Как правильно организовать работу на удаленке

Перевод сотрудников на удаленную работу привел к появлению большого количества вопросов у последних. Рабочий день в офисе привычен и имеет четкие границы, за его пределами начинается время отдыха. Работа дома предполагает объединение рабочего процесса и домашних дел, что в итоге приводит к потере продуктивного времени и различным проблемам.

Надо отметить, что удаленная работа возможна не для всех специальностей. Такой формат возможен для специалистов, которые не привязаны к своему рабочему месту, для выполнения задач им нужен компьютер, телефон и ряд программ.

Современные возможности интернета позволяют соединять людей, находящихся в разных странах и даже на разных континентах. Нужные процессы можно выполнять с использованием специальных программ и приложений, а результаты работы передавать через сеть. Однако до настоящего времени находятся скептики, которые считают такую организацию труда работой не совсем настоящей.

Чтобы изменить мнение, достаточно рассмотреть плюсы удаленной работы по сравнению с офисной.

• Возможность экономии времени. При работе из дома приступить к рабочим обязанностям можно практически через пять минут после подъема. Не требуется вставать за несколько часов и тратить время на дорогу. Просыпаться поздно совсем не обязательно. Можно встать рано и посвятить это время любимым занятиям. Экономятся и деньги, т. к. нет необходимости покупать билеты или тратиться на бензин для ежедневных поездок на автомобиле.

• Отсутствие территориальных ограничений. При удаленном формате работы нет никакой разницы, где именно человек живет. Можно находить нужных специалистов за тысячи километров от офиса, и они будут эффективно работать. Кроме того, работники могут путешествовать, не оставляя работы. Конечно, покорить Эверест в процессе работы не получится, но есть возможность переезжать с одного места на другое, будние дни проводить за работой, вечера и выходные посвящать осмотру окрестностей. Самое главное, чтобы была стабильная интернет-связь.

• Создание спокойной обстановки. В собственном доме можно работать в самых комфортных и спокойных условиях. Самое главное — их для себя создать. В офисе такой обстановки добиться не удастся. Там постоянно много людей, а поэтому создается шум, отвлекающие моменты и другие неприятные факторы.

• Отсутствие источников заразных заболеваний. Скученность людей в офисе приводит к тому, что вирус от одного человека быстро передается окружающим. И совсем не важно, обычная это простуда или более тяжелые варианты. Болеть совсем не приятно.

• Не все руководители умеют грамотно организовывать выполнение поручений и контроль за ним.
• Сложность перестройки. Если сотрудник привык работать под постоянным контролем, то необходимость самостоятельно регулировать свое время, планы приводит к нарушению рабочего процесса или соотношения работы и отдыха.
• В процессе работы дома могут мешать домочадцы, которым сложно понять принцип дистанционной работы, и домашние дела, которые постоянно напоминают о себе. Очень тяжело перейти на удаленку семейным людям с детьми. Убедить окружающих, что идет важный процесс и выполняется работа, бывает непросто.
• Отсутствие необходимого технического оснащения. Помимо компьютеров и телефонов, может понадобиться принтер, другая офисная или специальная техника. Кроме того, и сами домашние компьютеры бывают недостаточной мощности. Но, когда работодатель заинтересован в качественно выполненной работе, он старается технически обеспечить сотрудников.
• Потеря и утечка данных возможны из-за недостаточного уровня безопасности. Некоторые компании не переводят своих сотрудников на удаленную работу именно из-за необходимости поддержания безопасности на должном уровне. При использовании в домашних условиях незащищенных соединений создается угроза.
• Не все рабочие программы для удаленной работы имеют понятный и удобный интерфейс. Иногда к нему сложно привыкнуть, потому работа выполняется медленнее, чем могла бы.

• Определение границ. Чтобы не выполнять домашние и рабочие дела одновременно, необходимо выделить временные промежутки для одних и для других. Это позволит уделять максимум внимания конкретному делу, избегать низкой продуктивности, а переход от одного вида деятельности к другой будет восприниматься как отдых.

• Очень важны перерывы. Нельзя работать, не создавая для себя перерывов. Это только кажется, что дома человек меньше устает, т. к. его окружает знакомая обстановка и рутинные дела. На самом деле только эффективные перерывы, позволяющие полностью отключиться от рабочего контекста, помогают восполнить силы.

• Соблюдение графика. Если установлен определенный график с рабочими часами, то не стоит его игнорировать. Плохи как переработки, так и работа вне офисных часов, если требуется контакт с коллегами.

Для организации эффективной удаленной работы необходима подходящая техника и ряд программ. Среди важных компонентов оказывается гарнитура, с помощью которой выполняется связь, и приложения для осуществления трекинга выполняемых задач и проведения совместных работ с остальными участниками процесса.

