Принцип открытости: как он повышает эффективность бизнеса и как его использовать

Открытость у многих ассоциируется с уязвимостью, но бизнесу она дает преимущество. Сотрудники эффективнее работают, больше доверяют руководству, чаще проявляют инициативу, разделяют ценности и цели компании, не боятся отстаивать свое мнение. Рассмотрим этот феномен подробнее: в чем заключается принцип открытости, как его добиться и правильно использовать.

Открытость означает высокую информированность внутри компании. Это комплекс определенных составляющих:

• зоны ответственности в команде четко определены;
• сотрудники понимают, что происходит в смежных отделах;
• руководство делится с командой ключевой информацией;
• сотрудники осознают ценность своего вклада и видят результат работы — собственный и коллег;
• цели и задачи бизнеса четко обозначены.

Открытость в разы повышает эффективность команды и создает обстановку, в которой сотрудники задерживаются и хотят развиваться. Согласно исследованию Limeade Institute, принцип открытости в бизнесе в 3 раза повышает вовлеченность команды, увеличивает доверие сотрудников к руководству и помогает персоналу чувствовать, что его ценят.

Рассмотрим подробнее.

1. В «открытом» бизнесе сотрудники больше вовлечены в процессы

Открытость создает атмосферу доверия и взаимного участия. Это позитивно влияет и на команду, и на руководство.

В условиях открытости руководители в курсе настроений в коллективе. Они понимают сильные и слабые стороны сотрудников, эффективно распределяют силы и руководят процессами. Между отделами складывается атмосфера взаимоподдержки. Коллеги готовы прийти на помощь и относятся друг другу с уважением, без снобизма и настороженности.

Сотрудники в такой атмосфере:

• отстаивают свое мнение на равных;
• открыто делятся страхами и сомнениями;
• чувствуют заботу руководства и больше ему доверяют;
• понимают ценность других отделов, готовы прийти им на выручку;
• охотнее идут на контакт, не замалчивают проблемы;
• быстрее реагируют на информацию и замечания;
• дают конструктивный фидбек;
• спокойно и адекватно решают конфликты.

В итоге сотрудники чувствуют себя частью команды и сильнее вовлекаются в процессы. А значит, лучше и усерднее работают, осознают свой вклад в общее дело, лояльнее относятся к возможным изменениям и кризису.

2. Открытость повышает доверие команды к руководству

Далай-лама как-то сказал: «Отсутствие открытости приводит к недоверию и появлению потаенного чувства незащищенности». Вряд ли он подразумевал под этим бизнес, но и здесь это подходит как нельзя лучше.

В структуре открытой компании между позициями «руководитель» и «подчиненный» нет длинной дистанции. Это не про фамильярность и отсутствие уважения — формальное разделение, безусловно, остается. Каждый понимает свою роль, цели и задачи, просто сотрудники при этом не чувствуют себя «ниже» или менее значимыми.

3. Открытость улучшает продуктивность команды

Когда команда знает о внутренней кухне компании, осознает свою роль в структуре бизнеса, не боится высказывать мнение и уверена в собственной значимости — она работает продуктивнее. Такие сотрудники понимают цели компании и больше ориентированы на их достижение. Они не боятся проявлять инициативу, предлагать идеи, реагировать на нарушения и открыто говорить о проблемах.

В атмосфере открытости и доверия сотрудники реже подводят друг друга. Они вовремя сообщают о проблемах, задержках или выгорании, потому что не боятся наказания и знают, что их поймут.

Чувствуя ответственность за общий результат, сотрудники склонны чаще обучаться и развиваться. Они с наибольшей вероятностью смогут добиться профессионального успеха и достичь целей, которые ставятся перед командой.

В «закрытых» же компаниях эффект противоположный. Сотрудники мало знают о внутренних процессах, не понимают ценности собственного вклада и не чувствуют за него ответственности, замалчивают проблемы и не делятся настроениями с руководством. Такая обстановка сказывается и на показателях, и на удержании персонала.

Прежде всего, нужно понимать, что открытость не складывается сама собой — это результат вложенного труда. Усилия потребуются от всех, кто принимает участие в развитии общего дела: руководителей на всех уровнях, HR-специалиста и самих подчиненных.

Открытость требует ресурсов и контроля, но результат того стоит. Расскажем, как мы развиваем этот принцип в команде Compass.

Открытость начинается с коммуникации. Большинство процессов протекает на глазах у сотрудников — все вопросы решаются в общих чатах. Например, те же чаты для целей и задач, где мы публикуем план и стратегию. Показатели ежедневно обновляются, чтобы команда могла видеть, каких результатов мы уже достигли и сколько работы осталось впереди.

