5 ошибок новичка при работе с таск-трекером
Почему ваш таск-трекер не работает, а только добавляет лишние действия?
Привет! Я Лиза, работаю в техподдержке Kaiten и отвечаю на 30-50 вопросов пользователей в день.
Я заметила, что начинающие пользователи таск-трекеров часто совершают одни и те же ошибки, которые только усложняют их работу, вместо того, чтобы навести в ней порядок.
В этой статье я расскажу, какие неочевидные функции таск-трекеров могут сделать вашу работу проще и прозрачнее, и как не допустить распространенные ошибки на самом старте.
*Сразу оговорюсь, что буду дополнять текст картинками из Kaiten, но все советы актуальны для любого сервиса для визуализации рабочих процессов.
Ошибка №1: Таск-трекер ради таск-трекера
Довольно распространенная проблема — компании внедряют таск-трекер без понимания, зачем он им вообще нужен.
Тратят время на создание пространств и досок, заполнение карточек и чек-листов, которые никак не связаны ни с реальными бизнес-процессами, ни с целями компании.
Их цель в этом случае звучит так: «Перевести всю работу в таск-трекер». И это в корне неправильно. Таск-трекер не панацея, и сам по себе он не решит проблемы в компании.
Решение
Поставить понятные цели использования сервиса.
Вот несколько примеров:
- «Визуализировать процессы в компании»
- «Понимать, сколько ресурсов уходит на выполнение тех или иных проектов»
- «Сделать сотрудников отдела взаимозаменяемыми. Чтобы каждый из них мог найти информацию по проектам в одном месте»
- «Сократить время совещаний, планерок, и минимизировать общение по проектам в чатах»
Ошибка №2: Неверное отображение рабочих процессов в таск-трекере
Не достаточно просто создать карточки и передвигать их по доскам, чтобы структурировать рабочие процессы в компании.
Пример
В компании есть несколько подразделений — маркетинговое, продуктовое, бэк-офис. Все они делятся на более мелкие отделы. Внутри каждого подразделения и даже внутри каждого отдела — свои процессы со специфическими этапами.
Нужно каким-то образом их визуализировать:
▪ если перенести все отделы на одну доску со стандартными этапами — это не будет отображать нюансы работы каждого отдела;
▪ если для каждого отдела создать отдельные доски с нужными этапами — менеджмент не будет видеть картину в целом.
Таск-трекер действительно делает процессы прозрачными, но только если вы его настроите под себя и договоритесь с командой о том, как именно будете его использовать.
Иначе вы можете только создать еще больше хаоса в задачах и не увидите весь процесс целиком.
Решение
- Составить список всех бизнес-процессов во всех подразделениях компании. Для этого можно провести интервью со стейкхолдерами.
- Нарисовать, как выглядят эти процессы, какие между ними есть взаимосвязи. Это можно сделать на онлайн-доске Miro или просто на листке бумаги.
- Только после предыдущих двух этапов можно переносить все на доски таск-трекера. Здесь нужно максимально точно отобразить процесс с помощью комбинации досок и выстраивания взаимосвязей.
Можно расположить несколько досок на одном пространстве или расположить одну доску сразу в нескольких пространствах с разными уровнями доступа.
Ошибка №3: Несколько карточек для одной задачи вместо построения взаимосвязей
Часто в компаниях бывают крупные проекты, состоящие из нескольких этапов. За каждый из этапов отвечают разные сотрудники в разных отделах.
Пример
Трудоустройство нового сотрудника — это одна крупная задача.
Чтобы ее осуществить, нужно выполнить ряд подзадач:
▪ составить и подписать договор (HR-отдел или юр. отдел);
▪ подготовить бухгалтерские документы (отдел бухгалтерии);
▪ выдать все необходимые доступы (IT-отдел);
▪ познакомить с коллективом, ввести в курс дел (HR или профильный менеджер).
