Согласование документов в Битрикс24 и подписание их в Диадок внутри бизнес-процесса
Сегодня у нас новый интересный кейс для автоматизации документооборота: расскажем о связке двух систем через Пинкит - это Диадок и Битрикс24. Если вы пользуетесь системой электронного документооборота и хотите настроить обмен данными между вашим ЭДО и CRM — это история для вас.
1. Ситуация. Боль. Решение.
Один из наших клиентов пользуется ЭДО, в частности, сервисом Диадок, а его команда работает на портале Битрикс24.
Диадок используется для отправки, согласования и подписания ЭЦП документов с поставщиками и клиентами (актов, договоров и прочее), а Битрикс24 — для подготовки этих самых документов (договора формируются в сделках и смарт-процессах с использованием готовых шаблонов в конструкторе документов Битрикс24).
Проблема в том, что сотрудники, которые непосредственно готовят документы, не имеют доступ в Диадок (доступ к нему имеет только бухгалтер и руководство). Сотрудникам приходится вручную брать документы из Битрикс24 и заливать их в Диадок, а это дополнительное время и вероятность ошибок (сотрудник вообще может забыть передать документ).
Если какой-то процесс технически возможно автоматизировать, значит, нужно это сделать :)
Плюс есть еще один неудобный нюанс — бухгалтер не находится в системе Диадок постоянно. Бывают ситуации, когда какой-то контрагент направляет запрос на обмен документами (утрированно, "стучится в друзья"), а его некому принять.
Поставщик вынужден ждать и не сможет вовремя прислать и подписать документы. Это никому не нужно, так как документооборот — дело достаточно серьезное и требует соблюдения порядка и сроков.
Итак, что мы предложили клиенту?
Мы уже использовали подобную автоматизацию для своих документов и у нас есть релевантный опыт. Задача решается несколькими интеграциями, о которых расскажем далее.
2. Интеграции по обмену документами из смарт-процессов Битрикс24 и обратно плюс создание дела из письма для аппрува запроса контрагента
2.1. Рассмотрим сначала более легкий кейс - по "добавлению в друзья" юридического лица в Диадок.
Когда в Диадок приходит запрос от контрагента, также приходит уведомление на почту, и если она привязана к Битрикс24, то письмо попадает и на портал. Пинкит находит это письмо и создает из него дело на нужного ответственного (например, бухгалтера).
Соответственно, бухгалтер ставится в известность не выходя из Битрикс24 и может согласовать нового контрагента в Диадок не выходя из Битрикс24.
2.2. Теперь рассмотрим интеграцию по отправке документов из Битрикс24 в Диадок.
Сотрудник создает смарт-процесс, в нем посредством бизнес-процесса готовит документ, который нужно передать в Диадок. Для этого используем инструмент "Скачать файл" (этот инструмент мы также используем для интеграции с HeadHunter).
То есть, на первом шаге забираем данные из Битрикс24 при создании (либо же обновлении) смарт-процесса, на втором шаге настраиваем инструмент для скачивания документа, и на третьем шаге передаем документ в Диадок для дальнейшего согласования и подписания ЭЦП.
Также в смарт-процесс Битрикс24 передается статус документа ("Согласовано" или "Подписано") и затем уже подписанный ЭЦП документ передается обратно в смарт-процесс.
Система ЭДО, несомненно, экономит деньги и время на согласовании и подписании документов. Но если использовать функционал Диадок или Контур в связке с CRM, можно автоматизировать полный цикл согласования и подписания документов: обмениваться статусами документов между Диадок и Битрикс24, а также подписывать документы ЭЦП напрямую из портала CRM.
Используя интеграцию Битрикс24 и Диадок, вы сможете организовать согласование и подписание документов в Диадоке, не выходя из Битрикс24.
Собираем новости, события и мнения о рынках, банках и реакциях компаний.
Февраль проходит крайне волатильно, важнейшим событием стали переговоры о переговорах, акции на них отреагировали молниеносно, а я продолжаю покупать акции в свой портфель. Посмотрел, как идут успехи с приведением его к целевым значениям. После внесения правок в стратегию по акциям работы предстоит много. Размер портфеля составляет 2,301 млн рублей…
Приветствую всех в своем блоге! 🌟 Я знаю, как важно использовать правильные инструменты для продвижения бизнеса в онлайн-среде. Современный рынок предлагает множество решений, но не все они подходят для каждой компании. В этой статье мы узнаем о самых популярных и эффективных инструментах интернет-маркетинга, их преимуществах, недостатках и дадим…
Ставка 21% — без изменений. Почему регулятор считает свою политику успешной, если бизнес кричит о проблемах, а цены на продукты растут?
Умножаем 13 градусов на 1,3 литра в день, умножаем на 5 дней в неделе, умножаем на 8 лет и получаем алкоголизм и фоновую тревожность. Такое вот профессиональное заболевание пивовара.
Самые интересные новости финансов и технологий в России и мире за неделю: доллар по 90 рублей, блокировка BestChange в РФ, закон о борьбе с англицизмами, конституционный кризис в США, OpenAI обещает новую «модель-тимлида» GPT 5, а Tether купил кусок футбольного «Ювентуса».
Всем привет, это снова команда Chipsa! Мы выходим на финишную прямую в рассказе о том, как менялся наш сайт. Ранее вы уже узнали, какие смыслы заложены в проект и какую дизайнерскую концепцию мы воплотили. На очереди — последний, но от этого не менее важный аспект: техническая реализация. Возможно, он не столь «громкий» и «скандальный», как предыду…