Во всех чатах с командой мы призываем сотрудников к диалогу. Начинаем с себя, подавая пример: ставим реакции, поощряем обратную связь и вовремя о ней напоминаем. Обсуждения локальных вопросов ведутся в тредах, чтобы каждый в команде мог высказаться и при этом не запутаться в потоке сообщений чата.

Мы регулярно поддерживаем связь с сотрудниками и помним об общей цели. СЕО компании проводит регулярные ежемесячные созвоны, на которых делится стратегией и подводит итоги прошедшего периода.

Мы поддерживаем ежедневную связь внутри отделов. Каждый день обсуждаем рабочую повестку, чтобы все в командах понимали, кто за что отвечает, на каком этапе находятся задачи и как планировать дальнейшую работу.

Мы поддерживаем открытость между разными отделами. Мы против «стен» между разными структурными элементами. Сотрудники из разных отделов не усложняют коммуникацию, общаясь через руководителей. Они обращаются друг к другу за помощью напрямую.

Например, сотруднику из PR-отдела нужны данные, которые есть только у бекенд-разработчика. Он может написать ему лично с любыми вопросами — и разработчик не станет закрываться, а поможет разобраться в деталях.

Мы не боимся говорить о проблемах и показывать свою уязвимость. Плохие показатели, пропуск сроков и другие деловые неудачи для нас — не конец света и мы не боимся это обсуждать. Так мы показываем команде — быть уязвимым не страшно. Наоборот, это мужество быть собой, признавать свои ошибки и быть готовым их исправить, работая на результат.

Мы не критикуем коллег на глазах у команды. Подобные разговоры всегда происходят тет-а-тет. С поощрением все ровно наоборот — у нас принято благодарить друг друга в общих чатах, отмечать заслуги сотрудников, мотивируя их лучше стараться и чувствовать собственный вклад в общее дело.

Для благодарностей мы используем функцию «Спасибо». Она автоматизирована и находится в карточке сотрудника. Каждый может в пару кликов поблагодарить коллегу, например, за помощь или вовремя сданный проект — и это отразится в общем чате.

Мы быстро реагируем на вопросы и просьбы сотрудников и поощряем честную обратную связь. Даже если она неприятная. Так команда не боится быть искренней и отстаивать свою точку зрения.

Мы за контролируемый конфликт. Это значит, что в нашей команде напряжение проговаривается. Мы не копим претензии и проблемы, а вовремя их разрешаем.

Реализовать открытую коммуникацию не так сложно — для этого потребуется грамотно настроить процессы и найти подходящие корпоративные инструменты.

Например, вот базовый набор инструментов для командной работы:

• Miro — там можно создать карту для обозначения периметров ответственности, вести дейли-доски отделов и стратегические сессии;
• Confluence — для доступной всем базы знаний;
• Jira, Asana или Notion — для ведения проектов.

Если зарубежными продуктами пользоваться проблематично, на отечественном рынке есть не менее крутые сервисы. Например, Kaiten, Teamly, Shtab.

Что касается процессов, то их можно «упаковать» как чаты в корпоративном мессенджере. Вот примеры чатов, которые можно создать для повышения уровня открытости в команде:

• Чаты целей — для больших целей, в которых участвуют представители разных отделов. Такие чаты помогают сфокусированно вести прозрачную коммуникацию по конкретным задачам и заранее продумывать ресурсы и риски.

• Стратегия — тут руководители публикуют плановые показатели на месяц или год, делятся глобальной стратегией, обозначают намеченные результаты.
• Отчёты за день/неделю — подходит для любых отделов, где есть отчётность по показателям.

• Планы на неделю/месяц — позволяет руководителям понимать нагрузку своей команды. Можно создавать как чат с планами для отдельного сотрудника, так и для целого отдела.

• Предложения и идеи — здесь сотрудники делятся мнением и получают возможность проявить инициативу.

Открытость не формируется самостоятельно. Чтобы создать безопасную и доверительную атмосферу в коллективе, руководству стоит начать с себя. Наши советы просты:

• покажите сотрудникам, что признаваться в ошибках, рефлексировать насчет неудач и прорабатывать их — не стыдно, а смело и важно;
• позволяйте команде делиться мнением и поощряйте любой фидбек;
• создайте систему чатов для разных задач в корпоративном мессенджере, чтобы коммуникация была прозрачной и упорядоченной;
• разрушайте стены между отделами, чтобы разные команды чувствовали себя одним целым и могли комфортно взаимодействовать между собой;
• регулярно делитесь стратегией, напоминайте сотрудникам об общих целях.

Тогда сотрудники будут понимать, что компания, в которой они работают — это прежде всего люди. Понимание процессов, взаимоуважение и чувство целостности команды помогают добивается более высоких показателей и двигать компанию вперед.