Система дистанционного обучения (СДО): почему компаниям стоит внедрять LMS

По данным исследования Академии бизнеса Б1 и Forbes Education 2023 года, из 80 ведущих компаний РФ, принявших участие в опросе, 96% используют онлайн-обучение. Такой формат снижает расходы на обучение, потому что не нужно организовывать очные тренинги и тратиться на аренду помещения, приезд эксперта или командировку сотрудников.

Чтобы сотрудники всегда могли обратиться к лекциям, инструкциям, видеоурокам, нужна среда для обучения, куда можно зайти с любого устройства. Такие платформы называются СДО — система для дистанционного обучения. Она позволяет оцифровать и хранить все учебные материалы в одном месте и избавиться от бумажной рутины. Это удобно и не требует много ресурсов.

Сотрудники в любое время могут учиться, читать лекции, смотреть мастер-классы от экспертов, прокачивать навыки в различных тренажёрах, знакомиться с новыми продуктами. Кроме того, СДО даёт возможность оценить знания команды и найти зоны роста коллектива.

В этой статье мы объясним, для чего компании используют СДО и LMS, в чём преимущества онлайн-формата, а также какие функции помогают ускорить процесс обучения сотрудников. Для удобства мы будем использовать систему онлайн-обучения iSpring Learn.

Система дистанционного обучения напоминает собственный корпоративный университет, где можно создавать учебные материалы, хранить их в одном месте и отслеживать учебный прогресс.

В английском языке СДО называется Learning Management System (LMS) — система управления обучением. В России это синонимы, но небольшая разница всё-таки есть. СДО предназначены только для управления дистанционным обучением, а LMS — для управления обучением вообще, в том числе очным. Но некоторые СДО тоже позволяют совмещать оба формата.

Например, в iSpring Learn есть календарь мероприятий. Он позволяет планировать очные учебные активности, а затем проводить тесты в онлайн. Результаты сохранятся на платформе, и их можно скачать на компьютер в виде удобных отчётов в формате Excel. На основе данных можно планировать следующие шаги.

Так что разница между СДО и LMS лишь в технических тонкостях, но на практике в СДО тоже можно реализовать смешанный формат, поэтому мы не разделяем эти понятия и используем их как синонимы.

Системы дистанционного обучения обычно используют везде, где нужно отслеживать учебный процесс и соблюдение стандартов компании, — в ретейле, на производстве, в фармотрасли и даже в образовательных учреждениях. Главное — это высокая обученность при минимальных затратах. Рассмотрим три наиболее крупных сегмента.

СДО — необходимый инструмент для бизнеса, который способен закрыть все основные вопросы по обучению. Сотрудников можно разделить на новичков и опытных специалистов. Первым необходимо знакомство с компанией, продукцией, должностными обязанностями, вторым — подтверждать и повышать свою квалификацию, чтобы двигаться дальше по карьерной лестнице.

В СДО можно проводить разные виды обучения как для новых сотрудников, так и для опытных специалистов.

83% компаний отмечают, что используют онлайн-обучение для адаптации новых сотрудников.

Очный формат будет невыгоден компаниям, ведь для этого нужно искать помещение, наставников, которые будут сопровождать новичков. Иногда это снижает производительность, потому что приходится отвлекать сотрудников от важных задач или дополнительно обучать наставников, которые будут работать с новичками: проводить инструктаж, показывать рабочее место, отвечать на вопросы.

В итоге адаптация занимает много времени и отвлекает других специалистов. Онлайн-адаптация решает эту проблему. В СДО можно реализовать разные способы обучения новых сотрудников и знакомства с компанией.

Подготовка к первому рабочему дню. На платформе можно сделать курс-знакомство новичка с его рабочим местом, добавить чек-лист со списком того, что нужно с собой принести, карту здания, чтобы человек не путался в кабинетах, и многое другое.

Кроме того, можно записать видеознакомства с руководителями отделения, с которыми потребуется контактировать для решения вопросов. Сотрудник будет меньше нервничать в первый рабочий день.

Знакомство с документами компании. В базу знаний СДО можно загрузить регламенты и другие важные документы, которые помогут разобраться новым сотрудникам в особенностях работы компании.

Обучение для ввода в должность. Можно автоматизировать процесс назначения курса для новичков. Например, когда менеджер по продажам впервые зайдёт в LMS, платформа автоматически назначит ему обучение под должность или курсы по безопасности.

Таким образом, обучение новых сотрудников в СДО позволяет ускорить процесс адаптации и грамотно распределить время наставников. К примеру, в «Модульбанке» с помощью СДО смогли сократить подготовку новичков в два раза.

