Teamly — обзор сервиса для командной работы с базой знаний или «Как мы заменяем Confluence». Часть 1

За прошедший год я сам и моя компания сменили целый ряд сервисов, софта и инструментов. Причины понятны. А вот что довольно сильно удивило — это качество продуктов, на которые мы переходим: некоторые точно не хуже «исходных» вариантов. Отличный пример — Teamly.

Всем привет! Меня зовут Вадим и я пишу о полезных сервисах и инструментах: рассказываю чем они хороши и делюсь своим опытом в формате обзоров.

Как правило, любые переезды и серьёзные изменения уклада, формата, ритма жизни даются довольно тяжело: новая работа, переезд в другой город или смена операционки на домашнем компе. Но это сложности персональные. Есть другой формат переездов-обновлений — рабочий. Прошедший год стал настоящим испытанием для многих организаций, предприятий и бизнеса в целом. Моя компания осталась в России, никуда не переехала, но вот парк софта, рабочих сервисов и инструментов поменялся очень сильно.

Сегодня я расскажу как мы переехали из Confluence в Teamly. Так как тема получилась весьма обширной, разбил материал на несколько публикаций.

Рабочее пространство для совместной работы. Отлично подходит и для полностью офисных, и для распределённых команд. Кроме того, на платформе можно организовать обучение сотрудников с курсами и тестированием (у нас часть сотрудников проходит профессиональное тестирование каждые 6 и 12 месяцев), причём эти курсы можно создавать прямо из базы знаний: например, из документов отделов дизайна, разработки и маркетинга мы сделали, скажем так, курсы молодого бойца для новых сотрудников этих отделов.

Ещё легко организуется процесс онбординга для всех новых сотрудников — практически те же КМБ, что описал выше, но общего характера.

В Teamly есть место и для личного пространства, где можно вести свою базу — хоть рабочей документации, структурированной и организованной по понятному только самому себе принципу, хоть домашнего архива документов, счетов и так далее. Своё личное пространство я использую как раз и для личных документов, и для выстроенной в удобном для меня виде рабочей документации.

Разумеется, до переезда, ещё на этапе поиска решений, я весьма подробно изучил доступные материалы: сайты, презентации, публикации о разных системах управления знаниями/knowledge management — горы информации. Помимо прочего, несколько раз встречал утверждения о том, что Teamly — аналог Confluence/Notion. С первым согласен полностью и даже больше, с Notion — не совсем, немного другая история, всё же тут больше совместная работа, есть создание курсов/онбординга, хотя довольно сложную базу знаний можно создать в нюше, но сейчас вопрос даже не оплаты, а рисков при работе с зарубежными сервисами выходит на первый план — всё же это не личный архив 🤷‍♂

Коротко: Teamly — платформа для формирования и ведения базы знаний, совместной работы над проектами, обучением сотрудников, предоставления доступа к материалам клиентам и всем, кому это необходимо.

Платформа совершенно точно нужна компаниям, не скажу, что всем от мала до велика, но тем, кто ценит накопленные знания и наработки, хочет содержать их в порядке и боится потерять, иметь возможность работать одновременно с коллегами — Teamly действительно может очень пригодиться, а для кого-то станет спасательным кругом.

А ещё рекомендую присмотреться к ней, если задумали переезд с другой платформы, как мы. Кстати, все данные из Confluence при переезде нам перенесли полностью, потом, конечно, довольно серьёзно поменяли структуру базы знаний, сделали те самые курсы (немного, пока ещё учимся), многие обустроили личные пространства.

Добавлю, что Teamly вряд ли подойдёт для персональной работы, поскольку это, в общем-то, лишено смысла: достаточно дорого для «домашнего» использования и самое главное — нет преимуществ именно командной работы, да и вообще, Teamly — enterprise-решение.

С сайта можно открыть «Описание функциональных
характеристик», для краткого ознакомления подойдёт, но написано оно довольно сухо, так что лучше расскажу я (-:

Основных «направлений» или блоков у платформы три:

Каждому из этих блоков посвящу отдельную публикацию, сегодня же, чтобы не увеличивать и так немаленькую публикацию, опишу основное, а подробности будут в следующих выпусках.

