необходима новичку, чтобы чувствовать себя комфортно в первый рабочий день. Для этого нужно ответить на следующие вопросы.

• Есть ли дресс-код и какой?
• Как принято обращаться к друг другу? На «ты» или «вы»?
• Во сколько приходить на работу и когда перерыв? Есть ли возможность работать удалённо, если плохо себя чувствуешь?
• Как устроена культура питания: бесплатные ли обеды, есть ли кухня или придётся ходить в ближайшее кафе?
• Когда приходит зарплата, аванс, премии?
• Что входит в социальный пакет: предоставляется ли ДМС, оплачиваются ли расходы на мобильную связь, абонементы в спортзал, профессиональные инструменты и литература, курсы по изучению иностранных языков?
• Есть ли рейтинговая система, которая влияет на размер премии? Каким способом можно набирать баллы? С помощью прохождения обучающих курсов или выполнения рабочих задач в срок?

Для составления welcome-курса нужно подумать, какие ещё правила есть в компании. Например, соблюдать порядок на рабочем столе, не хранить на нём сувениры и игрушки, не приводить детей в офис. Всё это можно оформить в виде слайда с иллюстрациями и всплывающими иконками.

Здесь же можно рассказать о традициях компании: как отмечают дни рождения и другие праздники, как вместе проводят время, принято ли выезжать за город, ходить в походы, играть в настольные игры. Благодаря такой информации новый сотрудник воодушевится и захочет стать частью дружного коллектива.

Можно провести тур по офису, показать сотруднику рабочее место. Например, записать видеоролик или разместить фотографии локаций с объяснением, где и что находится.

Кратко расскажите, что конкретно ждёт новичка на работе. Возможно, личные встречи с руководителями, онлайн-созвоны, тимбилдинги — всё нужно это отметить в календаре. А также составить примерный индивидуальный план задач для каждого сотрудника. Например, во многих СДО можно настроить автоматическую рассылку сообщений с планами работы после того, как сотрудник прошёл какую-то часть курса.

В конце welcome-тренинга нужно поблагодарить сотрудника за то, что он прошёл этот путь и познакомился с тем, как всё устроено в компании, и теперь подготовлен к первому рабочему дню.

Длительность welcome-тренинга составляет примерно 20-30 минут. На каждый смысловой блок должно уходить не больше 5 минут. В таком случае новые сотрудники усвоят информацию и не потеряют интерес.

Велком-тренинги могут быть развлекательного или делового формата, зависит от специфики компании и среднего возраста новичков.

Пример welcome-тренинга для новых сотрудников в виде увлекательного путешествия:

Если welcome-презентацию нужно сопровождать объяснением, можно записать видеоролик с сотрудником, который будет комментировать слайды.

Например, так сделали в компании «Додо Пицца» в welcome-курсе для управляющих пиццериями:

Продемонстрированные welcome-тренинги сделаны в конструкторе электронных онлайн-курсов iSpring Suite, где можно создавать интерактивные презентации с анимацией и разными персонажами.

Для этого достаточно уметь работать в PowerPoint.

О том, как создавать welcome-тренинги в онлайн-формате, мы уже рассказывали в блоге и в видео на нашем youtube-канале:

Конструктор для создания онлайн-курсов iSpring Suite можно попробовать бесплатно в течение 14 дней.

Для создания интерактивного тренинга-знакомства с компанией нужно знать принципы педагогического дизайна. Основные из них — это удобство для пользователей и интерактивность, чтобы удерживать внимание обучающихся.

Кроме того, HR-специалисты известных компаний используют свои фишки, которые могут пригодиться всем, кому предстоит делать welcome-тренинги и другие обучающие курсы для новичков.

В компании могут быть готовые презентации с очного тренинга. Из них можно сделать курс в iSpring Suite. В OMD OM Group использовали готовые материалы в формате PPT, проработали дизайн, прикрепили тесты и загрузить курс на учебный портал. Таким образом затратили меньше времени на переход в онлайн.

Но этот способ подходит не для всех материалов: информацию из регламентов и инструкций всё-таки нужно упрощать. Должны остаться короткие тезисы, которые можно проиллюстрировать визуальными элементами: графиками, таблицами, картинками, видеороликами.

Если компания создаёт сложные продукты, то без экспертов при создании курса не обойтись. Их можно найти в самой компании. Например, привлечь инженеров для объяснения сложных процессов.

Чтобы создавать курсы для адаптации новичков, не нужно собирать большую команду. Достаточно одного ответственного за создание материалов, который будет обращаться к другим специалистам, чтобы уточнить информацию. В корпорации Honeywell выяснили, что силами одного разработчика курсов и технического эксперта удаётся делать 3-4 курса в месяц.

В компании «Автобан» тоже считают, что для создания курсов не нужно привлекать сторонних разработчиков, можно обратиться к своим же специалистам. Особенно если сфера узконаправленная. Никто не расскажет о компании лучше, чем её сотрудники.

