Прокачайте свою ATS или как увидеть реальный поток кандидатов

Рекрутер тратит в среднем 5-10 минут на публикацию вакансии на одном сайте. А таких сайтов может быть 2 - 3 - 5 и более.

Даже если в компании внедрена система автоматизации поиска и подбора персонала (applicant tracking system, далее ATS), позволяющая автоматически публиковать вакансии на сайты по поиску работы, карточку вакансии, как правило, все равно нужно заполнить несколько раз, так как у каждого сайта свои требования к оформлению, обязательным полям и тарифам публикаций. Сбор кандидатов происходит автоматически, в лучшем случае, только с нескольких сайтов, в худшем - рекрутеры вручную переносят понравившиеся отклики.

Руководители не видят общей картины, а рекрутеры упускают кандидатов. Это не дает возможности руководителям подбора эффективно управлять процессом в компании и находить «слепые» зоны.

Когда для одного из наших клиентов эта проблема стала очень острой, мы начали прорабатывать различные варианты решения запроса. Основной идеей, которую мы прорабатывали, стал сервис, позволяющий публиковать вакансии без необходимости заполнять карточку вакансии несколько раз, при этом учитывающий все особенности сайтов по поиску работы. Также он должен был собирать отклики со всех опубликованных вакансий и передавать их в ATS не реже, чем раз в 30 минут, так как в массовом подборе значение имеет именно скорость ответа кандидату. Таким образом, рекрутер должен был продолжить работать в привычном для него интерфейсе ATS, но при этом увеличить свою эффективность и скорость подбора релевантного кандидата.

Анализ российского рынка показал, что готовых сервисов, которые удовлетворяли бы всем требованиям бизнеса и были бы готовы интегрироваться с любой ATS, просто нет. Поэтому было принято решение о начале разработки такого сервиса на базе нашей внутренней платформы DORS. В ней уже были основные рабочие инструменты, которые позволяли хранить и обрабатывать всю информацию, которая поступает из ATS и с сайтов по поиску работу. Оставалось только настроить соединение по API с каждым из источников. А ещё как-то учесть все их особенности, тем самым избавив рекрутеров от монотонной работы и освободив время для действительно важных задач.

Решение внутри компании получило название «Мультипостинг для ATS». Хотя для многих это понятие подразумевает именно публикацию вакансий, мы же вкладываем в него полный цикл работы с сайтами по поиску работы. Основная идея в том, чтобы заполнять карточку вакансии один раз в своей ATS и выбирать, где вы хотите опубликовать вакансию. Дальше система всё сделает за вас.

Для реализации этого функционала необходимо было провести как внутреннюю работу с заказчиками по стандартизации вакансий и соотнесению значений на разных сайтах (например, категорий вакансий или тарифов публикаций), так и продумать техническую реализацию для меппинга таких значений. Последнее, кстати, мы смогли закрыть простыми матрицами соответствия, которые нужно заполнить единожды при настройке системы.

Для пилота решения были выбраны основные сайты, которые приносят больше всего релевантных кандидатов: HH, SJ, Зарплата.ру, Авито и VK Работа. Благодаря тому, что API этих сервисов развит достаточно хорошо, мы смогли реализовать все основные функции:

Естественно, реализация таких задач не могла пройти без ошибок из-за человеческого фактора. Рекрутер мог просто не заполнить какое-то нужное поле для публикации или модератор по какой-то причине не пропустил вакансию к публикации, но эти кейсы мы смогли закрыть записью логов с «человеческим» описанием и оправкой этих логов на e-mail ответственному за вакансию. Это позволяет в короткий срок исправлять ошибки и заново публиковать вакансии в соответствии со всеми правилами сайта.

Также важной задачей в реализации была публикация вакансий на сайтах от реальных аккаунтов компаний, которые используются уже много лет. HR бренд - то, за что борется любая компания в наше время, а, например, тот же индекс вежливости у HH играет немаловажную роль в продвижении вакансий на сайте. Решение оказалось на поверхности, так как сайты по поиску работы либо готовы предоставлять бесплатно свои API, либо стоимость их подключения включена в тарифы, которые уже использовала компания. Оставалось только зарегистрировать приложение на аккаунты компании и получить тот необходимый токен для авторизации.

Как показала практика, такой подход к работе с вакансиями и откликами не только позволил увидеть реальный поток кандидатов, которые откликаются на вакансии, но и увеличить количество публикаций на сайтах, так как этот процесс занимает теперь в разы меньше времени. Реализация мультипостинга также позволила увеличить эффективность самой ATS, так как все отклики автоматически попадают в систему. Дальше в дело вступают внутренние алгоритмы ATS, она автоматически объединяет дублирующих кандидатов, проводит прескрининг кандидата, рекрутерам остается только разобрать уже проанализированные отклики и начать общаться с наиболее релевантными кандидатами.

Полный цикл интеграции удалось организовать раз в 15 минут, что увеличило скорость ответа кандидатам.

Как итог: рекрутеры получили большое количество откликов и теперь видят полную картину в удобной и привычной для них системе.

Возможностей для дальнейшего развития ещё много, но мы уже готовы поделиться с вами промежуточными результатами, потому что они действительно стоят внимания. Мы сделали интеграцию одной из наших ATS (Talentlink) и также можем сделать и с любой другой, будь то кастомная разработка внутри компании или какая-то популярная ATS, главное, чтобы система имела свои API.

Пользуетесь SF - здорово, используете E-Staff или Potok - тоже круто, разработали свою систему - не проблема. Мы поможем увеличить эффект от системы за счёт того, что вам больше не нужно проделывать тонну ручной работы.

P.S. Если кое-кто будет на зарубежных серверах, мы еще и прикроем задачу по сбору ПД на территории РФ :)