Как в три раза ускорить подбор и онбординг, а оформление новых сотрудников сократить до 5 минут
На кадровом рынке - борьба за кандидатов, счет идет на часы. Чтобы успевать нанимать лучших, все больше компании автоматизируют HR-процессы. Технологичные сервисы обеспечивают соискателю: скорость найма, удобство, быструю обратную связь и мобильность, а бизнесу - снижение операционных издержек и эффективность найма.
Что такое автоматизация, как ее начать и что может быть важно при подборе HR-сервисов рассказала Екатерина Сыроватская на примере кейсов Центр Орбита
Что такое автоматизация?
Автоматизация - внедрение технологичных решений в бизнес процессы. Целью является оптимизация ручного труда и снижение операционных затрат. Цифровые решения по автоматизации процессов помогут значительно снизить издержки бизнеса. Например в КДП - сокращение времени на ручную работу с документами позволит значительно ускорить оформление трудовых договоров для новых сотрудников и оптимизирует освобожденное время на другие приоритетные кадровые задачи компании - оформление отпусков, командировок, повышений и тп. Бумажная рутина далеко не последняя опция, которую можно автоматизировать, в числе возможных HR-процессов: найм, адаптация, обучение и развитие, оценка, внутренняя коммуникация, обратная связь и тд
Как начать автоматизацию?
Довольно часто бизнес ищет готовое, быстрое и технологичное решение. Бывают случаи, когда вашему запросу не удовлетворяет ни одно решение. На рынке есть подрядчики, которые готовы сделать кастомизированное предложение и написать сервис под вас, также существует практика, когда компании самостоятельно закрывают запрос своими силами. Важно понимать, что кастомная (заказная) разработка будет стоить дороже, чем собственная. Поэтому прежде чем начать автоматизацию:
- Сформулируйте потребность. Проведите опрос среди сотрудников, аудит внутри работы подразделений компании. Станет понятно, какие процессы “болят”.
- Проанализируйте процесс. Определите какую проблему вы хотите решить, какой конечный результат нужен.
- Оцените рынок. Соберите все “хотелки” в ТЗ и сделайте рисеч среди предложений.
- Определите максимальный бюджет, который вы готовы потратить, сроки, ресурсы и состав команды.
Оценка и найм
Наша компания находится на этапе активного роста, мы принимаем до 60 сотрудников IT ежемесячно. Чтобы сохранить качество подбора и высокий темп найма, нам потребовалось бы значительно расширить штат рекрутеров и нанимающих менеджеров, поэтому было принято решение в пользу автоматизации. В Орбите процесс закрывает Empl.ai. Сервис ведет календарь собеседовании и с его помощью можно организовывать видеоинтервью для всех участников процесса: рекрутера, кандидата, эксперта, заказчика и администратора. Платформа проводит тестирование и оценку способностеи, навыков и опыта кандидата в соответствии с разработанными чек-листами по профилям должностей.
Сервис работает автоматически:
- Анализирует резюме при помощи ИИ и назначает видеоинтервью с HR, техническим экспертом;
- Отдает обратную связь нанимающему менеджеру от эксперта по итогам собеседования;
- Проводит фит-интервью (организуем с помощью сервиса);
- Отправляет оффер кандидату.
КДП и оформление новых сотрудников
До автоматизации оформление новых сотрудников происходило в ручном режиме, из-за чего иногда случались трудности: бывали ошибки при заполнении необходимых форм, процесс трудоустройства затягивался. Всё это несло за собой временные затраты и могло влиять на выбор кандидата. Нам хотелось ускорить процесс найма, избавиться от “ручных” ошибок и быть технологичными для наших основных кандидатов - разработчиков, аналитиков, тестировщиков.
Сейчас процесс найма закрывает HR.Doc на основе ИИ. Мы внедрили сервис с технологией распознавания документов OCR (Optical Character Recognition) в процесс оформления нового сотрудника. Оптическое распознавание символов (OCR) – это процесс преобразования изображения текста в машиночитаемый текстовый формат. После обработки все данные удаляются.
