Как перестать решать вопросы за сотрудников и находиться в постоянной суете?
Предприниматели часто сталкиваются с одной и той же проблемой: когда вместо того, чтобы работать над развитием бизнеса, они оказываются погребенными под потоком задач, вопросов и запросов сотрудников. Вроде бы хаотичная обстановка дает иллюзию важности, но на деле это замедляет рост компании и сжигает ресурсы.
Почему хаос возникает?
- Вам это нравится. Да-да, порой мы сами становимся причиной проблемы. Быть в центре внимания, постоянно решать «важные» задачи и быть «необходимым» — это приносит дофаминовое удовлетворение. Но важно спросить себя: что вы потеряете, если на следующий день никто из сотрудников не обратится за советом?
- Сотрудники перекладывают ответственность. Они могут знать ответы на вопросы, но ленятся или боятся принимать решения. Гораздо проще спросить начальника, чтобы заодно передать ему часть ответственности за последствия.
- Новички не знают, где искать информацию. Им требуется много времени на поиск данных, поэтому они считают, что ваш быстрый совет — это более логичный путь.
- Отсутствие базы знаний. Когда в компании нет централизованной системы, куда сотрудник может заглянуть за нужной информацией, вопросы будут бесконечно повторяться.
- Неясность ролей. Если не прописано, кто за что отвечает, любая проблема автоматически направляется к вам как к руководителю.
Как решить эту проблему?
Задача — создать системный подход, который разгрузит вас и вовлечет сотрудников в процесс.
Вот три простых решения:
1. Создайте FAQ
«Куда отправлять документы?», «Как оформить заказ?», «Кто отвечает за доставку? Чтобы не объяснять одно и то же, заведите журнал FAQ. Это решение сэкономит вам массу времени.
Как начать?
- Используйте Google Docs, Notion или другой удобный вам сервис.
- Инструктируйте сотрудников записывать свои вопросы в этот журнал, прежде чем обратиться к вам.
- Отвечайте письменно в этом файле, чтобы создать полноценную базу знаний, к которой можно обратиться в будущем.
Со временем вы увидите, какие темы требуют больше всего объяснений, и сможете создать удобные инструкции.
2. Внедрите принцип ЗРС (Законченная работа сотрудника)
Это означает, что сотрудник приходит не с проблемой, а с готовым решением. Например, вместо: «Клиент не доволен доставкой», сотрудник предлагает: «Мы можем улучшить доставку, сменив подрядчика. Я нашел три компании, вот их предложения».
Как это работает?
- Разработайте шаблон для представления задач. Он должен включать описание проблемы, собранные данные, возможные решения и прогнозируемые эффекты.
- Обучите сотрудников заполнять этот шаблон и использовать его в повседневной работе.
Используя этот метод, становится меньше мелких вопросов, больше времени руководителю для решения своих задач, а у сотрудников повышается ответственность и компетенция.
3. Определите «часы приема»
Весь день быть доступным для сотрудников — путь к выгоранию. Выделите конкретное время, когда сотрудники могут задавать вопросы. Разделите рабочее время на периоды: для сотрудников и для работы над своими задачами без отвлечений.
Например, с 9 до 11 часов вы доступны для вопросов, а оставшееся время посвящаете стратегической работе. Или же выделите конкретные дни, например, каждую среду, чтобы сосредоточиться на решении задач вместе с командой.
Так сотрудники будут точно знать, что не смогут в любой момент прийти к вам за решением, а будут пробовать искать решения самостоятельно.
Эти подходы не только разгружают вас, но и помогают сотрудникам развивать навыки анализа, ответственности и самостоятельного принятия решений. В итоге выигрывает вся компания: вы занимаетесь стратегией, а команда растет вместе с бизнесом.
Какие из этих решений кажутся вам наиболее эффективными или у вас есть свои методы?
Если вам понравилась статья — подписывайтесь на мой канал про Системный бизнес, там регулярно делюсь кейсами и советами по делегированию, выстраиванию системы, управлению командой и продажами.
Руководя своей командой, я заметил, что мы тратим массу времени на повторяющиеся вопросы и одни и те же проблемы. «Как оформлять счета?», «Какая процедура работы с клиентами?», «Что делать, если клиент недоволен?» — эти вопросы повторялись просто каждый день. Даже очевидные задачи превращались в постоянные созвоны и обсуждения. Это тормозило развит…
Так я пришел к идее: нужно структурировать всё. С того момента я написал более 1400 регламентов, охватывающих почти все бизнес-процессы, и это стало настоящей революцией в нашей работе. В этой статье я хочу поделиться, как мне удалось создать систему, которая избавила нас от хаоса, и объясню, почему инструкции — это не формальность, а основа для ус…
Есть три варианта: не могу, не хочу, не знаю как. Первые два – это уже зона личной мотивации. А вот третий – абсолютно нормальная ситуация.
Сертификат на нижнее белье — это необходимый документ, подтверждающий соответствие продукции стандартам качества и безопасности. Процесс сертификации гарантирует, что товары соответствуют требованиям законодательства и безопасны для потребителей. Важно учитывать, что оформление сертификата требует подготовки необходимых документов, а сроки и стоимо…
«Не можем найти нормальных менеджеров», «Люди приходят и уходят», «РОП учит, но продажи не растут».
«Мы буквально задыхались в этой рутине. Не было понимания, как разделить задачи, как взять людей, чему их учить. Всё держалось на нас, и это было неуправляемо»
Одна из самых сложных проблем бизнеса: как убедить команду отдела продаж пройти обучение и действительно впитать новые знания? Почему, когда разговор заходит о курсах, мастер-классах или тестах, энтузиазм сотрудников проходит? Разберёмся, что с этим делать.
Вы когда-нибудь задумывались, почему ваши сотрудники делают работу медленно, косячат, забывают о дедлайнах и постоянно ноют, что «ничего не понятно»? А теперь вопрос: вы точно уверены, что у вас в компании всё четко организовано? Давайте разберёмся, почему хаос в регламентах сжирает прибыль, как автоматизация процессов может превратить ваш логистич…
В некоторых ситуациях срочные вопросы требуют немедленного решения. Лучше говорить о "приоритезации задач" и "управлении временем".
Интересная информация и хорошие советы. Но для меня остаётся главным страхом набрать сотрудников, и этим слисть оборотные средства. Так как не факт что люди дадут отдачу. Как в самом начале расширения бизнеса посчитать риски?