{"id":13582,"url":"\/distributions\/13582\/click?bit=1&hash=08f63613201fa572e9d042f45442e065ac99a64011290465240c71f90fc00f1a","title":"\u0418\u043d\u043a\u0443\u0431\u0430\u0442\u043e\u0440 \u0438 \u0430\u043a\u0441\u0435\u043b\u0435\u0440\u0430\u0442\u043e\u0440 \u043c\u044b \u0432\u0438\u0434\u0435\u043b\u0438, \u0430 \u0441\u0442\u0430\u0440\u0442\u0430\u043f-\u0441\u0442\u0443\u0434\u0438\u044f \u2014 \u044d\u0442\u043e \u0447\u0442\u043e?","buttonText":"\u0423\u0437\u043d\u0430\u0442\u044c","imageUuid":"acb6f58f-ce2f-51d0-96cb-c256b9565a70","isPaidAndBannersEnabled":false}
Сервисы
Kaiten

5 ошибок новичка при работе с таск-трекером

Почему ваш таск-трекер не работает, а только добавляет лишние действия?

Привет! Я Лиза, работаю в техподдержке Kaiten и отвечаю на 30-50 вопросов пользователей в день.

Я заметила, что начинающие пользователи таск-трекеров часто совершают одни и те же ошибки, которые только усложняют их работу, вместо того, чтобы навести в ней порядок.

В этой статье я расскажу, какие неочевидные функции таск-трекеров могут сделать вашу работу проще и прозрачнее, и как не допустить распространенные ошибки на самом старте.

*Сразу оговорюсь, что буду дополнять текст картинками из Kaiten, но все советы актуальны для любого сервиса для визуализации рабочих процессов.

Ошибка №1: Таск-трекер ради таск-трекера

Довольно распространенная проблема — компании внедряют таск-трекер без понимания, зачем он им вообще нужен.

Тратят время на создание пространств и досок, заполнение карточек и чек-листов, которые никак не связаны ни с реальными бизнес-процессами, ни с целями компании.

Их цель в этом случае звучит так: «Перевести всю работу в таск-трекер». И это в корне неправильно. Таск-трекер не панацея, и сам по себе он не решит проблемы в компании.

Решение

Поставить понятные цели использования сервиса.

Вот несколько примеров:

  • «Визуализировать процессы в компании»
  • «Понимать, сколько ресурсов уходит на выполнение тех или иных проектов»
  • «Сделать сотрудников отдела взаимозаменяемыми. Чтобы каждый из них мог найти информацию по проектам в одном месте»
  • «Сократить время совещаний, планерок, и минимизировать общение по проектам в чатах»

Ошибка №2: Неверное отображение рабочих процессов в таск-трекере

Не достаточно просто создать карточки и передвигать их по доскам, чтобы структурировать рабочие процессы в компании.

Пример

В компании есть несколько подразделений — маркетинговое, продуктовое, бэк-офис. Все они делятся на более мелкие отделы. Внутри каждого подразделения и даже внутри каждого отдела — свои процессы со специфическими этапами.

Нужно каким-то образом их визуализировать:

▪ если перенести все отделы на одну доску со стандартными этапами — это не будет отображать нюансы работы каждого отдела;

▪ если для каждого отдела создать отдельные доски с нужными этапами — менеджмент не будет видеть картину в целом.

Таск-трекер действительно делает процессы прозрачными, но только если вы его настроите под себя и договоритесь с командой о том, как именно будете его использовать.

Иначе вы можете только создать еще больше хаоса в задачах и не увидите весь процесс целиком.

Решение

  1. Составить список всех бизнес-процессов во всех подразделениях компании. Для этого можно провести интервью со стейкхолдерами.
  2. Нарисовать, как выглядят эти процессы, какие между ними есть взаимосвязи. Это можно сделать на онлайн-доске Miro или просто на листке бумаги.
  3. Только после предыдущих двух этапов можно переносить все на доски таск-трекера. Здесь нужно максимально точно отобразить процесс с помощью комбинации досок и выстраивания взаимосвязей.

Можно расположить несколько досок на одном пространстве или расположить одну доску сразу в нескольких пространствах с разными уровнями доступа.

Ошибка №3: Несколько карточек для одной задачи вместо построения взаимосвязей

Часто в компаниях бывают крупные проекты, состоящие из нескольких этапов. За каждый из этапов отвечают разные сотрудники в разных отделах.

