Победить опоздания и переработки: как компания из Казахстана создала сервис по учёту рабочего времени

Стартап Clockster появился в Казахстане в 2017 году, сервис помогает малому и среднему бизнесу с помощью мобильного приложения или биометрических устройств анализировать посещаемость сотрудников: опоздания, ранние уходы или переработки.

Clockster привлек 1,1 миллион долларов инвестиций и создал международный HRM-сервис, которым пользуются более 35 000 синих воротничков в гостиницах, ресторанах, супермаркетах, бутиках, клининговых сервисах и других компаниях. Сейчас компания выходит на российский рынок и использует для этого облачные сервисы Yandex.Cloud.

Ержан Рыскалиев начинал карьеру в IT как наёмный сотрудник, а когда компания, в которой он работал, закрылась — вместе с коллегой из Индии в 2014 году основал первый стартап — приложение Time to Chill для поиска блюд и заведений в Астане.

Партнёры привлекли $200 000 инвестиций от местных бизнес-ангелов, но проект не взлетел. Основатели сделали слишком большой упор на разработку, потратив на это много времени и средств, на маркетинг осталось недостаточно ресурсов, поэтому раскрутить продукт не получилось. Ещё Ержан считает, что команда ошиблась, когда согласилась получать инвестиции траншами. Из-за частых задержек с выплатами приходилось откладывать маркетинговые кампании, при этом нужно было регулярно тратить ресурсы на зарплаты.

Через год после запуска стартап пришлось закрыть. Но опыт был полезным, и из него следуют два важных совета:

1. Берите все инвестиции сразу;

2. Не пытайтесь довести продукт до идеала, начинайте продавать его полусырым и не бойтесь получить плохой фидбэк.

В 2015 году команда работала на фрилансе и получила заказ на создание системы учёта рабочего времени для компании American Food (франчайзи KFC, Hardee’s, Costa Coffee и PizzaHut в Казахстане). Нужно было создать решение, которое автоматизирует учёт рабочего времени и повысит дисциплину сотрудников.

Решение по учёту времени персонала организовали с помощью терминалов, которые считывали отпечатки пальцев, и специально разработанного софта. Биометрические устройства использовали для максимальной прозрачности: до этого сотрудники American Food часто опаздывали, а чтобы скрыть это, заносили в бумажные табели неправильное время прихода и ухода.

В новой системе руководитель или HR мог получить разные показатели посещаемости сотрудников и скачать их в виде Excel-файла, также данные автоматически уходили в корпоративную ERP-систему, в которой рассчитывалась зарплата. Программа дала возможность увидеть, кто из сотрудников стабильно ходил на работу, а у кого были пропуски, кто задерживался после смены, уходил раньше или опаздывал.

Поначалу некоторые работники относились к сервису настороженно, так как им был неприятен постоянный контроль со стороны руководства. Однако прозрачные отношения оказались выгодны всем: сотрудникам стало проще получить компенсацию за переработку или уйти в заслуженный отпуск, а HR-специалисты тратят меньше времени на контроль, а значит, могут заняться улучшением условий труда в компании и другими стратегическими задачами.

Кастомный проект для American Food оказался успешным, поэтому команда решила доработать бизнес-модель и масштабировать проект на местном рынке в сегменте СМБ.

В 2017 году предприниматели зарегистрировали отдельную компанию и привлекли первые 100 000 долларов ангельских инвестиций. В следующем году начались первые продажи: после запуска Clockster подключил к системе 60 новых клиентов.

Вскоре оказалось, что у существующей бизнес-модели есть недостаток. Клиенты получали в аренду от Clockster биометрический планшет, поэтому нужно было продумывать логистику и тратиться на доставку оборудования в другие города. Периодически планшеты ломались и гарантийные случаи сказывались на операционной деятельности.

Чтобы сэкономить на ремонте и логистике, команда решила сделать ставку на мобильное приложение, которое можно использовать на любом смартфоне, а девайсы продавать только опционально и по разовой оплате. Сканер отпечатков пальцев заменили на Face ID, а вместо планшетов теперь используют терминалы, которые легко установить силами клиентов. Биометрические данные в системе защищены шифрованием, их нельзя перенести или использовать в стороннем софте.

В 2018 году стартап привлёк ещё 240 000 долларов от казахстанско-американского фонда и местного бизнес-ангела. А в 2020 году компания заключила сделку на 750 000 долларов, лидирующим инвестором в ней выступил фонд Quest Ventures из Сингапура. Всего в проект вложили 1,1 миллион долларов.

Простая технология. У большинства HRM-продуктов сложная техническая составляющая: клиентам нужно обязательно устанавливать терминалы и ПО, а затем проводить обучение сотрудников. Часто у малого и среднего бизнеса нет на это ни финансов, ни других ресурсов. Как правило, в небольших компаниях функция HR-менеджера объединена с функцией бухгалтера, которому некогда изучать дополнительные программы. Clockster же предлагает максимально простой инструмент, его можно освоить всего за несколько минут.

