Обзор сервисов для кадрового электронного документооборота

Привет, я Алёна Попова, HR с опытом в государственных компаниях. Последние два года я автоматизирую кадровые процессы. Сейчас я работаю в коммерческом секторе, где занимаюсь внутренними коммуникациями и упрощаю взаимодействие кадров и персонала. И поэтому сегодня расскажу вам про выбор провайдера КЭДО.

Оглавление

Как работает кадровый электронный документооборот?

Сервисы КЭДО в деталях

Контур КЭДО

СБИС КЭДО

1С:Кабинет сотрудника

EmplDocs

HRlink

Directrum HR Pro

VK HR Tek

EasyDocs

Lexema-ECM КЭДО

Elma365 КЭДО

Как понять, на что обращать внимание в первую очередь?

Чтобы отвечать всем вызовам времени, компании оптимизируют свою работу. HRM-системы снимают с сотрудников внушительную часть рутинной нагрузки, экономят время, деньги и берегут человеческие ресурсы.

Сервисы для автоматизации позволяют скинуть с себя формальные и рутинные задачи, и свести ошибки к минимуму. Какие-то представлены иностранными, какие-то – российскими разработчиками. Сейчас зарегистрировано несколько десятков программ в сфере кадрового электронного документооборота (КЭДО) на маркетплейсе российского ПО, который в 2022 году запустили Минцифры.

Чтобы выбрать подходящий сервис КЭДО, нужно разобраться в основных функциях и особенностях существующих на рынке предложений. Перевести в формат КЭДО сейчас можно разные документы:

• заявления;
• инструктажи;
• договоры;
• приказы;
• табели и т. д.

Чтобы оценить существующие сервисы и выбрать подходящий компании, стоит обратить внимание на функциональные возможности, безопасность данных и совместимость с другими платформами.

Функциональные возможности

Позволяет создавать и отправлять различный набор документов, подписывать их с помощью УКЭП, УНЭП и ПЭП. Есть возможность отслеживания статусов документов и их передвижения между подразделениями/сотрудниками. Можно создавать свои шаблоны.

Безопасность данных

Данные хранятся на серверах СКБ «Контур», есть возможность их выгрузки в локальный архив компании.

Совместимость

Интеграция с 1С и ERP, возможна интеграция с SAP. Есть мобильная и десктопная версии.

Функциональные возможности

Позволяет создавать и отправлять различный набор документов, подписывать их. Поддерживает 4 вида электронной подписи. Есть возможность отслеживания статусов документов и их передвижения между подразделениями. Можно создавать свои шаблоны.

Безопасность данных

Данные хранятся на облаке или сервере СБИС, выгружаются на портал «Работа России».

Совместимость

Интеграция с системой SAP, возможна интеграция с системами 1С и иными, доступна авторизация через Госуслуги. Есть мобильная и десктопная версии. Есть приложение для Ios и Android.

Функциональные возможности

Позволяет создавать и отправлять различный набор документов, подписывать их с помощью УКЭП и УНЭП. Подписанные документы можно выгрузить из электронного архива.

Безопасность данных

Данные хранятся на сервере 1С или локально на сервере клиента.

Совместимость

Интеграция с 1С. Есть мобильное приложение и десктопная версия.

Функциональные возможности

Позволяет создавать и отправлять различный набор документов, подписывать их любыми видами электронных подписей, в том числе Госключом. Сервис позволяет организовать трудоустройство онлайн, планировать отпуск и дает возможность сотруднику отслеживать свою зарплату. Есть возможность контролировать соблюдение подписание ЛНА. Предусмотрено создание собственных шаблонов заявок и маршрутов согласований.

Безопасность данных

Данные хранятся на серверах компании-клиента, не выгружаются на сторонние серверы, хранилища и иные ресурсы.

Совместимость

EmplDocs состоит из двух частей - расширение к 1С и веб-интерфейс Личного кабинета сотрудника, поэтому не требуется дополнительная интеграция с 1С. Десктопная версия интерфейса адаптирована под мобильный телефон, а также есть приложение на Ios и Андроид.

Функциональные возможности

Позволяет создавать и отправлять различный набор документов, подписывать их с помощью 4 видов электронной подписи – УКЭП, УНЭП, ПЭП ЕСИА “Работа в России” и «Госключ». Есть возможность настроить маршрутизацию для документов, отслеживать их передвижение и статусы. Сервис предлагает функционал массовых рассылок.

