Штрафовал за фразу «я забыл», работала вечерами и на выходных: главные ошибки предпринимателей
Мы расскажем истории предпринимателей, которые не побоялись рассказать о своих ошибках. Они тратили ежедневно более 4 часов на напоминания, работали по вечерам и на выходных вместо сотрудников, а кое-кто и вовсе кричал и штрафовал за фразу «Я забыл». Однако при помощи систематизации бизнеса им удалось освободить 80% времени, уменьшить тревожность и начать отдыхать в нерабочее время. О том, как им удалось этого добиться, читайте в нашей статье.
Привет, это Квант. Мы помогаем компаниям масштабироваться в 2–3 раза, освобождаем руководителям по 80 часов в месяц и делаем всякие полезные штуки, чтобы собственники бизнеса переставали жить на работе.
Сегодня мы расскажем истории трёх предпринимателей, поговорим о том, какие проблемы с сотрудниками у них были, и расскажем, как они их решили.
Испортил отношения с сотрудниками криками и штрафовал за фразу «я забыл»: кейс Манвела Абраамяна
К нам обратился Манвел Абраамян. Одной из его проблем были испорченные отношения с сотрудниками.
Манвел Абраамян — исполнительный директор компании Mobi711, которая занимается продажей аксессуаров для смартфонов и реализует товар через розничные магазины и через Wildberries. Сейчас в компании работает 50 сотрудников.
Сотрудники Mobi711 систематически не выполняли задачи. Они постоянно говорили: «я забыл», «я не знал», «я не помню», «это не я, это другой».
Из-за этого Манвел часто срывался и кричал на своих подчинённых:
«Да как же вы забываете? Неужели нет никакого чувства ответственности перед собой?»
Крик не помог, и Манвел попробовал ввести систему штрафов. Каждый раз, когда сотрудник произносил фразу «я забыл», он должен был положить 100 рублей в специальную копилку «Незабудка».
Однако этот способ тоже не работал. Сотрудники платили штрафы и злились на Манвела, но про задачи по-прежнему забывали. Не помогло и заверение Манвела, что все деньги из этой копилки пойдут на празднование Нового года. Копилка продолжала пополняться.
Сейчас я могу подойти к сотрудникам, обнять их, спросить, как дела
После внедрения «Кванта» сотрудники перестали постоянно забывать о бизнес-задачах. Этого удалось добиться с помощью инструментов «Повторяющиеся задачи» и «Коммуникатор».
1. Все задачи собрали в одном месте: теперь не нужно было информацию по одной из задач искать на почте, по другой — в WhatsApp, а по третьей обращаться к более опытному коллеге.
2. Автоматизировали работу над повторяющимися задачами: задача автоматически появлялась в «Кванте» у сотрудника, когда приходило нужное время. Человеку не нужно было постоянно держать в голове, что каждый вторник и четверг у него приёмка товара.
3. Установили «Коммуникатор»: теперь, если человек забывает о задаче, ему звонит диспетчер и напоминает о ней.
Из-за этого конфликты с сотрудниками у Манвела сошли на нет, а продуктивность выросла более чем на 30 %. У предпринимателя не было причины кричать и ругаться, ведь сотрудники не забывали о задачах.
«Сейчас я могу подойти к ним [сотрудникам], обнять, спросить, как их дела. А ведь раньше на тех же самых людей я мог кричать и ругаться».
После внедрения «Кванта» Манвел приходил на работу и не знал, чем ему заниматься: 80% его рабочего времени освободилось. Однако его компания за это время выросла более чем в 4 раза. Вы можете более подробно ознакомиться с опытом Манвела и узнать, как ему удалось этого добиться, тут.
Приходилось вечерами и на выходных работать за сотрудников: кейс Надежды Кольцовой
В «Квант» обратилась предприниматель Надежда Кольцова. Ей постоянно приходилось работать за сотрудников и исправлять их ошибки.
