реклама
разместить

Бизнес-процессы: что это такое?

Рассмотрим, что такое бизнес-процессы, как их описать самому, и ответим на популярные заблуждения.

Вообще ответов на вопрос “что такое бизнес-процесс?” в русскоязычной среде сотни, если не больше.

Пример схемы бизнес-процессов отдела продаж
Пример схемы бизнес-процессов отдела продаж

Всё сводится к тому, что бизнес-процесс - это определенная последовательность действий, выполняемая для решения одной из задач бизнеса.

Как интеграторы CRM-системы мы часто сталкиваемся с мифологией бизнес-процессов. Якобы, это очень сложно, непонятно и лучше доверить профессионалам все описать. Представляем топ-5 мифов про бизнес-процессы.

Миф 1: Бизнес-процесс - это про людей в компании

На самом деле: действие для получения результата может совершать человек, группа людей или автоматизированная система.

Отсюда формируется и главная задача современных IT-решений: снизить участие человека и автоматизировать выполнение действий. Почему так?

Например, работа отдела продаж начинается с лидов. Собрать лиды из разных источников, занести о них информацию в систему, прозвонить всем. Квалифицировать по категориям. Поставить задачу на менеджера, подтвердить встречу и т.д. Велик риск кого-то потерять. По нашей статистике, примерно 35% лидов банально теряются в отделе продаж, где нет CRM-системы.

CRM в таком случае автоматически распределит лиды по источникам, проставит оценку на основе правил, выставит напоминание менеджеру и отправит после звонка клиенту ссылку на встрему.

Миф 2: Бизнес-процесс не существовал до его описания

Ожидание: бизнес-процесс появляется после его описания. Якобы до этого то, что происходит в компании, никак не связанно с бизнесом и представляет собой хаос.

Бизнес-процессы: что это такое?

Приведем простой пример: гравитация не существовала до тех пор, пока Ньютон не описал закон всемирного тяготения. Да, житие тяжкое было до 1666 года!

На самом деле: рассмотрим компанию ООО “Полезные дела для людей”. В компании сотрудники помогают решить запросы клиентов, бухгалтер платит зарплату сотрудникам, налоги государству, а работа компании в целом приносит прибыль владельцу.

Да, здесь нет описанных бизнес-процессов в различных вариантах (о способах описать бизнес-процессы советуем посмотреть канал NakedBPM, мы в них погружаться не будем).

Скажете ли вы, что в компании нет бизнес-процессов? Не думаю.

Миф 3: У бизнес-процесса нет своего “золотого пути”

На самом деле: у бизнес-процесса есть свой “золотой путь” - отработанная последовательность шагов, которая всегда приводит к целевому результату.

Например, вы знаете, как работает ваш самый успешный менеджер по продажам. Логично, что описание бизнес-процесса его работы - это “золотой путь” продаж.

Распределите этот процесс на весь отдел продаж - и отдел начнет эффективнее закрывать сделки.

Миф 4: Бизнес-процесс и технологический процесс - одно и тоже

На самом деле: если у бизнес-процесса есть отработанная последовательность шагов, то в технологическом процессе много развилок, например, в случае брака на определенном этапе, заготовку можно отправить на доработку или переработку с последующим использованием в другом качестве (альтернативный путь процесса).

Миф 5: бизнес-процесс не всегда приносит прибыль

Ожидание: если бизнес-процесс не приносит прибыль, но на него тратятся ресурсы, то зачем он вообще нужен компании? Если это чисто убыточный процесс, то его можно остановить, и компания окажется в выигрыше, разве нет?

На самом деле: ответ скорее всего в том, что этот процесс «помогает» другим бизнес-процессам, являясь для них составной частью или подпроцессом, а это значит, что в конечном итоге он помогает увеличить прибыль от основного процесса.

Именно об этом говорят все известные спикеры, например, Высоцкий, что процесс должен всегда в конечном итоге приносить прибыль.

А что делать с процессами, которые напрямую не связаны с получением прибыли? Рассмотрим, например, работу бухгалтерии. Ценность отдела можно легко вычислить как разность фактических затрат на отдел и стоимость, которую нужно было бы заплатить, если отдать процесс на аутсорс.

Поэтому, например, все большее количество компаний отдают бухгалтерию на аутсорс: экономия ФОТа достигает десятков рублей в месяц.

Окей, а зачем мне описывать бизнес-процессы?

