Кейс: заменили клиенту отдел маркетинга и наладили коммуникацию, хотя он обратился с другой задачей

Наладить коммуникацию с субподрядчиками - задача не из простых, особенно, когда это не твой проект, но мы блестяще с этим справились. Хотя изначально была задача - внести изменения на сайт.

Привет! На связи диджитал агентство Rocket Station. Мы оказываем полный перечень маркетинговых услуг, а также услуг по разработке. Разработаем сайт, ПО, приложение, бота, и поможем с рекламой и поддержкой.

К сожалению, все данные по проекту находятся под NDA, поэтому сфера деятельности, название компании и имена менеджеров будут изменены.

В общем, обратилась к нам компания "Рога и телята" за помощью. У них сетка кулинарных сайтов, на часть из которых нужно было внести изменения. Поменять нужно было контент: где-то фотки заменить, где-то рецепты, где-то описания. Работа не сложная, но долгая и монотонная. За месяц в расслабленном темпе справились, клиент всё согласовал, оплатил услуги и на этом распрощались.

Буквально через неделю клиент возвращается и говорит: "Ребятки, нас всё устроило по качеству, срокам и ценам. Давайте мы вас наймём на субподряд и вы нам будете вносить изменения на сайты на регулярной основе. У нас немного сайтов, всего 15 штук, но самостоятельно в рецептах запятые править - лень. Возьмите это всё на себя". Что ж, нам не сложно. Взяли.Так прошёл год. Задачи были небольшие, но регулярные. Примерно месяцев через 8 их стало сильно больше. Настолько больше, что с нашей стороны на задачу поставили ещё одного контентщика.

И тут случилась первая проблема: менеджер со стороны компании уволился. Причины нам не озвучили, поэтому поставили другого менеджера. Со своей стороны мы созвонились с менеджером, обсудили все задачи, рассказали, чем мы занимаемся и какие задачи нам нужно кидать. Пара месяцев притирки и задач не по теме - и сработались. Правда на недолго. Через ещё 3 месяца нам сказали, что новый менеджер увольняется.

Приходит новый, и начинается всё по кругу: мы созваниваемся, говорим, что входит в перечень обязанностей, заново выстраиваем всю коммуникацию, притираемся и входим в рабочий режим. Проходит полгода - менеджер увольняется.

С приходом третьего менеджера мы уже подготовили большой документ, где расписали работу админки, перечень задач, которые мы выполняем, как строим коммуникацию, к кому и по каким вопросам общаться. Он со всем ознакомился, и вместо пары-тройки месяцев на всё про всё мы потратили всего 3 недели.

И тут случился второй затык. У клиента на субподряде были и другие компании. Кто-то отвечал за дизайн, кто-то - за рекламу, кто-то - за СЕО. Все они писали напрямую менеджеру, а он уже распределял вопросы между другими исполнителями. На это уходило много времени и сил. А с учетом того, что менеджеры менялись практически каждые полгода, то выяснение даже малейших вопросов занимало ОЧЕНЬ МНОГО ВРЕМЕНИ.

Причём менеджеры почему-то все вопросы отправляли нам, чтобы мы объяснили, кто за что отвечает, кому что нужно предоставить и вообще как решать все эти вопросы. Вроде и не сложно, но от работы сильно отвлекало.

Поэтому с нашей стороны было принято решение подготовить документ для каждого подрядчика, где было прописано, за что мы отвечаем, какие требования мы предъявляем по задачам и к кому можно обращаться, если есть вопросы. Субподрядчики хлопали в ладоши и ещё месяц нас благодарили, так как им тоже не в кайф было работать с такой менеджерской текучкой. Не к кому обратиться с вопросами. Менеджер вроде и есть, но на вопросы толком ответить не может, так как работает только месяц. А тут такой полезный подгон. В общем, все остались довольны, а нас не закидывали тонной вопросов ежедневно.

Когда работа была налажена и каждый понимал свою зону ответственности, задач стало сильно больше. Так, нам в работу отдали создание аналогичных сайтов, с которыми мы работаем, но только для Узбекистана, Казахстана, Грузии и т.д. А со временем к нам полностью перешли задачки по СЕО и дизайну, так как случились накладки с дизайнерами и СЕО-специалистами.

И тут приходит ещё одна проблема, причем оттуда, где её вообще не ждали. По какой-то причине у нас заблокировали профили в Асане. Восстановить их не смогли. А там все задачи, описания, контент, переписки, статусы, время и т.д. за почти месяц.

Посидели, подумали и предложили клиенту перейти на нашу систему учёта времени (почитать о ней можно тут). Тут точно не заблокируют и информация никуда не денется. От согласился. За считанные часы все получили приглашения и вся переписка пошла уже в нашем трекере. От Асаны отказались полностью, что, кстати, было правильным решением. Через месяц заблокировали половину рабочих аккаунтов на другом проекте.

Владелец компании "Рога и телята" иногда шутит, что если наши специалисты уволятся, то его компания попросту закроется, потому что мы отвечаем буквально за всё: от поддержки сайтов до их создания и поисковой оптимизации.

Так что да, если вам вдруг надо, чтобы кто-то разбирался в вашем проекте лучше ваших же менеджеров - обращайтесь. Погрузимся в тему, после чего обучим ваших менеджеров, дизайнеров, разрабов, контентщиков и рекламщиков как нужно правильно работать.

По итогу с компанией "Рога и телята" мы уже почти 5 лет работаем (в июне будет ровно пятилетка!). Уходить от нас они не планируют, даже как-то наоборот, задач становится с каждым днём всё больше, они всё сложнее, и в этом есть свой шарм.

Вот так и бывает, когда клиент приходит для того, чтобы ему запятые поправили, а по итогу отдаёт львиную часть задач.

Если вам вдруг нужна компания на субподряд, которая снимет с вас часть задач - вы всегда можете к нам обратиться. Оказываем комплексную поддержку по всем направлениям! Поддержим, задизайним, соберем, протестируем и даже коммуникацию наладим.