Надежда Кольцова — владелец сети кофе-баров Coffee Like. Штат компании состоит из 30 сотрудников.
Сотрудники Надежды — в основном 18–20-летние ребята, для которых это первая работа. Это особенность бизнеса в сфере общепита. Предпринимателям часто приходится обучать молодых специалистов, на это уходит много времени, а затем через несколько месяцев, в лучшем случае через пару лет, сотрудники уходят и приходится нанимать новых.
Кофе-бары Надежды расположены в разных концах города, поэтому она не могла ездить лично и проверять работу каждого сотрудника. Из-за этого многие ошибки приходилось исправлять в нерабочее время или на выходных.
Например, Надежде мог вечером позвонить поставщик и сказать, что сотрудник забыл заполнить заявку на товар. В результате предпринимателю приходилось открывать ноутбук, самостоятельно заполнять заявку и договариваться с поставщиком, чтобы продукты вовремя привезли. А ведь утром работу никто не отменял.
Сейчас всё можно делать нажатием кнопочки «одобрить» или «вернуть задачу в работу»
После внедрения «Кванта» с новичками стало проще работать. На их обучение стало тратиться меньше времени, а также они перестали забывать про свои задачи. Этого удалось добиться при помощи использования функционала «Регламентов» и «Коммуникатора».
1. Обучение новичков автоматизировали: прописали регламенты — пошаговые инструкции для сотрудников. Теперь достаточно, чтобы сотрудник прочитал регламент и выполнил тест по нему, чтобы понять, как выполнять большую часть обязанностей.
2. Установили «Коммуникатор»: сейчас если сотрудник забудет заполнить заявку на товар, то ему будет звонить диспетчер и напоминать об этой задаче до тех пор, пока работа не будет сделана. Если же сотрудник не выполнит задание, то коммуникатор позвонит Надежде и расскажет ей о возникшей проблеме.
Обучение сотрудников стало проходить в 3 раза быстрее.
«Вы садитесь, пишите [регламенты], потратили на это день, но дальше эта система уже выстроена. Не нужно уже никакого дополнительного обучения, не нужно тратить время на обратную связь, всё можно делать нажатием кнопочки «одобрить» или «вернуть задачу в работу».
Кроме того, Надежда при помощи «Кванта» смогла побороть высокую текучку, перестала работать в нерабочее время и сама стала более продуктивной. Узнать подробнее об её опыте и понять, как ей это удалось, можно тут.
Тратил 4 часа ежедневно, чтобы напомнить сотрудникам об их задачах: кейс Николая Аникина
В «Квант» обратился предприниматель Николай Аникин. Он ежедневно тратил минимум 4 часа своего рабочего времени на контроль сотрудников.
Николай Аникин — руководитель группы компаний Фабрика «Вкусно» в Томске, которая занимается производством готовой еды для магазинов и служб доставки. В компании 140 сотрудников.
Каждый день Николаю нужно было выполнить около 30 личных задач и ещё 50 задач проконтролировать.
Установка напоминания в телефоне занимала примерно 1–2 минуты. Кроме того, сотрудникам часто приходилось долго объяснять суть задачи. Учитывая, что таких задач в день было около 50, на их постановку и контроль уходило более 4 часов рабочего времени ежедневно. При этом эффективность была низкой. Многие задачи упускалась из вида и подвисали.
Еду на встречу, а голова пустая от задач: как после внедрения “Кванта” у Николая уменьшилась тревожность и пропал мандраж
После внедрения «Кванта» с новичками стало проще работать. На их обучение стало тратиться меньше времени, а также они перестали забывать про свои задачи. Этого удалось добиться при помощи использования функционала «Коммуникатора».
«Коммуникатор» – это диспетчер нашей компании, который отслеживает, выполняют ли сотрудники в срок поставленные задачи. Если исполнитель не сделал работу, наш диспетчер звонит ему и напоминает о задаче. Если же сотрудник продолжает не выполнять поручение, коммуникатор звонит его начальнику и рассказывает ему о возникшей проблеме.