В больших компаниях при очном обучении обычно нужно организовывать трансфер эксперта из другого филиала, для этого нужно оплатить перелёт, проживание, питание. Дистанционное обучение позволяет сделать курс или провести онлайн-вебинар с экспертом и не ломать головы мыслями о том, как обучать сотрудников из разных регионов.

Например, аграрный холдинг «ЭкоНива» с помощью СДО смог отказаться от дорогостоящих командировок и перевести обучение 700 сотрудников в онлайн.

Сотрудники лучше проходят курсы, которые касаются личной эффективности, повышения управленческих навыков, техник развития стрессоустойчивости и эмоционального интеллекта.

Кроме того, можно создать курсы по управлению временем, улучшению навыков коммуникации, умению работать в команде, цифровой и финансовой грамотности. Чем больше интересных и полезных для работы курсов, тем вовлечённее сотрудники в процесс обучения.

В некоторых современных СДО можно проводить «полевое обучение» — ещё один способ сочетать очное и онлайн-обучение. Суть в том, что руководитель или проверяющий изучает работу сотрудника и фиксирует это в чек-листах на соответствие должности или соблюдение стандартов.

Такой формат позволяет фиксировать данные в СДО для автоматического создания отчётов. Позже результаты сотрудника можно сравнить с новыми, чтобы определить, улучшились ли навыки сотрудника.

Знания и навыки сотрудников нужно периодически проверять, чтобы снизить риск ошибок. Обычно аттестация проходит несколько раз в год — это зависит от занимаемой должности.

После успешного прохождения теста СДО может автоматически выдать сертификат. Аттестация сотрудников нужна, чтобы найти пробелы в знаниях, а затем закрыть их с помощью обучения.

Например, в AG Experts аттестации проводят с использованием диалоговых тренажёров. Это удобнее, ведь сотрудник может отработать ошибки с клиентом без вреда для бизнеса.

LMS-платформа подойдёт не только для обучения сотрудников компании, но и для клиентов и партнёров. Например, чтобы познакомить с новыми продуктами, которые разрабатывает компания. Для этого нужно подготовить отдельные курсы и предоставить доступ к СДО.

Очное обучение бывает затратно для компании. Чтобы провести один тренинг, нужно арендовать помещение, оплатить командировку тренеру, организовать сотрудникам трансфер, жильё, питание. Одно такое мероприятие может влететь компании в копеечку.

С такой проблемой столкнулись в компании «Бархатные сезоны». Чтобы снизить расходы, отправляли на тренинги не всех сотрудников, в итоге не все специалисты получали необходимое обучение. Это сказывалось на темпах роста компании. После перехода на онлайн-формат все сотрудники получили доступ к учебным материалам в любое время. Теперь постоянно развиваются и способствуют росту компании.

Многие навыки можно отработать в онлайн-режиме или на вебинарах. Для этих целей и были разработаны СДО.

Онлайн-формат упрощает работу HR-отдела, снижает расходы и позволяет непрерывно обучать всех сотрудников компании в отличие от традиционного формата. К примеру, компания «Эконика» перешла с традиционной формы на онлайн-формат и сократила затраты на обучение сотрудников на 40%.

Большинство современных СДО работают прямо в браузере. Например, чтобы начать работу на платформе iSpring Learn, достаточно подключиться к интернету и создать аккаунт компании.

После запуска платформы нужно назначить администраторов разных подразделений, авторов курсов, загрузить учебные материалы, добавить сотрудников и начать процесс обучения.

Для начала нужно понять, кого вы планируете обучать, зачем и как. Разбейте сотрудников на группы. Например, по отделам. Проведите тестирование для определения уровня знаний сотрудников. Можете опросить сотрудников, чтобы узнать, как им комфортно усваивать материал: читать текст, смотреть презентации или видеоуроки.

Предварительная подготовка учебных материалов состоит из трёх этапов.

Чтобы запустить в компании дистанционное обучение, не нужно сразу использовать все форматы. Для начала можно сделать простые курсы с текстами, видео и тестами. Некоторые СДО позволяют создавать такие учебные материалы прямо на платформе.

Например, в системе дистанционного обучения iSpring Learn можно сделать курс в виде лонгрида, добавить текст, видео, изображения, таблицы, тесты.

Удобно, если в системе дистанционного обучения можно создавать траектории обучения — несколько курсов, объединённых в один учебный план. В отчётах можно посмотреть прогресс по траекториям обучения: сколько людей полностью прошли, сколько ещё не начинали, какой общий результат обученности.

