Инструменты для учета рабочего времени в консалтинге и профессиональных услугах

В прошлой записи на примере картошки мы разбирали зачем в консалтинге и профессиональных услугах учитывать рабочее время. Теперь поговорим о том, какие есть способы учета рабочего времени и какой из них решает поставленные задачи.

Меня зовут Александр, я руководитель практики внедрения WorkPoint. Однажды, я уже рассказывал о WorkPoint в рубрике «Трибуна». Это было три года назад.

С того момента мы прошли большой путь: расширили функционал продукта, внедрили WorkPoint в 200+ компаний. Клиенты приходят к нам не только за инструментом, но и за помощью в организации процессов и методическими рекомендациями.

В этом блоге я делюсь накопленным опытом, рассказываю о тех аспектах управления бизнесом профессиональных услуг, с которыми мы сталкиваемся на практике.

В предыдущей заметке я рассказывал зачем в консалтинге и профессиональных услугах учитывать рабочее время.

Если кратко, это нужно для того, чтобы разносить по проектам затраты на себестоимость труда сотрудников и получать данные для построения P&L по каждому проекту. Есть и другие важные задачи, но для простоты сосредоточимся на одной.

Теперь разберёмся, какие есть подходы к учету и определим, какой из них поможет решить поставленную задачу.

Наша цель — получить данные о том, какое количество часов каждый сотрудник, задействованный в том или ином проекте, затратил на проекты за определенный период. Затем мы трансформируем эти данные в денежный эквивалент и учтем в расходной части P&L.

При этом нам нельзя забывать о специфике консалтингового бизнеса — сотрудники много времени могут проводить вне офиса (консультировать клиентов, проводить обучения, пресейлы), могут тратить время на творческие задачи (проектировать, придумывать, проводить мозговые штурмы и обсуждения).

По запросу "Система учета рабочего времени" можно найти решения, как минимум, четырех разных классов:

1. Системы слежения и логирования действий сотрудников за компьютерами (например Crocotime, Kickidler и подобные). В общем случае дают представление о том, сколько времени сотрудник провел за компьютером и какими программами он пользовался. Кстати, большинство обзоров систем рабочего времени фокусируется именно на подобных решениях (пример, другой пример).

2. Системы контроля доступа. Те, что отслеживают нахождение сотрудника в определенном периметре с помощью карточек-пропусков или биометрии. Дают представление о том, сколько времени сотрудник находится в офисе.

3. Task-менеджеры с возможностью логирования времени затраченного на задачи. Яндекс-трекер, Jira, ActiveCollab и сотни других. Всем хороши, но обычно не умеют работать с проектными финансами и требуют дополнительной обвязки в виде плагинов или разнообразных интеграций. Фокус в таких системах на управлении задачами, а учет времени, как правило, на периферии.

4. PSA-системы. Редкий для РФ, но хорошо представленный на Западе класс систем «Professional Services Automation». Replicon, Projector PSA, Harmony PSA и, собственно, WorkPoint. Это системы, изначально заточенные под управление бизнесом профессиональных услуг. Учет времени в них ведется через таймшиты, а переход от времени к финансам и обратно, как правило, реализован «из коробки».

Очевидно, что первые два класса систем не решают нашу задачу. Информация о том, сколько времени человек провел в офисе или какие программы он использовал на своем компьютере никак не поможет нам распределить время между проектами. Эти системы хороши для контроля дисциплины, а как их внедрение сказывается на мотивации сотрудников — вопрос дискуссионный.

Такой отчет можно сделать и с помощью Task-менеджера и с помощью PSA-системы, но подход будет различаться.

В первом случае учет ведется в разрезе атомарных задач, что не всегда позволяет получить полную картину распределения времени.

Во втором случае учет ведется с помощью таймшита — отчета о трудозатратах, который формируется за определенный период и проходит процесс согласования.

Таймшит хорош тем, что и для сотрудника и для руководства он дает полную картину распределения часов. Его удобно согласовывать и удобно следить за тем, чтобы всё время было корректно распределено.

Всегда возникает вопрос, как добиться того, чтобы сотрудники честно заполняли таймшит и вносили в него достоверные сведения. Об этом постараюсь рассказать в следующей заметке.