Роуминг в ЭДО: почему без него никак

Без обмена цифровыми документами сложно представить работу современной компании и взаимодействие сотрудников: ЭДО прочно вошел в сферу бизнеса. Но возникает вопрос: как работать с ЭДО, если у контрагентов разные операторы? Ответ простой: роуминг.

Расскажем, что это такое, кто его оплачивает и как происходит настройка.

Роуминг — это технология, которая позволяет обмениваться электронными документами, даже если участники такого обмена подключены к разным операторам ЭДО. Он нужен, чтобы обеспечивать бесперебойный и быстрый обмен документами, независимо от того, какой системой ЭДО пользуются контрагенты.

Представим, что Петру нужно отправить договор Дарье. Петр подключен к Saby, а Дарья использует «Диадок». Вариантов у Петра несколько:

🤷🏻‍♂ Подключиться к оператору Дарьи и отправлять документы в одной сети. Но платить за еще одного оператора невыгодно, особенно если работать с контрагентами, которые к нему подключены, приходится нечасто.

🤷🏻‍♂ Отправить договор на бумаге. Это займет время и повлечет затраты на бумагу, печать и доставку. А еще документ может потеряться.

💁🏻‍♂ Настроить роуминг. Документ отправится к Дарье за пару кликов — автоматически, без лишних трат и дополнительных подключений.

Роуминг позволяет пользователям разных операторов обмениваться документами так же просто, как если бы они работали в одной системе.

Алгоритм обмена выглядит так:

👩🏻‍💻 Отправитель формирует документ в системе своего оператора ЭДО, подписывает его электронной подписью и отправляет.

🤖 Оператор отправителя передает документ оператору получателя, а тот передает его адресату.

🙋🏻‍♂ Получатель подписывает или отклоняет документ, после чего ответ передается отправителю тем же маршрутом.

Этот процесс полностью автоматизирован и занимает считанные секунды.

Если коротко — практически любые. В том числе в роуминге можно передавать все ключевые документы, которые используют в бизнесе. Например:

Но некоторые зашифрованные файлы передаются только внутри одного оператора. Это могут быть документы, в которых есть персональные данные, — например, реестры оказанных медицинских услуг.

Для отправки документов в роуминге понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП. Она наделяет документ юридической силой и позволяет определить, кто его подписал и вносились ли в него изменения.

От других электронных подписей УКЭП отличает высокая степень защиты — при ее создании используют специальные криптографические программы. Поэтому получить УКЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре, который выпустит квалифицированный сертификат.

Если у компании или ИП уже есть УКЭП, которую выпустили для других целей, она же подойдет и для ЭДО — в том числе для обмена документами в роуминге. Дополнительную подпись получать не нужно.

Прежде всего нужно проверить, поддерживает ли ваш оператор роуминг. Большинство крупных операторов уже работают в роуминге, но лучше уточнить этот момент заранее. А если не хотите уточнять — подключайтесь к Saby, он поддерживает роуминг со всеми основными операторами ЭДО.

Подключить роуминг можно тремя способами, они зависят от того, настроена ли между операторами роуминговая связь.

Самый простой способ – настройка роуминга не требуется. Достаточно отправить документ, и контрагент получит его без приглашений и заявлений — в один клик.

Этот способ работает при обмене между «Тензором» (Saby) и «Контуром».

Этот способ подойдет, если роуминговая связь между операторами уже установлена. Алгоритм подключения такой:

1) Отправить контрагенту приглашение к обмену документами.

2) Дождаться подтверждения.

3) Начать обмен.

Отправлять документы можно сразу, как придет подтверждение приглашения. Кстати, в Saby приглашения принимаются автоматически, поэтому ждать подтверждения не нужно.

Этот способ используют, если связь между операторами еще не настроена. Алгоритм такой:

1) Отправить оператору заявку на роуминг.

2) Дождаться результатов настройки роуминговой пары.

Оператор может запросить дополнительную информацию. Настройка занимает до 20 дней.

Обычно документы в роуминге отправляются по тем же тарифам, что и внутри сети, но точные условия лучше уточнять у оператора ЭДО.

Так, в Saby не нужно доплачивать за роуминг — он включен в тарифы для обмена с контрагентами.

Если говорить про многосторонний ЭДО, когда документ подписывают три и более участника, то в роуминге с ним не работают. К примеру, чтобы подписать трехсторонний договор факторинга, все три участника должны быть в системе одного оператора ЭДО.

Но в 2024 году в этом направлении случился прорыв — прошел первый в стране трехсторонний обмен в роуминге, и Saby его поддержал. Обмен был между контрагентами из сферы грузоперевозок: они передавали и подписывали электронную транспортную накладную (ЭТрН). Грузоотправитель, сторонний перевозчик и грузополучатель пользовались тремя разными операторами ЭДО. Маршрут настроили следующим образом:

🙋🏻‍♀ Грузоотправитель оформил ЭТрН в системе «Эдивеб».

🚚 Перевозчик при получении груза подписал документы в «Такскоме».

🙋🏻‍♂ Грузополучатель принял груз через Saby.

🚚 После этого перевозчик завершил документооборот.

Saby продолжает тестировать и практиковать новые схемы обмена.

Да, использовать машиночитаемую доверенность в роуминге обязательно с 1 сентября 2024 года. МЧД, как и обычную доверенность, используют при подписании документов.

Да, в электронном документообороте между странами есть аналог роуминга. Чтобы обмениваться юридически значимыми документами, нужно подключить международный или трансграничный ЭДО. Разница между ними простая:

Обмен электронными документами между компаниями, которые подключены к одному оператору ЭДО — например, к Saby.

📄 Для обмена нужно заключить трехстороннее соглашение с иностранной организацией и оператором международного ЭДО.

🙌🏻 Кому подходит:

Обмен электронными документами между компаниями с разными операторами ЭДО. Сейчас сервис настроен с белорусскими операторами: СТТ, «Бидмартс», ЭДиН и «МетаЭра».

🙅🏻‍♂ Для обмена не нужно заключать трехстороннее соглашение.

🇧🇾 Подходит для организаций с контрагентами в Беларуси.

Кстати, группа компаний «М.Видео – Эльдорадо» уже обменивается первичными документами с партнерами из Казахстана и Кыргызстана онлайн через Saby. Подробнее о том, как мы внедрили международный ЭДО в «М.Видео», рассказываем в коротком ролике.