После освоения формата курсов можно попробовать создавать диалоговые тренажёры, мини-игры.

Для запуска дистанционного обучения нужно подготовить платформу, чтобы создать удобную корпоративную среду.

Обычно в СДО можно создавать аккаунты сотрудников вручную или загрузить список пользователей с помощью Excel. Второй вариант будет удобнее для компаний, у которых есть выгруженный список сотрудников. Например, из «1С:ЗУП». Кроме того, если подключить интеграцию с «1С:ЗУП», эта программа будет передавать информацию о новых сотрудниках, данные которых автоматически загрузятся в СДО.

На этом этапе можно распределить роли, добавить пользователей в конкретные отделы. Назначить администраторов, руководителей, авторов курсов, кураторов.

После создания учебных материалов и добавления пользователей можно переходить к назначению их на курсы. Сделать это можно вручную или автоматизировать процесс.

Сотрудники получат уведомление о назначении на курс. Все материалы, которые нужно изучить, отобразятся в образовательной среде.

Обучение сотрудников можно контролировать с помощью встроенной аналитики. Руководитель отдела будет получать отчёты о том, сколько учащихся прошли курсы, какие результаты у каждого сотрудника, какие темы оказались самыми сложными.

СДО отличаются разным набором инструментов, например, на платформе может быть встроенный редактор или конструктор курсов и онлайн-тестов, автоматическая выдача сертификатов, баллы за выполнение заданий, рейтинги, брендирование и многое другое.

Но есть основные функции, без которых сложно представить платформу для обучения.

1. Управление пользователями и курсами.

Системы для обучения — это учебное пространство, объединяющее руководителей, авторов курсов и обучающихся. Поэтому необходима возможность добавлять пользователей, объединять их в группы, назначать кураторов, загружать учебные материалы, устанавливать сроки прохождения. Всё, что связано с управлением учебных процессов, обязательно должно быть в СДО.

2. Автоматизация процессов.

Задача СДО — упрощать работу администраторов, поэтому необходима настройка автоматического добавления пользователей, назначения курсов, отправления уведомлений и других процессов.

3. Отчёты для анализа успеваемости.

Отслеживание прогресса учащихся необходимо, чтобы понимать, какие результаты даёт обучение, повышает ли общую эффективность компании или нужно работать над улучшением учебных материалов. СДО формируют отчёты по прогрессам обучения всех подразделений и отдельно по каждому сотруднику.

Например, iSpring Learn предлагает больше 25 типов отчётов: прогресс каждого обучающегося, прогресс обучения всего подразделения, конкретных траекторий, результаты по домашним заданиям, мероприятиям, рейтинг участников, список активных пользователей и многое другое.

Если результат по обученности ниже 50%, стоит дополнительно изучить отчёты по курсам и определить, какие темы оказались трудными для сотрудников. Возможно, в таком случае стоит доработать курс, понятнее объяснить сложные моменты.

4. Поддержка курсов в формате SCORM.

SCORM — это международный стандарт для создания электронных курсов. Не на всех платформах есть встроенный конструктор курсов, потому что СДО предназначены для управления процессом. Курсы обычно создают в специальных конструкторах в формате SCORM, а потом загружают в систему.

5. Интеграция с внешними сервисами.

Система должна быть гибкой и настраиваемой под задачи разных компаний. Подключение других сервисов может расширить возможности СДО. К примеру, интеграции с сервисами для вебинаров, дополнительные корпоративные порталы, системы поиска сотрудников, CRM, конструкторы для создания сайтов, прокторинг для проведения экзаменов и многое другое.

6. Мобильное приложение.

Непрерывное обучение 24/7 достижимо только при условии, что в СДО можно зайти с любых устройств. Для этого система должна иметь адаптивную вёрстку или мобильное приложение.

К примеру, аграрный холдинг «ЭкоНива» хранит в базе знаний СДО все технические документы, к которым могут обратиться инженеры со своего смартфона во время обслуживания техники.

Для проведения онлайн-обучения существует несколько методов, которые можно разделить на две основные группы.

В СДО применяются способы обучения, которые позволяют достигать наилучших результатов в профессиональном развитии сотрудников. Разберём восемь наиболее важных из них.

1. Электронное обучение. Основной метод подачи материалов, на основе которого работают системы дистанционного обучения. Обучающиеся получают знания онлайн через платформу, на которой проводятся вебинары и запускаются электронные курсы. Здесь же сотрудники могут пообщаться с кураторами, задать им вопросы и обсудить новые курсы.