Безопасность данных

Данные хранятся либо на облаке, либо на сервере клиента.

Совместимость

Выгружает данные из системы 1С, возможна интеграция с другими системами. Пользоваться можно как с мобильных, так и в десктопе.

Функциональные возможности

Позволяет работать с различными документами, подписывать их, поддерживает все виды подписей. Также сервис предлагает готовые бизнес-решения по организации процессов.

Безопасность данных

Данные хранятся на облаке, которые поддерживаются российскими серверами.

Совместимость

Выгружает данные из систем 1С, SAP.

Функциональные возможности

Позволяет создавать и отправлять различный набор документов, подписывать их с помощью УНЭП. Предлагает отправлять уведомления с напоминанием о подписании документов, выполнять автоматическую проверку сотрудника при найме. Есть возможность настроить маршрутизацию документов.

Безопасность данных

Данные хранятся на серверах провайдера.

Совместимость

Интеграция с системами 1С и SAP. Пользоваться можно как с мобильных, так и в десктопе, также доступно мобильное приложение для сотрудников.

Функциональные возможности

Позволяет создавать и отправлять различный набор документов, подписывать их простой электронной подписью, УНЭП и УКЭП. Предлагает простой конструктор шаблонов для документов. Поддерживает работу с заявками через мессенджеры.

Безопасность данных

Данные хранятся на серверах провайдера.

Совместимость

Интегрируется с 1С и другими системами по API.

Функциональные возможности

Позволяет создавать и отправлять различный набор документов, подписывать их с помощью УНЭП. Возможность уведомлений о пропуске срока подписания документа сотрудниками. Есть маршрутизация согласования а также возможность создания новых шаблонов заявок.

Безопасность данных

Данные хранятся на сервере провайдера.

Совместимость

Интегрируется с 1С:ЗУП, для интеграции с другими программами потребуется API. Есть мобильная и десктопная версии, а также мобильное приложение.

Функциональные возможности

Позволяет создавать и отправлять различный набор документов, подписывать их. Есть возможность маршрутизации документов. Сервис предлагает также возможность распознавания документов.

Безопасность данных

Предлагает работу через облако или на сервере компании-клиента.

Совместимость

Интегрируется с 1С:ЗУП. Настройка работы с другими системами возможна. Есть мобильная и десктопная версии.

Чтобы выбрать подходящий конкретному бизнесу продукт, нужно оценить следующее:

• Количество сотрудников и регулярные рутинные кадровые процессы. Как правило, крупным компаниям требуется более гибкий функционал и продуманные решения по безопасности.
• Потребность в особых функциях: график отпусков, готовые шаблоны заявок, оформление ДМС и другие.
• Возможности интеграции с учетной системой предприятия..
• Бюджет, выделенный для проекта внедрения, который зависит от сроков и объема требуемых изменений.

Сервисы КЭДО, очевидно, решают вопрос кадровой рутины и коммуникации с сотрудниками. Разница лишь в том, что некоторые платформы предлагают более широкий и гибкий спектр решений и возможностей для управления кадрами и автоматизации процессов. Одни из наиболее гибких и развитых по наполнению сервисов КЭДО – «Контур», СБИС, EmplDocs, Directum. Если при выборе решения важна гибкость и адаптивность, то стоит обратить внимание на один из этих сервисов.

Разработчики сервисов КЭДО по-разному подходят к безопасности данных, одни сервисы предлагают облачное хранение, другие хранение на сторонних серверах. Это решение может быть достаточно надежным при соблюдении определенных уровней защиты серверов. В последнее время вопрос безопасности и защиты данных встает очень остро на фоне скандалов с утечками информации.

Некоторые провайдеры предлагают отказаться от копирования данных клиента и хранения их на сторонних серверах. Данные аккумулируются исключительно в учетной системе клиента, снижая риск утечки персональных данных к минимуму. Пока что это не самый распространенный подход – из подборки его применили только разработчики EmplDocs. Тренд на безопасность будет укрепляться в ближайшие годы, и мы увидим больше требований к хранению и защите данных во всех сферах.

Используете кадровый электронный документооборот в своей работе?