Разместите логотип, используйте фирменные цвета бренда — всё это должно напоминать новичку о компании. В конструкторе iSpring Suite можно взять за основу готовый шаблон и изменить его под конкретный бренд.

HR-специалисты компании «ФораФарм» назвали вводный курс «30 вопросов, ответы на которые должен знать каждый сотрудник». Такой заголовок welcome-курса поясняет новым сотрудникам, что сейчас они получат всю важную информацию о компании.

В результате стажёр чувствует себя увереннее в компании, так как познакомился со всеми правилами и принципами.

Например, триггерные анимации, тесты, диалоговые тренажёры и многое другое, что можно делать в конструкторах для онлайн-курсов.

В студии New York используют iSpring Suite, так как инструктор онлайн-курсов имеет большие возможности для создания интерактива. Например, в нём создают курсы с разветвлёнными сценариями, в которых может быть больше 40 вариантов развития событий.

Разработчики курсов из компании Первый Дом Консалтинга «Что делать Консалт» демонстрируют этапы развития компании с помощью инструмента «Временная шкала» в конструкторе в iSpring Suite.

В компании «ОТП Банк» использовали формат игры для проверки знаний в курсе по охране труда. Обучающимся нужно нажимать мышкой на те участки, где обнаружены нарушения:

Для работы со сложными рабочими процессами новичков уже подготовить. Например, в компании «Современные горные технологии», которая занимается добычей и поставкой полезные ископаемых промышленным предприятиям, для допуска к работе с техникой для новых сотрудников проводят инструктаж по технике безопасности.

Важно решить, как привлечь сотрудников полностью пройти welcome-тренинг, потому что не все понимают, насколько это важно для них. Способами мотивации могут быть рейтинговые баллы, влияющие на премию, или ограничения в работе, пока курс не будет пройден.

«Сотрудники как дети радуются каждой новой медальке. Это сильно повлияло на мотивацию и вовлекло в обучение тех, кто с неохотой воспринимал eLearning» — Ольга Синькевич, руководитель Корпоративного университета Kcell.

В компании «Оней Банк» выбрали другой метод: новичкам не дают доступ в банковский софт, пока они не пройдут вводный курс. Только после успешного прохождения обучения сотрудники могут получать бонусы за приведённых клиентов.

Welcome-тренинг ― это только один из этапов адаптации. Впереди обучение другим процессам. Например, как работать в сложных рабочих программах, как вести диалог с клиентом.

Обучающие материалы можно опубликовать на сайте компании в формате HTML5, но такой способ не позволяет полностью контролировать процесс обучения: назначать курсы, траектории обучения, отслеживать результаты. Поэтому для запуска дистанционного обучения необходима учебная платформа.

Например, в компании Cozy Home для создания учебного портала выбрали iSpring Learn из-за быстрого запуска и простого интерфейса. В СДО со встроенной аналитикой можно посмотреть рейтинги по учащимся, отчёты по обученности подразделений и каждого сотрудника.

Полноценно оценить эффективность внедрения онлайн-адаптации сотрудников получится только через 1-2 года. Вот каких результатов компании Cozy Home удалось достичь за это время:

«За 2 года текучка снизилась на 42%. Новички быстрее вливаются в работу и начинают зарабатывать на уровне других продавцов в первый месяц» — Ирина Крутских, консультант по управлению персоналом в Cozy Home.

Информацию в welcome-презентации нужно 1-2 раза в год уточнять и при необходимости обновлять. Со временем меняются показатели компании, продукция и услуги, интерьер офиса и многое другое. Кроме того, важно следить за новинками в онлайн-образовании и не отставать, чтобы эффективно реализовывать принципы электронного обучения на практике.

• Welcome-тренинг проводится, чтобы познакомить новичков с компанией и корпоративной культурой, подготовить к первому рабочему дню и рассказать о перспективах роста. Это создаёт дружескую атмосферу, ускоряет адаптацию новичков, снижает текучку, мотивирует сотрудников активно развиваться в рамках компании.
• Онлайн-тренинг выгоднее и удобнее для компаний, чем очный, потому что позволяет обучить всех новичков сразу и не тратиться каждый раз на организацию очного тренинга.
• Велком-презентация для новых сотрудников должна состоять из пяти основных разделов: приветствие, информация о компании, знакомство с командой, внутренние порядки, план работы на ближайшую неделю или месяц. Но может включать и вводное обучение рабочим процессам.
• Чтобы создать идеальную welcome-презентацию для новых сотрудников, HR-специалисты рекомендуют привлекать экспертов, использовать фирменный стиль, добавлять интерактив и многое другое.
• Для размещения welcome-тренинга удобно использовать СДО со встроенной аналитикой, чтобы отслеживать, кто и как прошёл курс.

Решения iSpring можно использовать вместе. Для создания welcome-тренингов и других учебных материалов не требуются особые навыки. Любой HR-специалист их легко может сделать в конструкторе онлайн-курсов iSpring Suite.

А потом в один клик публиковать на СДО iSpring Learn, чтобы оценить результаты новых сотрудников и эффективность адаптации.