Описание бизнес-процессов помогает решить сразу две задачи:

  • Изучение бизнеса. Графическое изображение в виде схем работы отделов позволяет быстрее понять особенности работы и определить возможные “узкие места”.
  • Простое понимание. Лучше показать, чем объяснять на словах. Схематичное изображение работы помогает определить проблему и оценить варианты решения.

Описание бизнес-процессов необходимо, чтобы изобразить сложную и трудно воспринимаемую информацию в простой для понимания форме

Алексеев Игорь, кризисный руководитель отдела продаж
Бизнес-процессы: что это такое?

Знакомьтесь, это - Василий. Руководитель ООО “Полезные дела для людей”. Недавно от задумался, а как вообще работает его бизнес?

Бизнес-процессы: что это такое?

В компании много разных подразделений: бухгалтерия, отдел кадров, отдел продаж, склад, доставка и т.д. Василий как руководитель и владелец бизнеса стоит во главе всего. К сожалению, он человек и не может понимать на экспертном уровне все процессы в бизнесе. Для этого каждым отделом руководит опытный специалист. Но Василию необходимо эффективно всем этим управлять, а в определенных случаях – предлагать новые решения.

На помощь приходят описанные бизнес-процессы.

Бизнес-процессы: что это такое?

Задачи сотрудников описываются в виде графических схем и изображаются в том виде, который поможет Василию понять, как именно происходит работа на каждом этапе в каждом отделе и что можно улучшить.

Как мне описать бизнес-процессы?

Шаг 1. Изучите внимательно последовательность действий каждого сотрудника

На что обратить внимание? С чего начинается работа, что является результатом и какие пошаговые действия выполняет сотрудник.

Записали всю последовательность действий? Отлично, пора перевести ее в графическое изображение.

Шаг 2. Время переводить записанное в графическое изображение в виде схем

Да, конечно, лучше придерживаться определенных нотаций (BPMN 2.0, IDEF3 и т.д.), но для общего понимания того, как и что работает в бизнесе достаточно и схематичного отображения. Главное, чтобы схема была понятной.

Чек-лист описания бизнес-процессов:

  • Вспоминаем про всех участников процесса;
  • Собираем у них всю входящую информацию, которая используется для запуска процесса (например, источники поступления лидов);
  • Собираем все, что используется в работе (CRM-система, электронная почта, Excel-таблицы);
  • Определяем конечный результат процесса;
  • Собираем последовательность действий, которые выполняет человек;
  • Определяем условия (в зависимости от разных данных на входе действия в процессе могут быть разными);
  • Описываем всю собранную информацию в графическом виде
  • Вуаля, вы восхитительны!

Правила описания бизнес-процесса

К сожалению (или к счастью), есть правила, по которым вы сможете правильно описать бизнес-процесс в компании.

Вообще любая попытка изобразить то, как работает что-то в бизнесе - достойно уважения и отдельного лайка. Однако если вы опишете все, как нужно, то схема определенных действий станет описанием бизнес-процесса.

Правило первое: Законченность

Бизнес-процессы: что это такое?

Бизнес-процесс должен подробно и четко отвечать на вопрос, стоящий перед ним. Если мы рассматриваем описание бизнес-процесса продажи услуги, то должны описать все действия, которые приводят к совершению сделки.

Правило второе: Лаконичность

Бизнес-процессы: что это такое?

Просто описанные бизнес-схемы легко читаются, воспринимаются и анализируются. Возьмите за основу правило "15 минут". Именно за это время вы должны при помощи схемы бизнес-процесса описать то, что происходит в отделе. Заняло больше времени или у зрителя возникли вопросы? Что-то не так, нужно переделать.

Правило третье: Играйте по правилам

Бизнес-процессы: что это такое?

Да, для описания бизнес-процессов лучше придерживаться определенных нотаций по типу BPMN 2.0 и так далее. Однако если вы описываете в первую очередь бизнес-процессы для себя, то достаточно соблюдение тех правил отображения участников процесса, действий и так далее, которые вы изначально использовали еще на первой схеме. В конце концов, только врач пишет так, чтобы его почерк понимал он и главврач, а с описанием бизнес-процессов загадки старца Фура явно лишнее.

Правило четвертое: Не забывайте никого

Бизнес-процессы: что это такое?

При описании бизнес-процесса учитывайте всех его участников: именно это поможет вам найти "проблемные" места с максимальной точностью. Если вы забыли кого-то, кто на первый взгляд кажется неважным, это может полностью поменять восприятие процесса. Потому тот сотрудник, который кажется, только пьет кофе и замерзает под кондиционером, может быть ключевым звеном при правильном оформлении договоров.

