Grok vs ChatGPT vs Claude
Генерация видео от Google
Шуруповёрт из Cyberpunk 2077
Роботы Figure на кухне
Nothing Phone 3a

5 ошибок новичка при работе с таск-трекером

Почему ваш таск-трекер не работает, а только добавляет лишние действия?

5 ошибок новичка при работе с таск-трекером

Привет! Я Лиза, работаю в техподдержке Kaiten и отвечаю на 30-50 вопросов пользователей в день.

Я заметила, что начинающие пользователи таск-трекеров часто совершают одни и те же ошибки, которые только усложняют их работу, вместо того, чтобы навести в ней порядок.

В этой статье я расскажу, какие неочевидные функции таск-трекеров могут сделать вашу работу проще и прозрачнее, и как не допустить распространенные ошибки на самом старте.

*Сразу оговорюсь, что буду дополнять текст картинками из Kaiten, но все советы актуальны для любого сервиса для визуализации рабочих процессов.

Ошибка №1: Таск-трекер ради таск-трекера

Довольно распространенная проблема — компании внедряют таск-трекер без понимания, зачем он им вообще нужен.

Тратят время на создание пространств и досок, заполнение карточек и чек-листов, которые никак не связаны ни с реальными бизнес-процессами, ни с целями компании.

Их цель в этом случае звучит так: «Перевести всю работу в таск-трекер». И это в корне неправильно. Таск-трекер не панацея, и сам по себе он не решит проблемы в компании.

Решение

Поставить понятные цели использования сервиса.

Вот несколько примеров:

  • «Визуализировать процессы в компании»
  • «Понимать, сколько ресурсов уходит на выполнение тех или иных проектов»
  • «Сделать сотрудников отдела взаимозаменяемыми. Чтобы каждый из них мог найти информацию по проектам в одном месте»
  • «Сократить время совещаний, планерок, и минимизировать общение по проектам в чатах»

Ошибка №2: Неверное отображение рабочих процессов в таск-трекере

Не достаточно просто создать карточки и передвигать их по доскам, чтобы структурировать рабочие процессы в компании.

Пример

В компании есть несколько подразделений — маркетинговое, продуктовое, бэк-офис. Все они делятся на более мелкие отделы. Внутри каждого подразделения и даже внутри каждого отдела — свои процессы со специфическими этапами.

Нужно каким-то образом их визуализировать:

▪ если перенести все отделы на одну доску со стандартными этапами — это не будет отображать нюансы работы каждого отдела;

▪ если для каждого отдела создать отдельные доски с нужными этапами — менеджмент не будет видеть картину в целом.

Таск-трекер действительно делает процессы прозрачными, но только если вы его настроите под себя и договоритесь с командой о том, как именно будете его использовать.

Иначе вы можете только создать еще больше хаоса в задачах и не увидите весь процесс целиком.

Решение

  1. Составить список всех бизнес-процессов во всех подразделениях компании. Для этого можно провести интервью со стейкхолдерами.
  2. Нарисовать, как выглядят эти процессы, какие между ними есть взаимосвязи. Это можно сделать на онлайн-доске Miro или просто на листке бумаги.
  3. Только после предыдущих двух этапов можно переносить все на доски таск-трекера. Здесь нужно максимально точно отобразить процесс с помощью комбинации досок и выстраивания взаимосвязей.

Можно расположить несколько досок на одном пространстве или расположить одну доску сразу в нескольких пространствах с разными уровнями доступа.

5 ошибок новичка при работе с таск-трекером

Ошибка №3: Несколько карточек для одной задачи вместо построения взаимосвязей

Часто в компаниях бывают крупные проекты, состоящие из нескольких этапов. За каждый из этапов отвечают разные сотрудники в разных отделах.

Пример

Трудоустройство нового сотрудника — это одна крупная задача.