Порядок действий следующий:
- Специалист по кадрам формирует необходимый пакет документов;
- Направляет новому сотруднику уникальную ссылку для загрузки документов;
- Кандидат подгружает фото или сканы. В том числе могут быть даже некачественные фотографии рукописного текста, например трудовая книжка;
- Платформа автоматически проверяет, оцифровывает и заполняет карточку в кадровой системе - 1С, SAP и подобных.
Cервис повысил скорость работы и освободил время сотрудников,теперь процесс оформления нового сотрудника внутри группы компаний занимает 5 минут.
Пребординг и онбординг
Большинство новеньких сотрудников Орбиты - дистанционные, поэтому коммуникации построены автоматически. Процессы пребординга и онбординга оптимизированы при помощи Jira. Для комфортной адаптации создали гайдбук для новичка - лендинг, где есть абсолютно вся информация, которая может быть важна. Ссылку на гайдбук будущий сотрудник получает в велком-письме на входе в компанию. Затем в первую неделю мы проводим welcome-встречу, где рассказываем о истории компании, корпоративной культуре, организации виртуального пространства - показываем что и где лежит, подключаем к корпоративным каналам и чат-боту, знакомим с ключевыми лицами. Также для удобства сотрудников есть пространство в Confluence. Недавно мы переработали его полностью - изменили описание и дизайн. Зашили все активности и инструкции: повышение, справки, командировки, отпуск, обучение и развитие, дмс. Сотрудник переходит по своему запросу и идет по алгоритму. Все понятно и быстро. Для отслеживания заявок есть SUPPORT DESK, где коллеги могут задать вопрос и увидеть статус своей заявки. Удаленка должна быть комфортна во всем, поэтому у каждого сотрудника есть электронная подпись.
Мы дополнительно упростили количество шагов, которые делает сотрудник в поисках ответов на свои вопросы и интегрировали данные в чат-бот “Yura” в телеграме. Таким образом минимизировано взаимодействие с кадрами, бухгалтерией, юристами и закрыт процесс онбодинга. Коллеги могут в течение пары минут получить обратную связь по своему запросу, просто нажав пару кнопок в телефоне.
Функционал чат-бота:
- раскрывает ценности и миссию компании;
- знакомит с топ-менеджментом;
- направляет и пушит опросы;
- ведет коммуникацию по кадровым вопросам, например: отпуск, больничный, переработки и тд.
Разработка проекта стартовала с запроса обратной связи. Мы спросили коллег:
— Насколько понятны процессы?
— Какие бывают сложности во взаимодействии?
— Что хотелось бы поменять в Орбите?
— Что, напротив, менять не хочется?
На основе результатов опроса мы определили зоны роста. Затем все блоки работ были структурированы поэтапно. Для комфортного взаимодействия была использована доска Miro. Мы двигались недельными спринтами. Важно отметить, что мы дали нашему боту голос — написали контент с ориентировкой на корпоративный Tone of Voice и ценности компании.
Резюмируем:
При выборе сервиса оцените платформу на безопасность и хранение данных, стабильность, бесперебойность, стоимость. Может быть важна надежность подрядчика, готовность подстраиваться под ваши требования с учетом всех «хотелок» и времени запуска.
Стоит выбирать из нескольких предложений на рынке. Составьте чек-лист и сравните решения с подходящими критериями под ваш запрос, например: срок использования, количество пользователей, интерфейс, интеграции, скорость работы. Обязательно проводите демо и используйте триальную версию. Только после общего аудита принимайте решение об автоматизации процесса.
Сегодня цифровой рынок предлагает широкий выбор digital инструментов. Внедрив решения по автоматизации рутины, вы сможете увеличить эффективность работы компании: оптимизируете рабочее время на более творческие задачи, избавитесь от “ручных” ошибок, укрепите бренд работодателя среди сотрудников и сможете удерживать ценных кандидатов на этапе подбора.