КМК Строй-Югра+Directum Lite: порядок в процессах, документах и дисциплине

Благодаря системе электронного документооборота в строительной компании упорядочили работу с документами, сэкономили время, ресурсы и повысили исполнительскую дисциплину до 95%. Инструменты СЭД освободили сотрудников от рутинных операций, и специалисты смогли сосредоточиться на более творческих задачах развития бизнеса.

«КМК Строй-Югра» занимается строительством, реконструкцией и капитальным ремонтом объектов нефтяных и газовых месторождений. Также в портфолио есть модернизация и обновление школ, парков и мест общественной рекреации. В организацию входят 2 «ООО» и 4 «ИП». В компании трудятся около 400 сотрудников, 25 человек – это управляющие в офисе.

Главной «болью» строительной компании долгое время был бумажный документооборот: чем больше появлялось заказов, тем труднее становилось своевременно и без ошибок оформлять огромный пакет документов на каждый объект. А это — различные разрешения и заключения контролирующих органов, муниципальных властей, договоры с подрядчиками и заказчиками, «первичка» по поставкам, отчеты, сметы, техническая и проектная документация. Нарушение сроков подготовки документов и отсутствие контроля грозили финансовыми и репутационными потерями. В компании приняли решение цифровизировать некоторые бизнес-процессы, чтобы избавиться от таких проблем:

● затягивание сроков согласования и потеря важных примечаний от проверяющих;

● расходы на печать большого количества документов и обслуживания офисной техники;

● долгий поиск нужного документа в бумажном архиве, занимающем все больше места;

● расходы на курьерские и почтовые услуги для обмена документами с контрагентами;

● невозможность держать под контролем процессы, согласовывать и подписывать документы во время командировки.

В компании приняли решение: чтобы все исправить, нужна информационная система, которая на одной платформе, без необходимости переключаться между программами и переходить из одного окна в другое, решала бы такие задачи:

1. Управление договорами: работа со всеми договорными документами, приложениями, спецификациями, счетами и актами.

2. Управление делопроизводством: работа с корреспонденцией от подрядчиков, банков, управляющих компаний; внутренние документы: приказы и служебные записки.

3. Финансовый архив: упорядоченное хранение всех бухгалтерских документов и возможность быстро подготовиться к аудиторским и налоговым проверкам.

4. Интеграция с оператором ЭДО «Диадок»: оперативный обмена документами с контрагентами с сохранением юридической значимости.

5. Организация совещаний: подготовка повестки, протокола, автоматическая рассылка поручений по итогам принятых решений.

6. Мобильное приложение: удаленный доступ к системе и возможность оставаться в курсе всего происходящего в компании, находясь в командировке в другом регионе или стране.

Еще одной большой проблемой компании была закупка товарно-материальных ценностей, то есть — материалов для строительного процесса. До цифровизации:

● возникала путаница в счетах и товарных накладных;

● финансовые документы по проекту оказывались в других папках, терялась точность в подсчете расходов;

● согласование и подписание закрывающих документов затягивалось;

● отсутствовал контроль за движением ТМЦ с момента покупки и до поступления на склад.

Администраторы системы сами настроили регламент закупки.

Работы по внедрению проводились в два этапа. Сейчас в компании используют модули и решения Directum Lite:

● «Договоры»;

● «Делопроизводство»;

● «Проекты»;

● «Финансовый архив»;

● «Совещания»;

● интеграция с «Диадок»;

● мобильные приложения Solo и Jazz.

Положительные изменения сотрудники компании начали ощущать через 2-3 месяца.

1. Договоры: документы создаются по шаблону, не нужно ничего распечатывать, вручную подписывать. Обмен с контрагентами проходит через ЭДО. Все договоры хранятся в папке, их легко найти в считанные секунды.

2. Делопроизводство: цифровизировали обработку входящей, исходящей корреспонденции и внутренний документооборот. Для каждого отдела настроен свой регламент, все заверяется электронными подписями.

3. Совещания: не нужно распечатывать протоколы и собирать подписи участников совещания. Благодаря прозрачному контролю выполнения задач исполнительская дисциплина повысилась с 60 до 95%.

4. Закупка ТМЦ: весь процесс поставки – от формирования заявки до фотографий поставленного груза — виден как на ладони.

5. Доступ к системе удаленно: благодаря мобильным приложениям сотрудники всегда остаются на связи, могут в любой момент проверить документы, согласовать и подписать их, отправить задачи на исполнение.

● 4 юрлица работают в одной системе;

● 50 сотрудников стали активными пользователями;

● 2 администратора обучены настройке системы;

● более 70% документов подписывается электронно;

● с 60% до 95% повысилась исполнительская дисциплина;

● начали оцифровку проектной деятельности.