Как работать с базой кандидатов

База кандидатов — важнейший ресурс бизнеса. С ее помощью можно нанимать новых сотрудников быстро и дешево, экономя бюджет на джоб-сайтах и кадровых агентствах.

О том, как правильно вести базу, в чем ее польза и что в ней должно содержаться, мы поговорили с техническим рекрутером Диной Веприковой.

Полнота информации — одна из важнейших характеристик базы. Например, кандидата добавили в базу, а через год решили к нему вернуться. Но уже никто не помнит, что это за человек, как он себя показал на собеседовании, почему его не наняли в прошлый раз. Если база ведется по правилам, принятым в компании, то в ней рекрутер найдет ответы на все эти вопросы.

Какую информацию по каждому кандидату стоит хранить в базе:

• имя и фамилия;
• контактные данные;
• специализация;
• источник, в котором нашли кандидата;
• резюме;
• навыки;
• возраст;
• доход;
• профессия;
• профессиональные роли, которые может выполнять кандидат;
• стаж работы;
• хобби;
• фидбэк рекрутера и нанимающего менеджера по кандидату.

Неадекватное поведение, агрессию, хамство, мат обязательно надо фиксировать. Это заметка на будущее: на стрессовую ситуацию вроде собеседования человек реагирует вот так.

Всю историю общения тоже нужно хранить в базе. Она дает рекрутеру понимание степени «теплоты» кандидата, помогает выбрать аргументы для продажи вакансии. Холодным кандидатам нужно дать больше информации о компании, а с теплыми лучше сосредоточиться на преимуществах предложения.

Кандидаты из базы прошли первичную проверку или даже несколько этапов отбора. Выбрав из них, вы сэкономите время на оценке. К тому же «теплые» кандидаты знакомы с компанией и даже могут быть ей лояльны, если ранее с ними общались корректно, давали обещанную обратную связь и распрощались без негатива.

Вероятность найти подходящего специалиста в базе выше, чем при холодном поиске.

Любая информация о кандидате полезна, чтобы понять контекст предыдущего взаимодействия, составить портрет собеседника и подобрать аргументы в пользу вашей вакансии.

Например, полезно знать:

• что мотивирует кандидата, чем его привлекла предыдущая вакансия;
• какими софт-скиллами обладает специалист;
• как он отзывался о прошлом месте работы;
• на какой ноте рекрутер закончил общение с кандидатом в прошлый раз.

База кандидатов — это ресурс, создание и поддержка которого стоит денег. В затратах нужно учитывать не только оплату сервера или ATS для хранения данных, но и время рекрутеров на поиск и оценку кандидатов.

Ценность базы растет с каждым днем, с каждым добавленным резюме. Некоторые работодатели почему-то не пользуются этим инструментом. Знаю одну компанию с базой, в которой больше 40 000 кандидатов. Когда появляется новая вакансия, рекрутеры идут искать вовне. А ведь в базе есть все, что нужно, стоит только снова написать кандидатам.

Если вести базу небрежно, не актуализировать ее, то ей будет тяжело пользоваться. Тогда деньги, вложенные в ее формирование, пропадут зря.

Как я уже говорила, в базе важно сохранять подробную историю взаимодействия с каждым кандидатом. В том числе надо фиксировать, на каких этапах и сколько времени провел соискатель, из какого источника он пришел и почему покинул воронку подбора.

Если ваша система аналитики умеет извлекать эти данные из базы, вы можете контролировать подбор, визуализировать воронки, находить узкие места в рекрутменте. К примеру, кандидаты зависают на этапе проверки тестового задания. Тогда стоит уточнить у нанимающего менеджера, почему решение затянулось.

Все рекрутеры, нанимающие менеджеры и эйчары должны единообразно использовать определенные понятия, статусы и этапы. Допустим, соискатель имеет статус «В ожидании интервью» — каждый член команды должен понимать, что это означает и какие действия следует предпринять дальше.

Этапы подбора важно зафиксировать письменно. Это не только скоординирует работу специалистов подбора, но и поможет новым рекрутерам быстро влиться во внутренние процессы. Кстати, стандартизация найма не только облегчает понимание между рекрутерами, но и обеспечивает более точную аналитику.

В каждой компании рекрутмент построен по-своему, поэтому и правила ведения базы будут различаться. Но важно, чтобы все участники процесса подбора понимали эти правила одинаково и пользовались ими.

О чем нужно договориться:

• Какую информацию хранить в базе.
• Какие фильтры нужны для поиска.
• Как отображать статусы кандидатов.
• Какие метки можно присваивать кандидатам, кто и как это делает.
• Кто и когда вносит информацию о каждом факте взаимодействия с кандидатом.
• Как взаимодействовать с кандидатами в базе — когда писать фоллоу-ап, запрашивать ли фидбэк после встречи, поздравлять ли кандидатов с днем рождения и так далее.
• Какая роль в ведении базы у нанимающего менеджера — какую информацию и когда он должен фиксировать.
• Как отображать этапы подбора.
• Как часто актуализировать данные.
• Что писать в комментариях.

