Что делать, если завтра в России снова отключат интернет (а вы заботитесь о внутренних знаниях компании)

Если вы храните в облаке всю внутреннюю документацию, базы знаний и материалы для обучения сотрудников, то должны понимать, что в любой момент с этой ценной информацией может приключиться какая-то беда или вы вообще лишитесь доступа к ней.

Да, если вы небольшая команда из 5-10 стартаперов, то облачные сервисы – лучший вариант, как в плане финансов, так и с точки зрения удобства использования.

Другое дело со средним и крупным бизнесом.

Большие компании имеют переизбыток информации, требования к безопасности персональных данных и сложные “многоходовочные” бизнес-процессы.

В этом обзоре попробую понять, справиться ли российская платформа для управления знаниями TEAMLY с запросами крупного бизнеса и что принесет тем, кто решился затеять переезд.

Большинство клиентов приходят в Teamly c запросом о создании/переносе базы знаний с западных платформ. И тут у компании есть что предложить.

Основной способ “хранения” информации в сервисе – это текст. При помощи Teamly командам действительно удобно с ним работать.

Преимущество TEAMLY перед набором инструментов от Google состоит в том, что внутри каждой статьи можно хранить фото- и видеоматериалы, а также создавать интерактивные таблицы. Так каждую страницу можно превращать в подробную инструкцию, без ссылок на внешние ресурсы.

Однако ключевой недостаток Google Docs для работы больших команд – это проблема масштабируемости. Даже мне, человеку, который часто работает с текстом, бывает неудобно разгребать свой диск и искать там нужные материалы – а ведь внутри крупной компании текст ежедневно создают тысячи сотрудников.

Именно поэтому ребята зашли на поле Confluence и продумали грамотную систему хранения информации.

Каждый отдел может создать свое рабочее пространство, а сотрудники – искать инструкции в базе знаний по ключевым словам или тэгам.

При этом информация, добавленная в TEAMLY, может быть доступна как внутри, так и снаружи компании. Главное – выдать правильный уровень доступа у документа или даже целого пространства, и тогда можно будет делиться ими с внешними пользователями и ничего "лишнего" не утечет в сеть.

Систему доступов, кстати, можно легко перенести из своей оргструктуры в Teamly и дальше управлять тем, кто, как и когда получает доступ к документам.

В следующий раз, когда будете проклинать коллег, удаливших данные из модели вашего проекта, подумайте о том, чтобы предложить руководству перейти на более современные решения для работы!

И вот я вам рассказываю про то, как удобно пользоваться продуктами для совместной работы. Но почему у многих компаний (даже современных) все до сих работает через удаленные рабочие столы, сетевые папки и прочее?

Ответ прост: в привычных системах хранится слишком много данных! Для примера возьмем кейс крупного бизнеса, который решил перейти в TEAMLY – компании Splat Global

Представьте себе производственную компанию с 1000 сотрудников в России, которая 5 лет работала внутри Confluence. За это время на платформе скопились тысячи полезных материалов. Внутри продукта выстроена база знаний, отдел R&D ведет свои разработки и отслеживает прогресс. Перенос данных вручную займет долгие месяцы, а восстановить прежнюю структуру хранения просто невозможно.

Для таких случаев разработаны встроенные миграторы TEAMLY. При помощи них можно за несколько кликов перенести всю информацию из других платформ, при сохранении доступов и структуры. Когда Atlassian ушли с российского рынка, именно эта возможность стала решающей в выборе российского аналога.

Но далее возникает еще одна проблема – как заставить пользователей работать в новой системе. В моей практике было много кейсов, когда топ-менеджеры “приносили” сотрудникам новый сервис, оплачивали годовую лицензию и понимали, что никто им не пользуется. В России есть десятки аналогов Zoom, но сотрудники, даже после гневных писем на почту и ограничения конференции в 40 минут, продолжают пользоваться американской платформой.

Если решили переезжать, нужно обратить внимание на следующие моменты: плавный переход и расширение возможностей.

Плавный переход – это про то, чтобы ваши сотрудники не приходили на Service Desk с запросами «Куда Жмать». TEAMLY специально делали свой продукт с похожим на аналоги интерфейсом. Прямо сейчас я пишу эту статью в Google Docs, но следующую могу написать внутри рабочего пространства TEAMLY – и не потеряю в комфорте своей работы. Это кажется такой простой идеей – но уже на этом этапе сыпется 90% всех «переездов» крупного бизнеса.

Расширение возможностей – это уже высший пилотаж для подобных Teamly платформ. И здесь ребята поступают так: для начала хантят представителей крупного бизнеса возможностью self-service миграции процессов, а во время неё начинают знакомится с бизнесом новых партнёров.

И тут начинается магия. Например, в кейсе SPLAT ребята заметили, как много места занимают неиспользуемые страницы. И действительно, в R&D всегда боишься потерять важную наработку, даже если никто не будет возвращаться к ней долгие годы после начала исследований. Сотрудники TEAMLY понимают специфику бизнеса и предлагают попробовать новую фишку – архивирование статей. Так количество контента остается прежним, а расходы на поддержание инфраструктуры падают. Как итог – восхищение менеджеров и белый пиар возможностей TEAMLY. Снимаю шляпу!

Все эти плюшки важны даже небольшим командам – ведь всегда приятно чувствовать заботу. Но для крупного бизнеса такие возможности и подход к клиенту становятся решающим аргументом в пользу выбора новых продуктов.

Последнее особенно важно для крупных компаний. Дело в том, что большинство аналогов Teamly на российском рынке работают только через облако – разместить их внутри собственной инфраструктуры просто невозможно.

Посмотрите статистику по сбоям операторов связи – за январь 2025 года количество жалоб на проблемы с доступом достигло почти половину от всех сообщений за 2024 год. Вы постоянно слышите об утечках персональных данных и хакерских атаках в пределах рунета. Именно поэтому крупные компании готовы переплачивать за устаревшие сервисы или искать серые схемы оплаты ушедших из России продуктов. С Teamly такой проблемы не возникает – компания сама выбирает, где разворачивать свою корпоративную библиотеку знаний.

Радует, что команда TEAMLY постоянно работает над своим сервисом: менеджеры постоянно собирают фидбек от клиентов и внедряют новые функции. Roadmap команды постоянно обновляется, так что даже я с каждым новым обзором нахожу список новых возможностей. Если пользовались Teamly, пишите свой фидбэк в комментариях – ребята их читают!

Но никакой сервис не может быть идеальным. И в случае TEAMLY недостатки продукта – это его возможности.

Если рассматривать TEAMLY как базу знаний для сотрудников, или удобное место для создания документов, то всё работает идеально: понятный интерфейс, широкий функционал, за пару кликов можно пересесть с иностранных аналогов. Но ребята не хотят останавливаться на достигнутом!Так, в одном из промо-материалов я увидел возможность создавать курсы и тренинги для сотрудников внутри TEAMLY.

Идея классная, но вот возможностей пока что мало: не хватает ключевых фич. Пока что выглядит скорее как надстройка к документам, а для полноценного запуска курсов лучше использовать другие платформы.

Стремление развиваться затронуло и тарифную сетку компании – она стала гибче и теперь отвечает возможностям всех пользователей платформы.

Мне, например, приглянулся личный тариф – именно его мне не хватало при первом знакомстве с TEAMLY, когда ребята продавали продукт как B2B-решение.

Что-ж, прекрасный повод навести порядок в своей личной базе знаний!

Реклама. ООО «Кьюсофт», ИНН 7714594610