Какую деталь важно учесть в бизнесе, чтобы он не развалился?

Представьте себе, что вы описали задачу и забыли, а она выполняется каждый день по расписанию. При этом не думаете о контроле. Контролёр за вас напоминает постоянно исполнителю. Самое важное, что он не остановится, пока её не закроют, передоговорятся или отменят. Это всё ещё и стоит недорого. Это не топ—менеджер, не руководитель, а просто оператор. Как это сделать?

В подарок файл с пошаговым планом систематизации компании в конце статьи.

Сегодня хочу поделиться своим опытом построения компаний и плотной работой с владельцами бизнеса.

Не первый день знаком со словом бизнес и хорошо представляю, о чём думают владельцы. Поэтому считаю, что эти мысли важно прочесть каждому, у кого уже есть бизнес или тем, кто только думает об этом.

Для старта поймем пару вещей.

Что такое управление?

Сформулируем простыми словами что такое управление… Я бы представил это так:

Доведение группы лиц до результата в срок.

Другими словами: Основатели-владельцы собирают группу людей в виде сотрудников, партнёров и ведут их к цели. Процесс ведения людей, которые доверили вам штурвал, и называется "управление компанией".

Что такое функция?

Как и с примером выше мы знаем, что можно найти в википедии, но там всё описано сложно. Давайте упрощать.

Функционал или ответственность за часть работы/задач с определенным результатом.

Получается, функция — это часть направления деятельности компании. Например, продажи — это функция, которая должна выполнять свою роль и производить деньги на счетах компании.

Скорость движения компании?

Хороший параметр, и все мы хотим двигаться быстрее к новым и новым целям. Поэтому параметр крайне важен. Мы думаем, что скорость определяется решения задач, и общая динамика зависит от самого слабого звена. т.е. если все бегут быстро, то в общем командном зачёте ваше время будет считаться по отстающему.

Методы контроля

Все уже знакомы с таск — трекерами, аджайлами, спринтами и прочим, но ещё есть те, кто сидит в блокноте. В общем! Все собирают людей или просто выписывают им задачи, а потом сами же бегают с вопросом «сделал?». Вот это одна из важнейших функций. Кто-то решает её путём передачи вопроса «сделал?» на проджектов или руководителей, а сами уже спрашивают с него.

В целом, этого будет достаточно, чтобы понять общую суть повествования и разобраться в нашем решении этой задачи.

Предыстория:

Долгое время мы работали над рекламными компаниями, сайтами, трафиком, аналитикой. Плавно перебрались на настройки CRM и сделали немало кейсов на эту тему. Дальше пошли в описание всей компании для клиента и настройки движения задач между отделами и прочим.

Даже если рассмотреть отдел продаж, то чаще всего продажа в большей степени зависит от дисциплины, а не от умения красиво говорить.

Если говорить про CRM, то можно почитать на эту тему статьи:

Дальше мы пошли выстраивать процессы всей компании.

Давайте разберёмся на примере?

Возьмём компанию, которая занимается услугами такелажа.

Приходит заявка на услугу, и надо быстро её обработать. Из разговора узнаём, что надо переместить большой груз из точки А в точку Б. Супер!
Надо сходить к инженерам и посоветоваться, а то и получить просчёт погрузки, разгрузки и ТЗ на технику. Сходили, получили.

Дальше нам надо сходить к логистам и получить от них стоимости работы техники. Логисты идут в отдел снабжения или прозванивают подрядчиков и получают различные стоимости. Получили, записали.

Дальше озвучиваем клиенту и, если он согласен, идём к бухгалтеру. Сделать договор, согласовать с юристом, если он ещё вышел из типовых рамок, то и с руководителем. В итоге пробились, получили счёт, договор.

Подписали, получили оплату! Ура!

Но это только процесс продажи, а дальше ещё работа :(

Исполнение обязательств

Клиент согласен, и нам надо получить уже итоговый расчёт от инженеров, от логистов технику, а ещё разрешающие документы на работы, переезд техники, выписать крановщика и водителей, снабдить их материалами. В общем, целый тур поход.

Логистам сообщили, что всё ок! Они пошли в снабжение, собрали людей, материалы, технику.

В итоге, поехали, а логист следит за выполнением работ. Так же ещё и инженер должен быть на контроле всего этого.

В общем, как-то этот процесс закончился, и осталось закрыть всё это документами.