Совместная работа

Казалось бы, все уже привыкли к совместной работе с документами, но здесь этот процесс идёт не во внешних сервисах, а внутри пространства Teamly, собирая в документ необходимых участников. Утверждённые/согласованные документы сразу можно отправлять (заказчикам или подрядчикам, другим сотрудникам — кому угодно, в общем), складывать в базу знаний и передавать в работу следующим участникам задачи/проекта. В каждом документе есть свой чат. Ну и документы не передаются в третьи сервисы для работы с ними, что немаловажно.

База знаний

Из всех документов, собственно, и выстраивается база знаний. У нас (скорее всего, так у большинства) казалось бы, отдельные базы знаний подразделений объединены в базы департаментов, а те, в свою очередь, уже составляют глобальную базу знаний всей компании.

Так как структура у нас довольно давно была проработана, после переезда её немного «допилили», заодно обновили и перетрясли под такое дело (пока работаешь с какой-то системой, как правило действует принцип «работает — не трогай») с учётом новых возможностей по созданию своих курсов.

Обучение сотрудников (курсы, тесты, опросы)

На основе хранящихся в базе знаний документов можно собирать обучающие курсы, проводить тестирование и опросы. До тестирования пока не добрались, а небольшие «узкие» курсы уже сделали. Создаются, я даже скажу, собираются они всё из тех же документов базы знаний. Соответственно, собирать можно глобальные курсы или небольшие, профессионально-должностные.

Техническая сторона внедрения платформы обошла меня стороной, но я совершенно точно знаю, что «наша» Teamly работает в облаке.

Всего вариантов установки два:

Всё достаточно просто: или — или. По стоимости между облаком и коробкой разницы нет, тут только вопрос приобретения и обслуживания своих сервера(ов) или аренды у хостера (тогда не вижу в этом преимущества перед облаком QSOFT).

А вот с работой всё интереснее: есть стандартная установка с техподдержкой, а есть кастомные доработки под ваши «хотелки» и потребности — и они, насколько я понимаю, могут быть практически какими угодно.

Кроме того, ребята могут сделать интеграцию Teamly практически с какими угодно внутренними/внешними ИС: Active Directory, 1С:ЗУП, Битрикс24, SharePoint, CRM системы, Google Drive.
У нас пока добавлена интеграция только с Битрикс24.

Я читаю некоторые материалы в блоге на сайте Teamly и подписан на tg-канал — там новости, обновления, статьи по управлению базой знаний.
Ещё Teamly есть Вконтакте и на Дзене — ну, тут кому что удобнее.

Система тарифов крайне проста — их четыре: 3 фиксированных + 1 индивидуальный. Стоимость зависит от количества пользователей платформы:

Специально узнал про работу с «коробкой» — если не продлевать лицензию, платформа, разумеется, продолжит работать, но не будет получать обновлений и останется без техподдержки.

Мы пока ещё в процессе освоения, всё же с Confluence довольно долго работали, здесь новый интерфейс, организация новой структуры, но, с другой стороны — есть новые возможности. По мере освоения и погружения в работу с платформой буду дополнять базу знаний о ней 🙂 и готовить новые публикации.

Правда, не обошлось и без минусов. Предугадать мы их не могли, они открываются по мере работы. Кто-то наверняка может с ними и не столкнуться — подход и методика работы у всех компаний несколько различаются. Из обнаруженного и достаточно нужного:

В общем — рекомендую как минимум присмотреться к этому инструменту, если планируете начать работу в направлении базы знаний и корпоративного обучения. Несмотря на некоторые недочёты (не то, чтобы недочёты, но с этими функциями платформу будет максимально близка к идеальной), работать комфортно.

В свои публикации-обзоры я приглашаю основателей: разработчиков; дизайнеров; специалистов поддержки; в общем, всех, до кого смогу дотянуться.

В этот раз к нам присоединится Денис Митрофанов — основатель и идеолог Teamly 🤘🏻
Задавайте вопросы и делитесь впечатлениями в комментариях!

#teamly #сервис #базазнаний #совместнаяработа #обзор #knowledgemanagement