2. Мобильное обучение. Сотрудники учатся с помощью интернета через смартфоны, планшеты или даже ноутбуки. Удобство в том, что работник не привязан к конкретному месту и времени, поэтому учиться можно где угодно и когда угодно. Многие современные СДО имеют мобильное приложение или адаптируются под любые устройства.

3. Микрообучение. В этом формате сотрудники проходят небольшие курсы или читают лонгриды, которые занимают у них не больше 15–20 минут за один раз. Такой курс можно пройти за чашкой чая во время перерыва. Удобство формата в том, что такое обучение не отнимает много времени.

Отличие от полноценных электронных курсов в том, что микрообучение — это один короткий урок, а курс — несколько уроков на разные темы, может включать даже часовую видеолекцию. Короткие учебные материалы подходят для быстрого знакомства с новой информацией или повторения предыдущих курсов.

4. Смешанное обучение. В этом формате сотрудники могут получать знания как на очных занятиях, так и на онлайн-платформе. Например, обучающиеся получают теоретические знания через электронные курсы и вебинары, а отрабатывают навыки на практических очных занятиях. Смена форматов обеспечивает комплексное обучение.

5. Интерактивное обучение. Такой метод обучения строится на взаимодействии обучающегося с другими участниками или образовательной средой. В дистанционном обучении для этого используют игры, викторины, симуляции программного обеспечения, диалоговые тренажёры, имитирующие конкретные коммуникативные ситуации.

6. Виртуальное обучение. В дистанционном обучении могут применяться технологии виртуальной реальности для тренировки навыков. VR-обучение напоминает интерактивное, но значительно сильнее вовлекает обучающихся благодаря эффекту погружения.

Таким образом можно воссоздавать различные ситуации, в которых обучающийся улучшает свои профессиональные навыки. Например, консультирует клиента, демонстрирует продукт или даже готовит пиццу.

7. Адаптивное обучение. Метод создания индивидуального плана обучения под уровень знаний и навыков конкретного ученика. Чтобы понять, какие навыки нужно прокачивать, нужно проанализировать обученность сотрудника. В этом помогает СДО, где указана вся информация о пройденных курсах и изученных материалах. Отчёты позволяют сформировать индивидуальный план развития сотрудника на основе пройденных тем. Такая форма обучения позволяет достигать отличных результатов, но требует больше ресурсов.

8. Наставничество. Процесс строится по принципу обучения сотрудников более опытными специалистами. Обычно этот метод используют для новичков, чтобы помочь им быстрее адаптироваться. В дистанционном обучении наставник сопровождает обучающегося удалённо: помогает решить любые сложности в учебном процессе. Например, где лежат регламенты компании или как получить обратную связь по домашнему заданию.

Компания «Пермэнергосбыт» использует наставничество в дистанционном обучении. Если во время очного формата наставников приходилось отрывать от работы, то теперь они контролируют обучение новичков и отслеживают результаты в любое удобное время.

Одно из главных преимуществ СДО перед традиционным обучением — аналитика. Существует несколько методов оценки, которые помогают оценить эффективность обучения, сложность курсов, а также вовлечённость самих сотрудников. Разберём наиболее популярные методы.

1. Оценка 360°.

Этот метод оценки позволяет выявить эффективность каждого сотрудника, соответствие занимаемой должности и определить «точки роста», чтобы составить дальнейшую траекторию обучения.

С помощью оценки 360° можно найти скрытых лидеров, хороших продажников, аналитиков, организаторов. После прохождения опроса формируется наглядная схема, показывающая, насколько прокачаны те или иные компетенции у работника.

2. Тестирование.

Этот метод позволяет оценить эффективность усвоения учебного материала, определить когнитивные способности сотрудника, умение логически мыслить. СДО позволяют составлять тесты сразу на платформе, поэтому можно приглашать кандидатов при найме на работу и проводить предварительное тестирование.

Тесты могут быть разными: заполнить пропуски, перетаскивать фигуры, вводить числа, слова, сопоставлять варианты и многое другое. Онлайн-тест адаптируется под размеры экранов.

В современных системах легко отправлять и назначать тесты, фиксировать результаты, напоминать о встречах. Вся мелкая работа автоматизируется, остаётся подготовить материалы, проанализировать метрики и определиться с выбором кандидата.

3. Анкетирование.

Метод для взаимодействия руководства с сотрудниками, который позволяет понять, что нужно улучшить в компании, какие форматы обучения полезнее. Благодаря анкетированию сотрудники участвуют в жизни компании.