Водители должны донести путевые листы в бухгалтерию, люди, отвечающие за подрядчика, оплатили все работы и тоже обменялись документами, бухгалтерия подготовила закрывающие документы и получила оригиналы. Сложили всё в папочку, просчитали для владельца все показатели и вот теперь мы всё сделали.

Уф! Представляете, как много задач только при рассмотрении по верхам?

Вот теперь надо разобраться. Все эти задачи гуляют по компании, и в любой момент может случиться, что она зависла на каком-то сотруднике, или есть слабое место в этой цепочке. Если есть слабое место, то там надо разобраться в том, как её понять? Кто должен ходить за частями проекта и подталкивать всех сделать быстрее? А если 1 проект не прокормит всех, и надо десятки, сотни?

Решение

Получается, что внедрить CRM — мало, описать все процессы — мало. Надо научиться все это не только видеть, но и толкать на автомате.

Задачка прикольная и, если честно, очень увлекательная. Щас будет самое интересное.

Кто такой "владелец"?

Многие путают функцию владельца и часто спускаются с этой точки и занимают роль руководителя, исполнителя, проlжекта ... Владелец каждый день сидит и записывает или просматривает задачи, потом ходит и контролирует их исполнение. А это приводит к расстройствам, крикам на сотрудников, отчаяние тоже сопровождает этого человека.

Если посмотреть иначе, то стоимость внимания владельца очень высока, и должен ли он заниматься контролем? Очевидно, что эту функцию можно делегировать и сэкономить время и деньги компании.

Приступим к решению.

Мы можем настроить в Б24 автоматические создания задач и прохождение этих задач по разным стадиям, ответственным и дедлайнам. Но что, если человек уйдёт, сместится по должности? Придётся всё перестроить руками?

Это же ужас.

Что если мы возьмём и прикрутим к Битрикс24 функциональную схему и будем описывать задачи по функциям?

  • Это даст нам возможность масштабировать людей, выполняющих одинаковый функционал
  • Это даст нам возможность быстро менять людей на функции, и при этом ничего не собьётся.
  • Это позволит нам обшивать функции и задачи этой функции
  • Более чётко контролировать.

Хорошая идея. Давайте так и сделаем.

Делаем виджет для Б24, в котором можно прописать функции, описать функционал, повторяющиеся задачи, после чего задачи полетят на исполнителей в Б24.

Супер!
Давайте посмотрим, как это может выглядеть в компании?

Функции описаны, мы поставили ответственных по местам и описали повторяющиеся задачи.

Пример повторяющихся задач:

  • Заполнить отчёт
  • Подать заявки на расход
  • Прозвонить все обращения (лиды)
  • Оплатить офис
  • Заказать воду
  • ....

Отлично!
Теперь мы имеем большое количество задач и понимаем, кто что делает.

Но что же делать с контролем?

Вот тут вступает самое интересное.

Нам важно знать, что делает по задаче человек, чтобы просто напомнить о задаче? Нам же просто надо напомнить и попросить не срывать срок? Или просто напомнить ответить человеку по задаче?

В общем, это может делать любой. А самое важное — чтобы человек был непредвзят, и у него не было любимчиков, друзей или что—ни будь ещё. Лучше, если это будет человек не из компании.

Тогда в работу вступает контролёр!

Все задачи мы отгружаем в отдельный интерфейс без описания процесса, просто с триггерами. т.е. задача просрочена, задачу не принимают в работу, по задаче не отвечают.

А дальше сажаем вежливого человека на трубку, ватсап и телеграм. Он планомерно проходит и разгребает заторы в вашей компании.

Представляю модуль "Компонент"

Каждая компания может воспользоваться возможностью работы с "Компонентом" и уже более 100 успешных отзывов по работе с системой.

Представьте себе, что вы поставили задачу и забыли, а кто-то ходит и напоминает о ней исполнителю постоянно. Самое важное, что он не остановится, пока её не закроют, передоговорятся или отменят. Это всё ещё и стоит недорого. Это не топ—менеджер, не руководитель, а просто оператор.

Это просто виджет для Б24, который вы можете настроить под себя. А также арендовать контролёра и поставить все задачи на контроль.

Мы готовы принимать собственников в наш продукт и спасать их от ада с контролем :)

План систематизации можно забрать просто написав мне в телеграм.

Спасибо, что дочитали до конца. Надеюсь, статья была полезна вам. Остались вопросы? Напишите мне в Telegram (или так ссылка), с удовольствием отвечу.

Виктор Андреев
0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null