Что делать дальше?

А дальше - проанализируйте бизнес-процессы, посмотрите, что можно оптимизировать и автоматизировать, а что трогать не нужно.

Оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы легко в S2 CRM. Особенно учитывая бесплатную консультацию от эксперта и бизнес-аналитика.

S2: контроль и продажи - дело техники.

33
реклама
разместить
1 комментарий

Отлично описанная статья) блин котэ огонь))

TikTok начал восстанавливать работу в США

Блокировка продлилась чуть больше 12 часов.

Источник: Jaap Arriens / NurPhoto / Getty Images / TechCrunch
1313
66
22
11
11
Вообще, последние новости из стран западного режима, веселят все больше. Либеральная вата уже не знает, как оправдывать одно, на них вываливают кастрюлю новой дичи.))) От этого 15 центовые начинают пороть такую лютую ахинею, что непонятно, вменяемый человек тебе пишет, или нет?! То диктатура Тик ток отжимает и они это оправдывают, то режим решил отжать Гренландию с Канадой и либеральная вата и это пытается оправдать))) В цивилизованных странах уже с поп-корном смотрят на то, что творит западный режим. Главное не останавливаться. Жаль конечно, что Трамп не успеет все сделать и его уберут быстро, ибо гражданская война в США неминуема, но сам факт того, как западный режим снял маску и показал истинное лицо - показательна, то выборы неугодных отменят, то компании отжимают на ровном месте, то создают фонд мира для финансирования войны, то пиратством занимаются.))) Господа западные диктаторы, у ваших либеральных ватников уже заканчиваются аргументы вас покрывать и все это оправдывать. Дайте бедолагам передохнуть чутка.
реклама
разместить
«Годами выстраивали сетку»: Instagram* сменил формат фотографий в профилях с квадратов на прямоугольники — понравилось не всем

Пока одни сокрушаются, другие не понимают, в чём проблема, и показывают, как настроить превью кадра в новой ленте.

1010
44
33
Проблемы белых людей
Где купить USDT за наличные в Москве

Криптовалюта USDT (Tether) заслужила свою популярность благодаря стейблкоиновой природе и стабильности курса. Это одна из наиболее востребованных криптовалют, так как она предоставляет возможность быстро и удобно проводить финансовые операции с минимальными рисками изменения стоимости. Благодаря своей привязке к доллару США, USDT используется как и…

Где купить USDT за наличные в Москве
2929
Как обменять USDT на наличные рубли: Лучший способ

USDT, также известный как Tether, является одним из самых популярных стейблкоинов на крипторынке. Этот токен привязан к доллару США и позволяет пользователям хранить активы с минимальными колебаниями цены. Однако вопрос обналичивания USDT остаётся актуальным для многих пользователей в России. Вывести USDT в рубли становится всё более востребованной…

Как обменять USDT на наличные рубли: Лучший способ
3131
Как заработать 1 миллион рублей за месяц на нейросетях

2024 год стал для меня переломным. Многое изменилось, в том числе и подход к заработку. Я решил сосредоточиться на нейросетях и искусственном интеллекте, и начать марафон, целью которого стало заработать миллион рублей за месяц. В этом процессе было много взлетов и падений, но сейчас я точно знаю, как и что нужно делать, чтобы достичь цели.

2424
44
Рынок акций продолжает рост! Большая коррекция уже близко?

После того как рынок акций резко отскочил в прошлую пятницу, он вернулся к линии аптренда, которую ему удалось пробить на прошлой неделе в первый рабочий день и упасть до 2745 пунктов. Но на этой неделе индекс ММВБ смог сразу на открытии рынка в понедельник пробиться снова выше линии аптренда, что технически может привести к продолжению роста акций…

График (H1) индекса ММВБ
55
22
Что будет с рынком новостроек в 2025 году: цены, ключевые события и ожидания

Разбираем, чего ждать от рынка новостроек в 2025 году, куда пойдут цены и насколько выгодным будет этот период для покупки квартир.

Что будет с рынком новостроек в 2025 году: цены, ключевые события и ожидания
77
22
В США заблокировали TikTok — под блокировку попали и другие приложения китайской ByteDance

У сервиса коротких видео в стране 170 млн пользователей.

Источник: Erik S Lesser / Shutterstock / FT
2525
1111
66
33
22
11
11
11
Вот это я понимаю - свободная страна, не то что у нас.
[]