Лёгкий онбординг сотрудников в систему. Менеджерам не нужно тратить время и регистрировать сотрудников. Человек может сам зарегистрироваться в системе и добавить себя в компанию. Менеджер всегда видит всех новых сотрудников и может редактировать любую информацию в случае ошибок.

Расписания. Сотрудники могут сами составлять рабочие расписания, и это снимает с HR-менеджеров огромную часть нагрузки: как правило, система составления расписаний для «синих воротничков» отнимает немало времени.

Коммуникации в одном месте. В Clockster есть единая система запросов. Руководители смогут каждый день фиксировать любые обращения сотрудников: заявления на отгулы, командировки, больничные, авансы или покупку оборудования. Так запросы не теряются в почте или мессенджерах. В запросах можно вести переписку и отправлять их на одобрение менеджерам. Скоро в запросах появится возможность создавать задачи.

Payroll. Ещё в ближайшее время у малого бизнеса появится возможность считать зарплаты прямо в системе: без 1С или Excel. Данная функция уже запущена в альфа-версии.

Большая часть клиентов Clockster — предприниматели из Казахстана. Здесь у стартапа практически нет конкурентов. Постепенно компания выходит на рынки других стран СНГ и собирается активнее привлекать клиентов из России.

Сейчас компании по всему миру приходит в себя после локдаунов, и для систем учёта времени это хорошая возможность масштабироваться. Предприятия, особенно в сфере HoReCa, потеряли много денег, и это заставляет их эффективней относиться к расходам, экономике, контролю сотрудников и общей дисциплине.

В январе этого года, чтобы выйти на российский рынок, Clockster мигрировали в Yandex.Cloud с европейской облачной платформы DigitalOcean. У компании большие планы на рынок РФ, а партнёрство с облаком важную роль для хранения данных и позволяет Clockster соответствовать стандартам 152–ФЗ.

Для глобального рынка стартап использует сервера Digital Ocean, где передача информации занимает 74–87 миллисекунд. Передача данных на московские сервера Yandex.Cloud происходит быстрее — за 41 миллисекунду. С учётом времени, которое сервер тратит на выполнение запроса, скорость загрузки выросла примерно на 15%. Это значит, что для российских клиентов сервис будет работать быстрее, чем для всех остальных. Мгновенная загрузка очень важна для бизнеса: она позволяет в режиме реального времени узнавать, что происходит на рабочих местах.

Yandex.Cloud позволяет индивидуально настроить объёмы и мощность ресурсов. За счёт гибких настроек Clockster удалось сократить расходы на использование виртуальных машин почти в два раза. Ещё в облаке оказалось больше конфигураций Managed PostgreSQL. К той конфигурации, которую команда использовала раньше, добавили экземпляр для отказоустойчивости, а также PostgreSQL 13, чтобы создать кластер последней стабильной версии. В итоге стартап на 10% снизил расходы на облачную инфраструктуру и при этом добавил в проект дополнительные ресурсы для надёжности.

При переходе у команды возник ряд технических вопросов, их удалось быстро решить с помощью русскоязычной поддержки, которая отвечает по телефону и в чате.

В ближайшем будущем основатели Clockster собираются сделать упор на рекрутмент. Сейчас в базе данных 35 000 активных сотрудников Казахстане, этого уже достаточно, чтобы создать свою платформу для найма персонала.

В ресторанном бизнесе, гостиницах и прочих компаниях из сферы обслуживания текучесть кадров составляет 30–70% в год, особенно в период пандемии. Молодые специалисты редко задерживаются на одном месте надолго, а значит периодически ищут новые вакансии.

Clockster собирается уберизировать процесс найма. Благодаря собственной HRM-платформе компания может предлагать работу пользователям, которые зарегистрированы в системе, но уже не работают на прежнем месте.

Предприниматели уверены, что для работодателей, с которыми они сотрудничают, подобная система будет выгодней размещения на сайтах с вакансиями: не придётся самостоятельно обзванивать кандидатов и платить за холодный просмотр резюме. Clockster сможет предоставить бизнесу качественные лиды, резюме кандидатов и фидбэк от прошлого работодателя. Ержан считает, что через 10 лет такая модель позволит Clockster стать одной из крупнейших баз данных для поиска синих воротничков.

Подписывайтесь на блог Yandex.Cloud, чтобы узнавать еще больше новостей и историй об IT и бизнесе.

Другие истории наших партнеров и клиентов, которые активно читают наши подписчики:

#yandexcloud #стартапы #бизнес #историиуспеха #облачные_сервисы