Николай перепоручил контроль сотрудников коммуникатору. Теперь он не тратит ежедневно по 4 часа на контроль сотрудников, постоянные напоминания и объяснения одних и тех же вещей по 100 раз.
Внедрение «Кванта» улучшило и эмоциональное состояние Николая.
«У меня уменьшилась тревожность. Я помню, как было раньше: едешь в машине весь на тревоге: то не забыть, туда позвонить, проконтролировать. А сейчас точно понимаю, что задачу закинул в систему — и освободил голову».
Кроме того, Николай при помощи «Кванта» сформулировал миссию компании и сэкономил на обучении сотрудников, внедрив регламенты. Миссия компании оказалась для Николая не просто пафосными словами на сайте, она действительно помогла увеличить прибыль. Узнать подробнее о его опыте и понять, как ему это удалось, можно тут.
Хотите так же?
Если вы хотите перестать постоянно напоминать сотрудникам о задачах и злиться на них за то, что они ничего не делают, ознакомьтесь с нашими полезными материалами. Мы расскажем, как контролировать сотрудников и при этом не превратиться в надзирателя, который стоит над душой и тратит на это более 4 рабочих часов каждый день.
Запишитесь на нашу бесплатную экскурсию в «Квант». Это созвон с экспертом, который расскажет о том, как перепоручить контроль диспетчерам, которые не болеют, не уходят в отпуск и не будут покрывать безответственных сотрудников.
Канал Дмитрия Калашникова– канал сооснователя бизнеса с капитализацией в 1,5 млрд рублей и создателя системы. В своём блоге он рассказывает о том, как избавиться от операционки и начать масштабировать бизнес.
Канал Кванта – канал компании, в котором мы делимся полезной информацией об управлении и рассказываем, как можно освободить больше времени на личную жизнь и перестать работать за своих сотрудников по вечерам и на выходных.
а можно ли в Кванте отправлять ссылки, скриншоты и файлы?
Да, к каждой задаче можно прикреплять скриншоты , ссылки и файлы.
Более того, регламенты у нас можно зафиксировать при помощи видео, а не описывать вручную. Предпринимателю это поможет сэкономить больше времени и все наглядно показать. Некоторые функции будут более понятны сотрудникам, если они один раз посмотрят видео, а не будут раз за разом перечитывать много текста.
как вообще можно кричать на взрослых, состоявшихся людей? Это не твои друзья, с которыми вы не поделили что то, это люди с которыми у вас деловые обязательства. Как можно забыть? когда у тебя нагрузка за троих сотрудников очень легко что то забыть и дело тут не в безответственности
Мы тоже считаем, что такие методы не работают, и предпринимателям нужно соблюдать субординацию при общении с сотрудниками. Также мы против штрафов.
Однако предприниматели тоже люди, и они, к сожалению, могут срываться на сотрудниках, особенно если приходится повторять одно и то же по сто раз.
Для этого и нужна система управления. Сотрудники четко знают, какие у них обязанности, могут планировать свой рабочий день и они знают, что их не обвинят из-за ошибки их коллеги. Предприниматели знают, что все задачи будут выполнены, и им не придется все переделывать или постоянно ходить и напоминать о работе. По итогу, все в выигрыше, и отношения в коллективе становятся более здоровыми
Предпринимателям часто приходится обучать молодых специалистов, на это уходит много времени, а затем через несколько месяцев, в лучшем случае через пару лет, сотрудники уходят и приходится нанимать новых.- а можно просто поднять зп сотруднику, повысить замотивировать его остаться
В общепите в основном работают студенты, для которых это временный заработок, и даже если им поднять зарплату, они все равно будут уходить, чтобы найти работу получше.
А более взрослые сотрудники редко идут в общепит, у них уже выстроена карьера.
У всех прям столько времени освободилось, а это точно реально? Может, предприниматели немного приукрасили