Если каждый ответственный создаст у себя на доске отдельные задачи, никак не связанные с основным проектом, то будет полный хаос:
- непонятно, кто и что должен сделать, в какой последовательности;
- нет единого места, где бы хранились все материалы по проекту;
- нет четких приоритетов;
- не видно весь процесс целиком;
- невозможно проконтролировать, сколько времени ушло на выполнение проекта;
- сложно оценить результат работы команды.
Решение
Разбить большой проект на этапы и использовать взаимосвязи между основной задачей и подзадачами.
Во-первых, это можно сделать через родительские и дочерние карточки.
У одной родительской (главной) карточки может быть несколько дочерних карточек (подзадач).
Дочерние карточки могут быть расположены на функциональных досках нужных отделов или сотрудников. В то же время, они будут связаны с основной карточкой проекта на доске.
Во-вторых, внутри карточек можно создавать чек-листы.
У каждого пункта чек-листа можно проставить сроки и назначить ответственных.
Так каждый сотрудник будет выполнять свою часть работы, при этом понимая, к какому проекту привязана конкретная задача. А владелец проекта будет видеть, кто за что отвечает, и статус проекта в целом.
Ошибка №4: Нет приоритизации задач
В этом случае нет понимания, какие задачи важнее, и что выполнять в первую очередь. На что ориентироваться: на срок постановки задачи, на того, кто ее поставил, на дедлайн?
Может случиться так, что вместо приоритетных задач для бизнеса будут решаться менее важные задачи. Команда будет нагружена, а заказчики останутся недовольны результатом.
Пример
От внутренних и внешних заказчиков в разработку поступает большое количество задач — это и баги, и доработки, и важные задачи, привязанные к конкретным срокам. Все они падают в один бэклог.
Непонятно, какие задачи выполнять в первую очередь:
▪ разработчики либо берут из бэклога в работу первые N задач;
▪ либо проводят долгие собрания, на которых обсуждают, что из бэклога у них сейчас в приоритете.
Решение
Таск-трекеры позволяют наглядно показать приоритеты и подсветить самые важные и срочные задачи. У каждого таск-трекера свои способы. Самые популярные — это метки и специальные значки.
Метки. Можно создать соответствующие метки для определения приоритетности задачи. Например, «Срочно», «Ждет», «Longterm» и разделить задачи по ним.
Значок «Срочно». Можно установить срок и добавить соответствующий знак.
Дорожки на досках. Не знаю как в других сервисах, но в Kaiten можно разделить доски по дорожкам, в зависимости от приоритетов. Например, на первой дорожке могут находиться более приоритетные задачи, на второй — стандартные.
Важно! Прежде чем делить доски на дорожки или выставлять метки, нужно договориться внутри команды, что именно вы считаете важным и приоритетным для бизнеса. Без этого все теряет смысл.
Ошибка № 5: Нет единой системы меток
Легко запутаться в задачах, когда все карточки выглядят одинаково. Еще хуже — когда каждый сотрудник присваивает карточкам метки, понятные ему одному.
Решение
Метки, они же теги, — это специальные цветные поля с текстом, расположенные на фасаде карточек. Названия для них вы придумываете сами.
Так, открывая рабочее пространство, вы сразу будете понимать, какая карточка к чему относится. Еще можно отфильтровать задачи по определенным меткам для быстрого поиска и учета задач.
Здесь очень важно зафиксировать в команде определенный набор меток, которые будут всем понятны. И договориться о правилах их использования. Рекомендую составить такой список-руководство и донести до всех сотрудников.
Вот несколько примеров, но вы можете придумать свои:
- метки по приоритетам (о них писала выше);
- метки по типу размещения материалов («Блог», «Телеграм», «Email»);
- метки по операционным системам («iOS», «Android»);
- метки по типам проектов («монтаж», «установка», «дизайн»).
Надеюсь, мои советы помогут вам эффективнее использовать таск-трекеры, сделать процессы прозрачными и избавиться от хаоса в задачах!
Лиза, из Kaiten 💜