Чтобы ее осуществить, нужно выполнить ряд подзадач:

▪ составить и подписать договор (HR-отдел или юр. отдел);

▪ подготовить бухгалтерские документы (отдел бухгалтерии);

▪ выдать все необходимые доступы (IT-отдел);

▪ познакомить с коллективом, ввести в курс дел (HR или профильный менеджер).

Если каждый ответственный создаст у себя на доске отдельные задачи, никак не связанные с основным проектом, то будет полный хаос:

  • непонятно, кто и что должен сделать, в какой последовательности;
  • нет единого места, где бы хранились все материалы по проекту;
  • нет четких приоритетов;
  • не видно весь процесс целиком;
  • невозможно проконтролировать, сколько времени ушло на выполнение проекта;
  • сложно оценить результат работы команды.

Решение

Разбить большой проект на этапы и использовать взаимосвязи между основной задачей и подзадачами.

Во-первых, это можно сделать через родительские и дочерние карточки.

У одной родительской (главной) карточки может быть несколько дочерних карточек (подзадач).

Дочерние карточки могут быть расположены на функциональных досках нужных отделов или сотрудников. В то же время, они будут связаны с основной карточкой проекта на доске.

5 ошибок новичка при работе с таск-трекером

Во-вторых, внутри карточек можно создавать чек-листы.

У каждого пункта чек-листа можно проставить сроки и назначить ответственных.

5 ошибок новичка при работе с таск-трекером

Так каждый сотрудник будет выполнять свою часть работы, при этом понимая, к какому проекту привязана конкретная задача. А владелец проекта будет видеть, кто за что отвечает, и статус проекта в целом.

Ошибка №4: Нет приоритизации задач

В этом случае нет понимания, какие задачи важнее, и что выполнять в первую очередь. На что ориентироваться: на срок постановки задачи, на того, кто ее поставил, на дедлайн?

Может случиться так, что вместо приоритетных задач для бизнеса будут решаться менее важные задачи. Команда будет нагружена, а заказчики останутся недовольны результатом.

Пример

От внутренних и внешних заказчиков в разработку поступает большое количество задач — это и баги, и доработки, и важные задачи, привязанные к конкретным срокам. Все они падают в один бэклог.

Непонятно, какие задачи выполнять в первую очередь:

▪ разработчики либо берут из бэклога в работу первые N задач;

▪ либо проводят долгие собрания, на которых обсуждают, что из бэклога у них сейчас в приоритете.

Решение

Таск-трекеры позволяют наглядно показать приоритеты и подсветить самые важные и срочные задачи. У каждого таск-трекера свои способы. Самые популярные — это метки и специальные значки.

Метки. Можно создать соответствующие метки для определения приоритетности задачи. Например, «Срочно», «Ждет», «Longterm» и разделить задачи по ним.

5 ошибок новичка при работе с таск-трекером

Значок «Срочно». Можно установить срок и добавить соответствующий знак.

5 ошибок новичка при работе с таск-трекером

Дорожки на досках. Не знаю как в других сервисах, но в Kaiten можно разделить доски по дорожкам, в зависимости от приоритетов. Например, на первой дорожке могут находиться более приоритетные задачи, на второй — стандартные.

5 ошибок новичка при работе с таск-трекером

Важно! Прежде чем делить доски на дорожки или выставлять метки, нужно договориться внутри команды, что именно вы считаете важным и приоритетным для бизнеса. Без этого все теряет смысл.

Ошибка № 5: Нет единой системы меток

Легко запутаться в задачах, когда все карточки выглядят одинаково. Еще хуже — когда каждый сотрудник присваивает карточкам метки, понятные ему одному.

Решение

Метки, они же теги, — это специальные цветные поля с текстом, расположенные на фасаде карточек. Названия для них вы придумываете сами.

5 ошибок новичка при работе с таск-трекером

Так, открывая рабочее пространство, вы сразу будете понимать, какая карточка к чему относится. Еще можно отфильтровать задачи по определенным меткам для быстрого поиска и учета задач.

Здесь очень важно зафиксировать в команде определенный набор меток, которые будут всем понятны. И договориться о правилах их использования. Рекомендую составить такой список-руководство и донести до всех сотрудников.