Существует несколько основных типов анкетирования, которые активно используют в компаниях:

4. Метод матрицы.

Этот метод позволяет сравнить сотрудника с «эталонной моделью» специалиста на конкретной должности. Для каждой должности нужно в виде таблицы составить матрицу компетенций сотрудника. Для оценки специалиста нужно использовать данные из отчётов в СДО, чтобы беспристрастно провести исследование.

Метод матрицы позволяет определить, насколько человек соответствует должности, которую занимает или на которую хотят его перевести.

В СДО можно сочетать методы оценки обучения и развития сотрудников, чтобы обеспечить качественное обучение и ускорить получение необходимых профессиональных навыков, наладить процессы подбора кадров.

Для запуска дистанционного обучения нужно определиться, какие возможности платформы необходимы: прохождение курсов с любых устройств, отсутствие ограничений по количеству пользователей, большое пространство для загрузки документов, безопасность данных. Разберём виды СДО, чтобы понять, какие задачи решает тот или иной тип системы.

СДО можно разделить на два типа: серверное решение или онлайн-платформа, работающая через интернет.

Онлайн-платформа подойдёт компаниям, планирующим быстрый запуск обучения. Серверная — тем, кому необходима высокая защита, потому что получить доступ к платформе можно только с ПК в корпоративной сети, это защищает компанию от утечек данных.

Некоторые системы могут быть представлены в обоих вариантах, как iSpring Learn. При оплате подписки нужно сообщить поставщику, какая система СДО требуется вашему бизнесу.

Итоговая сумма в договоре зависит от типа системы и набора инструментов, которые предлагает разработчик. Варианты оплаты можно разделить на три основных типа.

Самая популярная модель оплаты современных СДО — подписочная. Например, стоимость iSpring Learn — от 42 750 ₽ в год.

Есть и бесплатные системы дистанционного обучения, но обычно они сложны в настройке, требуют привлечения технических специалистов. К таким относится СДО Moodle.

Чтобы помочь вам с выбором СДО, предлагаем пошагово определять набор инструментов, которые необходимы компании.

1. Выберите тип будущей LMS. Если в вашей компании особые требования к безопасности, то стоит выбрать серверное решение, однако оно требует много времени для установки. В случаях, когда обучение нужно запустить быстро, подойдёт облачное решение.

2. Сформируйте бюджет. Выясните, какую сумму ваша компания планирует направить на развитие дистанционного обучения. Возможно, вам подойдёт бесплатная СДО, если у вас в штате есть технический специалист, который будет заниматься установкой и обслуживанием.

3. Подберите функции, которые важны вам сейчас. Например, если у вас задача в обучении и отслеживании успехов сотрудников, то вам вряд ли пригодится лента новостей или календарь мероприятий. Большинство LMS поддерживает несколько тарифов в зависимости от доступных фич, поэтому в будущем можно выбрать тариф получше.

4. Протестируйте платформу. Большинство систем предлагает бесплатно познакомиться с функциями. За это время можно оценить интерфейс, удобство создания и управления контентом, настройки кабинета, распределение ролей и многое другое.

Получить бесплатную пробную версию iSpring Learn на 14 дней →

5. Проверьте работу LMS на мобильных устройствах. Если этой функции нет, вы не сможете полноценно реализовать непрерывное обучение.

6. Изучите отзывы клиентов. На сайтах СДО публикуют подробные кейсы о том, каким компаниям платформа помогла решить проблемы с обучением. Кроме того, вы можете встретить советы от руководителей отделов обучения разных компаний по настройке, использованию инструментов, разработке курсов и тренажёров.

Скачать чек-лист по выбору СДО →

Таким образом, переход с очного обучения на онлайн способен закрыть ряд проблем: больше не нужно арендовать помещение, оплачивать командировки, сваливать на сотрудников кипы бумаг с инструкциями, стандартами, регламентами. В системе дистанционного обучения все учебные материалы и важные документы хранятся в одном месте, к которым есть доступ 24/7.

В СДО можно обучать всех сотрудников одновременно: проводить адаптацию новичков и ежегодную аттестацию, анализировать результаты тестов и опросов для составления индивидуальных планов развития и выявления наиболее перспективных специалистов, своевременно знакомить с новыми продуктами, делиться новостями компании.

Чтобы выбрать подходящую платформу для дистанционного обучения, нужно отталкиваться от необходимых инструментов и бюджета компании. СДО должна упростить процессы управления обучением, а не усложнить.