Анти-тайм-менеджмент — как не есть лягушек и все-все успевать

• Как избавиться от массы ненужных дел?
• Как получить мотивацию и вдохновение?
• Как повысить эффективность, снизив нагрузку?
В этой статье я постарался проанализировать свой опыт использования рекомендаций по тайм-менеджменту

Меня зовут Костя Дубровин, я основатель компании TOPsharing.center (мы создали услугу аренды РОПа). В продажах давно — ровно 30 лет. Возможно читателю будет интересна моя статья «Шеринг руководителей это...», в которой я описываю суть услуги аренды РОПа.

Поделитесь этой статьей с тем, кто развивает продажи. Он скажет спасибо)) Подпишитесь на тг-канал «Вдумчиво о продажах» и закажите книгу «8 граней личности», которая помогает продавать, нанимать и управлять сотрудниками.

Бывало так, что из командировок я возвращался только на выходные, и потом снова улетал. Когда удавалось забежать в офис, — шел сразу к шефу.

Удивительно, что он никогда не был занят. Иногда обедал с кем-то из клиентов, иногда выходил покурить с сотрудниками. А так — ничего не делал. Я мог застать его за газетой или книгой. Однажды он предложил олимпиаду посмотреть. Я отказался, нужно было бежать.

От шефа я шел в бухгалтерию, вываливал чеки, билеты, командировочное удостоверение и говорил куда лечу дальше. Потом шел с мужиками поздороваться: закупщик, логист, инженеры пресейлз-поддержки, проектировщики. Возвращался к секретарю шефа, получал удостоверение, брони, билеты, деньги и можно было ехать домой или в аэропорт.

Странный был наш директор. Такие проекты в компанию приходили — до двух миллионов долларов. Огромная ответственность, очень сложное оборудование, сроки. Складывалось ощущение, что ему все равно. Мы и не заметили как его переманил один из клиентов.

На место шефа пришел один из наших учредителей, который до этого жил в Штатах. Для согласования командировки мне теперь нужно было подготовить отчет по клиентам, план на каждую встречу, прогноз сделок, обоснование расходов и все это утвердить у четверых руководителей.

В какой-то момент мне прилетает задача прочитать и прокомментировать регламент работы преселз-поддержки. Я решил забить. Потом пришла аналогичная задача по логисту. Сроду не знал в чем заключается его работа. Просто все оборудование вовремя приходило на объект.

Командировки мои накрылись, а с ними и продажи. У старого шефа все сложилось хорошо. Он себе плазму в кабинет купил.

Рекомендация из книг по тайм-менеджменту: «Начинайте день с выполнения наиболее неприятной или сложной задачи, сравнимой с тем, как если бы вам нужно было съесть лягушку. Это помогает не прокрастинировать и напрямую улучшает продуктивность».

Как можно так испортить себе утро. Так и на обед не надо их есть, и на ужин. Неприятных дел может не быть вообще. Большинство из них не имеют к нам никакого отношения. А то, которые имеют надо просто делегировать. У меня есть статья о том, какой ворох задач можно передать ассистенту: «Aссистент отдела продаж — 87 типов задач, которые можно смело делегировать».

Кто-то может возразить, что для этого нужны деньги. Предполагаю, что их и не будет, если есть лягушек вместо того, чтобы заниматься тем, что тебя зажигает.

Еще одно возражение, которое может быть связано с какой-то необходимостью, например сходить к стоматологу. Я думаю, бывают такие стоматологи, к которым идешь с удовольствием.

Еще один излюбленный гастрономический прием: «Если задача большая и пугающая, как слон, разбейте ее на мелкие этапы. Это облегчает понимание задачи и помогает более организованно подходить к ее решению».

Если задача пугающая, значит человек никогда ее не делал и разбить на этапы не сможет. Появится довольно путанная траектория, которая связана с индивидуальным способом решения задачи. Она окажется единственно верной.

Чтобы стать настоящим хоккеистом нужно много денег, здоровья и времени. Но настоящие-настоящие хоккеисты не обращают на это внимание. Они просто жить не могут без хоккея, как этот мальчик на фото:

«Мелкие дела можно отсеять и через методику под названием «1–3–5» или «принцип девяти дел»: за день выполните одну большую, три средних и пять небольших задач. Это сочетание считается максимально продуктивным, чтобы много успеть и не сильно устать».

Если человек занимается любимым делом, он может устать только от того, что его отвлекают.

Даже когда он прокрастинирует, он выполняет очень важную функцию. Его не нужно засовывать в рамки календаря. Это контринтуитивно, но единственно верно. Подробнее я писал об этом в статье «Прокрастинация — как закрывать задачи, продолжая прокрастинировать: один лайфхак, который решит проблему раз и навсегда».

«Это метод организации электронной почты, когда к концу дня почтовый ящик абсолютно пуст, и вас не преследует навязчивая мысль, что кто-то ждет ответа. Выделяйте в течение дня регулярные временные отрезки на проверку и обработку электронной почты пока в ней не останется писем. Сразу отвечайте, архивируйте, удаляйте и маркируйте письма ярлыками».

Лучший способ убить время — начать отвечать на сообщения, которые никак не продвигают меня к моей цели. Для того, чтобы от них избавиться нужны опыт и богатая фантазия. Каждый обратившийся должен каким-то образом на вас поработать. Тогда почту разгребать будет интересно и полезно.

В таких случаях вспоминаю Томаса Эдиссона. Друзья, приходя к нему в гости, замечали, что калитка открывается с некоторым усилием. Эдиссон соединил калитку с насосом и при каждом открытии в дом поступало по 20 литров воды.

«Определиться с приоритетами поможет матрица Эйзенхауэра. Ее идея в том, чтобы приоритезировать задачи на основе их важности и срочности. Выписывайте дела по квадрантам, решайте важные и срочные задачи, откладывайте срочные и важные и делегируйте несрочные и неважные».

Не надо так приоритизировать. Нужна мощная префронтальная кора, чтобы отложить то, что хочется и вписаться в то, что надо. Такой подход угнетает лимбическую систему, лишает мотивации, превращает человека в робота.

Это может быть полезно, если вы президент. Не знаю, ни разу не работал. Но если вы работаете в продажах или занимаетесь бизнесом, то баланс между префронтальной корой и лимбической системой поможет обходить конкурентов и получать удовольствие.

Я придерживаюсь такого алгоритма:

«Этот процесс для отслеживания времени, если вам кажется, что вы делаете много, но все равно ничего не успеваете. В течение минимум трех–семи дней записывайте каждую потраченную минуту, включая лежание на диване и утренние пробки. Можно использовать цифровые инструменты, где удобно размечать работу, спорт и отдых разными цветами для наглядной демонстрации временных затрат».

Если в пробке время пропадает зря, значит человек занят не тем делом. Нормально работающая лимбическая система всегда инициирует достаточно продуктивный мыслительный процесс, лишь бы было куда записать его результаты.

Тудушки мотивируют, если в конце дня везде стоят галочки. Необходимость переносить дела во-первых, демотивирует; во-вторых, говорит о том, что это какие-то неправильные дела.

Когда накапливается снежный ком, то приходится либо тащить его изо-дня в день, либо признать несостоятельность всего планирования. Тогда, спрашивается, зачем я делал все предыдущие задачи.

Вместо туду-листа я использую календарь и стараюсь поменьше всего туда записывать, а тем более делать.