Вот несколько примеров, но вы можете придумать свои:

  • метки по приоритетам (о них писала выше);
  • метки по типу размещения материалов («Блог», «Телеграм», «Email»);
  • метки по операционным системам («iOS», «Android»);
  • метки по типам проектов («монтаж», «установка», «дизайн»).

Надеюсь, мои советы помогут вам эффективнее использовать таск-трекеры, сделать процессы прозрачными и избавиться от хаоса в задачах!

Лиза, из Kaiten 💜

77
реклама
разместить
Начать дискуссию
Сдавал букет из 101 розы в аренду на 14 февраля и вот что заработал…
Сфотографировал, чтобы посоветоваться с мамой. Она лучше понимает, норм или не норм цветок. Для меня любая роза красивая.
8484
3636
1818
33
11
Не пережили бы живые розы столько переездов и фотосессий , ну
реклама
разместить
ЕС утвердил 16 пакет санкций против России — под них попали 13 банков и восемь СМИ

А также поставки PlayStation и Xbox в страну.

Фото «РИА Новости» 
3939
3333
1111
44
11
11
Когда на Санлайт наложат санкции?
COVID-19 и иные мировые изменения, повлиявшие на понимание красоты
COVID-19 и иные мировые изменения, повлиявшие на понимание красоты

Пандемия COVID-19 оказала глубокое влияние на все сферы наших жизней. В том числе, на восприятие красоты. Переход на удаленную работу, ограничения социальных взаимодействий и изменение рутины - всего несколько причин этих изменений. В данной статье мы рассмотрим, как кризисы последних лет перевернули наше представление о красоте и что мы можем извл…

33
День 1097: Путин поручил предусмотреть преимущества для российского бизнеса на случай возвращения иностранного

Собираем новости, события и мнения о рынках, банках и реакциях компаний.

Владимир Путин. Источник фото: «Ведомости»
3232
1919
33
Трамп, приди! Порядок наведи! Бренды западные верни! Мастеркард и визу подключи! В подъездах, как Обама, не сри! Прямые рейсы в Ньй-Йорк верни!
Apple инвестирует $500 млрд в производство в США и создаст 20 тысяч рабочих мест в течение следующих четырёх лет

До этого Трамп пригрозил ввести 10%-е пошлины на импорт из Китая, где компания производит большинство своих продуктов.

Глава Apple Тим Кук на инаугурации Дональда Трампа. Фото Bloomberg
1010
11
11
11
На моем производстве сотрудников чипируют, держат в холоде, ну и доят, конечно

У меня было 4 машины, двухкомнатная квартира и дом в центре города. Я был не последним человеком на заводе и привык не смотреть на цены в магазинах.

В остальном стараемся действовать традиционно. Это я с ивой — в будущем хочу давать её козам как средство от гельминтов
6464
66
11
11
Очень неоднозначное ощущение оставил матерал. Во1, я всё таки рекомендую воспользоваться господдержкой, если это возможно. Она для этого и придумана. Люди не будут против. Не пользоваться льготой, когда она очень сильно нужна - не благородство, а... Вобщем, берите поддержку и не выносите себе мозг. 2. Кажется, вы не в нуле только потому, что продали имущество. Начинайте прямо сейчас считать доходы и расходы, а то пойдете по миру. Это сначала кажется страшно, а потом окажется полезным. Я готова совершенно безвозмездно проконсультировать вас или жену как это сделать, если всё таки решитесь.
Grok 3: Новая звезда среди нейросетей от Илона Маска
Grok 3: Новая звезда среди нейросетей от Илона Маска
Apple отключила российским разработчикам доступ к платформе Apple Developer Enterprise Program — на ней создавали iOS-приложения для корпоративного использования без публикации в App Store

Причины Apple не назвала.

Источник фото: AppleInsider
1313
77
66
55
22
Apple в очередной раз подтвердил - iPhone это для тех кто любит боль
[]