Техникой и доступом к программам и корпоративным аккаунтом должна обеспечивать компания. Можно работать и с использованием собственного компьютера, но если он относительно старый, рассчитан на всю семью или имеет другие ограничения, то техника потребуется. Обычно удаленным работникам выдается корпоративный ноутбук, в котором установлены все нужные программы для решения поставленных задач.

Общение в мессенджерах может пугать отсутствием невербальной составляющей. Но не стоит его бояться. Надо только научиться четко формулировать вопросы и ответы, а также привыкнуть к общепринятому стилю общения. В одних чатах может быть все очень строго и формально, а в других можно спокойно использовать эмодзи, картинки и мемы.

Основным отличием и особенностью удаленной работы и основой ее организации является контроль выполненных задач. Существуют специальные программы, с помощью которых работодатель отслеживает активность работников, не вторгаясь в их личное пространство. Это позволяет наблюдать за тем, как задачи выполняются, и по ходу дела комментировать процесс, оставлять замечания и выполнять корректировку.

При этом надо помнить, что время, проведенное сотрудником на рабочем месте, не показатель его продуктивности. Гораздо важнее результат, сколько он успел сделать за отведенное для работы время. Можно создавать иллюзию занятости и активности при подключенном трекере, а можно иногда подключаться, чтобы передать результат и отчитаться.

Оптимальным вариантом контроля являются отчеты о выполненной работе. Они обычно появляются в конце дня, по ним можно судить о проделанной работе, а начало дня можно посвятить обозначению задач. Работники — взрослые люди и сами могут распределить время и задачи в порядке приоритетности, совсем не обязательно следить за ними постоянно.

Трекеры и постановщики задач

Slack — позволяет работать совместно в режиме онлайн. Она дает возможность создавать и групповые каналы, и отдельные частные. С первого взгляда интерфейс программы может показаться слишком сложным, но когда в нем разберешься, то получишь немало возможностей.

Сервисы Google — позволяют организовать работу с применением таблиц, документаций и презентаций. Большим преимуществом является возможность внесения правок непосредственно во время работы, легко отслеживается прогресс.

Next Cloud — платформа, позволяющая работать онлайн и учитывающая прогресс в выполнении задач. Ее можно установить на собственный хостинг, что позволяет исключить утечки данных.

Projecto — программа, ориентированная на совместную деятельность. Она содержит наборы инструментов управления командой, которые пользователь может подключать при необходимости.

Программы для связи

Discord — используется для общения с применением видеосвязи. С его помощью создаются и групповые, и персональные чаты, настраиваются разрешения для разных участников, которых можно разделять по группам.

Zoom — обеспечивает видеосвязь. Через него можно транслировать собственный экран. С его помощью проводятся различные собрания и конференции.

MSTeams — применяется для корпоративных звонков с использованием видео. Он позволяет контролировать процесс работы и выполнять просмотр документов непосредственно во время их создания.

Skype — позволяет делать видеозвонки и пересылать файлы.

Сначала программу требуется установить на стационарные и мобильные устройства. Для выбора доступны два режима: общий или корпоративный. В программе регистрируются сотрудники, для них создаются чаты и команды.

Преимущества программы:

• Нестандартность структуры.
• Страницы можно ранжировать по приоритету, а также персонально настраивается главный экран.
• Есть офлайн-режим: с программой можно работать и без подключения к сети. Когда же оно появляется, то происходит синхронизация имеющихся данных у всех участников.
• Легко интегрируется с мобильными устройствами.
• С любого устройства можно получить доступ к имеющимся документам или к планировке задач.
• Данные остаются в безопасности: они защищаются с применением специального регламента, копирование баз данных осуществляется каждый час, поэтому даже при сбое потери будут минимальными. Связь выполняется только через проверенные соединения.

Среди важных моментов организации перевода сотрудников на удаленную работу отмечают следующие аспекты. Очень важно правильно оформить трудовые договоры для работников. Они имеют полное право на отпуска, больничные и прочее, гарантированное Трудовым кодексом. Их наличие никак не зависит от места нахождения работающего сотрудника.

Второй важный аспект — организация защиты данных. Информационная безопасность выходит на первое место при организации работы удаленно. Важно правильно подобрать вариант облачного хранилища, регулярно менять пароли, использовать исключительно корпоративные аккаунты, которые имеют дополнительную защиту данных. Программы предпочтительнее такие, которые не позволяют переносить информацию на другие хостинги.

#удаленка #удаленнаяработа #удаленная_работа #удалёнка #удалённаяработа #удаленные_сотрудники #удаленная_команда #подляуправленияпроектами #управлениеперсоналом #управление_проектами #управление_компанией #управлениесотрудниками #управление_командой #управление_персоналом