Считаю, что ведение базы кандидатов по принятым в компании правилам — не измеримая метрика, а просто хороший тон. Не рекомендую связывать этот критерий с KPI. Если лишать премии из-за забытого хэштега, рекрутеры будут бояться ошибок и качество их работы упадет.

Теги — это как закладки в большой книге. Они сильно упрощают поиск нужной информации. Представьте, у вас сотни или даже тысячи резюме. Чтобы не потеряться в этой массе данных, стоит оставлять короткие комментарии или прикреплять теги к профилям кандидатов.

Например, метки Symfony или Angular сразу же подскажут, в какой области работает кандидат. А теги вроде «хороший английский» и «лидит команду» позволят фильтровать людей по компетенциям или задачам. Вы сможете быстро выделять релевантных кандидатов, не перечитывая каждое резюме с начала до конца.

Допустим, у вас есть вакансия и кандидат, который на нее не подходит. Если он обладает потенциалом для других ролей, присвойте ему соответствующую метку. Это поможет вам быстро находить подходящих кандидатов из базы на новые вакансии.

Комментарии после интервью с кандидатом — это как «записки врача» о пациенте. Они пригодятся в будущем. Если один и тот же человек рассматривается на разные вакансии, вам не придется каждый раз заново выяснять его мотивацию или опыт. Достаточно просто заглянуть в комментарии.

Информация о кандидатах устаревает: люди меняют работу и жизненные обстоятельства, учатся новому. Поэтому важно систематически обновлять данные в базе — не реже одного раза в год. А еще в базе, которую регулярно актуализируют, реже встречаются дубли, что ускоряет подбор.

В погоне за актуальностью данных не нужно заваливать кандидата сообщениями. Достаточно раз в полгода напоминать о себе.

Важно поддерживать регулярный контакт. Желательно, чтобы каждая коммуникация была продуктивной. Задача-минимум — напомнить о себе, максимум — заполучить кандидата в качестве нового сотрудника.

Значительно повышают отклик фоллоу-апы — заранее написанные и автоматически отправляемые сообщения. Например, вы отправляете письмо кандидату и подготавливаете еще 2–3 фоллоу-апа — на случай, если адресат не ответит.

Когда писать кандидату из базы:

• Открылась подходящая вакансия. Расскажите ему о работе, подсветите ее преимущества и ответьте на вопросы.
• Кандидат проигнорировал письмо или сообщение. Напомните о себе, уточните, почему нет ответа.
• Кандидат отказался от вашего предложения. Поблагодарите за ответ и узнайте, что смутило собеседника.
• Кандидат идет по процессу подбора — запрашивайте у него обратную связь после каждого этапа найма.
• Кандидату давно не писали. Отправьте фоллоу-ап для актуализации данных — узнайте, что изменилось в его профессиональной жизни, уточните, ищет ли он работу.
• Кандидат получил оффер от вас — поздравьте, подсветите совпадение желаний кандидата и возможностей компании.
• Кандидат принял чужой оффер. Периодически отправляйте фоллоу-ап, чтобы узнать, прижился ли он на новом месте. Есть шанс перехватить специалиста, если у него возникнут сложности с онбордингом.
• День рождения кандидата — поздравьте его от лица компании, таким образом вы напомните о себе.
• Прошли длинные праздники или закончилась пора летних отпусков. В такие моменты люди начинают искать новую работу — ваше письмо может быть кстати.
• Вам нужны рекомендации. Кандидатов-лидов можно попросить поделиться контактами сильных специалистов, которые ищут работу и релевантны вашим вакансиям.

Как спросить о том, что происходит в профессиональной жизни кандидата:

• База кандидатов — не просто архив резюме, а стратегический ресурс компании. Она позволяет дешевле и быстрее закрывать вакансии, а также находить индивидуальный подход к кандидатам.
• Работодатели, которые правильно ведут и используют базу, закрывают с ее помощью 20–30% своих вакансий.
• В базу нужно сохранять всю доступную информацию о кандидатах — чем подробнее, тем лучше.
• Команде рекрутмента стоит прийти к единому пониманию процессов подбора и договориться о правилах ведения базы кандидатов.
• База становится ценнее с каждым добавленным в нее кандидатом, поэтому важно вести ее корректно и вовремя актуализировать.
• Периодически нужно писать кандидатам, чтобы актуализировать информацию об их профессиональной жизни, опыте и навыках.

Журнал Хантфлоу читают более 50 000 рекрутеров и профессионалов HR-индустрии. Подкасты, интервью, тематические статьи и экспертные мнения.

#hr #рекрутинг #hrm #recruiting #найм_сотрудников #подборперсонала #hrm #huntflow #itrecruitment #itrecruiter #recruitment