Как улучшить работу HR и отдела кадров. Три основных принципа.
Работа кадровой службы связана не столько с постоянным общением, сколько с большим объемом документов. И если упростить процесс подбора кандидатов можно при помощи программ, то разобраться с документами не так просто. Вечные отчеты, сотни бумаг и резюме, всегда есть вероятность упустить что-то важное.
Итак, я не предлагаю самый эффективный вариант, так как его попросту не существует.
Но есть несколько стратегий, позволяющих уменьшить нагрузку на отдел кадров и HR.
📌 1. Оптимизируем документацию.
Как это сделать на практике? В первую очередь нужно навести порядок в документах, то есть разбить их по форме, содержанию и объему. В идеале так должен работать каждый эффективный отдел:
✔ Составляем перечень всех документов, в том числе на новых сотрудников, кандидатов и действующий персонал.
✔ Выделяем обязательные документы для работы и второстепенные. Многие справки можно дублировать в электронном виде.
✔ Сокращаем количество физических документов, так как уже сейчас во многих процессах используются электронные аналоги.
Принцип довольно простой, но его почему-то не всегда используют. Суть в том, чтобы навести порядок в делах.
📌 2. Организовываем электронный документооборот.
Переход на ЭДО позволяет избавить отдел кадров от сотни документов и бумаг. Оставить можно только обязательные документы, в том числе приказы об увольнении, производственные акты, документы по охране труда и некоторые другие. В частности, те же трудовые книжки можно переводить в электронный формат.
✔ В итоге вы получаете более упрощенную, но эффективную систему трудоустройства, подбора кадров и прочих важных процессов. Документы всегда будут под рукой, то есть в информационной базе предприятия. Сейчас все идет к тому, что большая часть документов будет переноситься в электронный формат.
📌 3. Оптимизируем кадровые процессы.
Самое главное – определить минимальный маршрут для передачи и приема документов.
📍 Например, если вам нужно согласовать проект или утвердить кандидата, то это может делать не только руководитель, но и его замы. Проще говоря, вам нужно сократить шаги согласования без потери эффективности и результативности.
✔ В некоторых компаниях по нескольку раз регистрируют один и тот же исходящий документ, а еще копят бумаги, которые давно утратили актуальность. Если проанализировать работу отдела, можно без нарушения ТК РФ оптимизировать его деятельность.
Мы обсудили только общие рекомендации без углубления в нюансы. Это сложный процесс, но если его пройти, то на выходе вы получите более эффективную работу кадрового отдела в любой компании.