Выгрузка финансовых операций из ПланФакт в Битрикс24: менеджерам нужны данные
Приветствуем вас, уважаемые подписчики! Сегодня расскажем, почему финансовый учет важен в контексте использования CRM. Статья будет полезна всем без исключения, а в особенности — владельцам бизнеса и руководителям, которые хотят подружить бухгалтерию с продажниками, связать финансовый и коммерческий отделы без работы в куче программ и рисков угрозы финансовой безопасности. Читаем и изучаем.
Мы не будем вас учить, как вести бизнес и бухгалтерию. Вы и сами знаете, что финансовый учет важен не только потому, что ежемесячно необходимо отчитываться перед финорганами, но и для того, чтобы не было задолженностей перед фондами и сотрудниками, выполнялись финансовые обязательства перед партнерами, оплачивались регулярные обязательные платежи. Для упрощения работы бухгалтерии есть множество специализированного ПО, например, ПланФакт.
Актуальная информация о движении денежных средств нужна не только директору и бухгалтеру. Если вы активно продаете и ваши продажники имеют KPI, то есть, их мотивация привязана к оплатам от клиентов, они также должны знать о статусах оплат. Но доступа к банку и ПланФакту, если вы им пользуетесь, отдел продаж не имеет. Что делать?
Как правило, отдел продаж работает в CRM и, если подружить вашу CRM (Битрикс24 или amoCRM) c ПланФакт, то можно снять с бухгалтера нагрузку по актуализации информации для отдела продаж. Тогда вся актуальная информация о приходах в нужном объеме будет автоматически поступать из ПланФакт в CRM и бухгалтер может спокойно выполнять свои задачи не отвлекаясь на рутинный процесс ручного переноса данных.
Итак, нам нужно связать один сервис с другим, значит, нужен Пинкит.
1. Как происходит процесс контроля оплат?
Представим штатную ситуацию: клиент приходит в компанию и хочет что-то купить — товар или услугу. Он общается с менеджером отдела продаж, который заводит контакт и сделку в Битрикс24.
Мы знаем, что форма расчетов бывает разная: предоплата, постоплата, рассрочка, поэтому не всегда статус сделки "Успешна" означает полное выполнение финансовых обязательств клиентом. Чтобы закрыть сделку, нужно подтверждение от бухгалтера, что клиент полностью оплатил заказ и деньги поступили на счет.
Клиентов много, и каждый входящий платеж необходимо идентифицировать, здесь нам и поможет ПланФакт:
На расчетный счет приходит поступление денежных средств. Для него создается операция и ей присваивается контрагент и статья. Бухгалтер вносит всю необходимую информацию и учитывает этот платеж у себя в 1С.
Банков может быть много, счетов тоже много, а еще каждый платеж нужно соотнести со сделкой/счетом в Битрикс24, чтобы менеджер, который ведет сделку, мог ее закрыть и получить бонус за успешную продажу.
Задача: автоматизировать этот процесс, чтобы бухгалтер не выполнял лишнюю рутинную работу, а менеджер не дергал бухгалтера (эти действия ежедневно отнимают много времени и сил).
Нам необходимо связать ПланФакт и Битрикс24, сделать это можно с помощью Пинкит. Итак...
2. Связка ПланФакт и Битрикс24 посредством Пинкит
В ПланФакте приходы можно автоматически группировать по статьям для удобства. Например, если вы продаете одному и тому же контрагенту ежемесячно одно и то же (возьмем аренду офиса), то при создании прихода ему автоматически можно присвоить одну и ту же статью (например, "Аренда").
С помощью Пинкит мы можем сопоставить платеж и сделку: для этого необходимо найти соответствие между платежом по его сумме и контрагенту и сделку по ее сумме и контрагенту. Помним, что оплата может быть частичной, это тоже необходимо учитывать и закрывать сделку только тогда, когда все платежи проведены.
Для этого необходимо установить приложение Пинкит в своей CRM, затем зарегистрироваться в личном кабинете (ЛК) Пинкит. После авторизации в ЛК нужно добавить доступы к вашему порталу Битрикс24 и вашему ПланФакту:
Теперь добавляем интеграцию и настраиваем ее с помощью инструментов сопоставления для того, чтобы при создании финансовой операции данные летели сразу в CRM без участия бухгалтера и ручного копирования данных.
То есть, по приходу в ПланФакт автоматически обновляется сделка, заполняются нужные поля и статус меняется на "Успешно", только если пришли платежи по всем счетам клиента. Тогда ваши продажники получат актуальную информацию, и все будут довольны :)
Таким образом, вы автоматизируете каждодневную рутину вашей бухгалтерии и ваших менеджеров: больше менеджер отдела продаж не будет дергать бухгалтера, чтобы узнать, оплатил клиент отправленный им счет или нет. Приходы летят, сделки закрываются, менеджеры получают бонусы, а бухгалтер не отвлекается и занимается своими важными задачами.
А еще, мы поможем настроить дашборды по финансовым операциям, чтобы вы видели в динамике состояние компании на графиках и диаграммах. Так вы сможете анализировать в реальном времени, по каким статьям больше всего приходов, какие услуги и товары меньше востребованы и как их можно оптимизировать и так далее.
Итог
Если вы хотите улучшить финансовый учет на своем предприятии, но не знаете как — оставьте нам заявку, мы уже настроили интеграции Пинкит множеству клиентов, сможем помочь и вам.
Не стоит откладывать на потом такие важные процессы: автоматизируйте их, и вы сэкономите время своих сотрудников и расходы на оплату ручного труда.
А еще каждому клиенту мы дарим бонусные часы техподдержки, которые вы можете потратить на услуги наших квалифицированных инженеров. Они недельным спринтом настроят вам работающую проверенную интеграцию. Разве это не круто?
А вы не забыли про нашу акцию? Мы делаем скидку 12 000 рублей за любой тариф Пинкит в честь нашего 12-го дня Рождения. Осталось совсем немного, успевайте до конца акции: она продлится только до 31 июля.