Пример

Трудоустройство нового сотрудника — это одна крупная задача.


Чтобы ее осуществить, нужно выполнить ряд подзадач:

▪ составить и подписать договор (HR-отдел или юр. отдел);

▪ подготовить бухгалтерские документы (отдел бухгалтерии);

▪ выдать все необходимые доступы (IT-отдел);

▪ познакомить с коллективом, ввести в курс дел (HR или профильный менеджер).

Если каждый ответственный создаст у себя на доске отдельные задачи, никак не связанные с основным проектом, то будет полный хаос:

  • непонятно, кто и что должен сделать, в какой последовательности;
  • нет единого места, где бы хранились все материалы по проекту;
  • нет четких приоритетов;
  • не видно весь процесс целиком;
  • невозможно проконтролировать, сколько времени ушло на выполнение проекта;
  • сложно оценить результат работы команды.

Решение

Разбить большой проект на этапы и использовать взаимосвязи между основной задачей и подзадачами.

Во-первых, это можно сделать через родительские и дочерние карточки.

У одной родительской (главной) карточки может быть несколько дочерних карточек (подзадач).

Дочерние карточки могут быть расположены на функциональных досках нужных отделов или сотрудников. В то же время, они будут связаны с основной карточкой проекта на доске.

Во-вторых, внутри карточек можно создавать чек-листы.

У каждого пункта чек-листа можно проставить сроки и назначить ответственных.

Так каждый сотрудник будет выполнять свою часть работы, при этом понимая, к какому проекту привязана конкретная задача. А владелец проекта будет видеть, кто за что отвечает, и статус проекта в целом.

Ошибка №4: Нет приоритизации задач

В этом случае нет понимания, какие задачи важнее, и что выполнять в первую очередь. На что ориентироваться: на срок постановки задачи, на того, кто ее поставил, на дедлайн?

Может случиться так, что вместо приоритетных задач для бизнеса будут решаться менее важные задачи. Команда будет нагружена, а заказчики останутся недовольны результатом.

Пример

От внутренних и внешних заказчиков в разработку поступает большое количество задач — это и баги, и доработки, и важные задачи, привязанные к конкретным срокам. Все они падают в один бэклог.

Непонятно, какие задачи выполнять в первую очередь:

▪ разработчики либо берут из бэклога в работу первые N задач;

▪ либо проводят долгие собрания, на которых обсуждают, что из бэклога у них сейчас в приоритете.

Решение

Таск-трекеры позволяют наглядно показать приоритеты и подсветить самые важные и срочные задачи. У каждого таск-трекера свои способы. Самые популярные — это метки и специальные значки.

Метки. Можно создать соответствующие метки для определения приоритетности задачи. Например, «Срочно», «Ждет», «Longterm» и разделить задачи по ним.

Значок «Срочно». Можно установить срок и добавить соответствующий знак.

Дорожки на досках. Не знаю как в других сервисах, но в Kaiten можно разделить доски по дорожкам, в зависимости от приоритетов. Например, на первой дорожке могут находиться более приоритетные задачи, на второй — стандартные.

Важно! Прежде чем делить доски на дорожки или выставлять метки, нужно договориться внутри команды, что именно вы считаете важным и приоритетным для бизнеса. Без этого все теряет смысл.

Ошибка № 5: Нет единой системы меток

Легко запутаться в задачах, когда все карточки выглядят одинаково. Еще хуже — когда каждый сотрудник присваивает карточкам метки, понятные ему одному.

Решение

Метки, они же теги, — это специальные цветные поля с текстом, расположенные на фасаде карточек. Названия для них вы придумываете сами.

Так, открывая рабочее пространство, вы сразу будете понимать, какая карточка к чему относится. Еще можно отфильтровать задачи по определенным меткам для быстрого поиска и учета задач.

Здесь очень важно зафиксировать в команде определенный набор меток, которые будут всем понятны. И договориться о правилах их использования. Рекомендую составить такой список-руководство и донести до всех сотрудников.

Вот несколько примеров, но вы можете придумать свои:

  • метки по приоритетам (о них писала выше);
  • метки по типу размещения материалов («Блог», «Телеграм», «Email»);
  • метки по операционным системам («iOS», «Android»);
  • метки по типам проектов («монтаж», «установка», «дизайн»).

Надеюсь, мои советы помогут вам эффективнее использовать таск-трекеры, сделать процессы прозрачными и избавиться от хаоса в задачах!

Лиза, из Kaiten 💜

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null