Как адаптировать нового сотрудника и сохранить свои нервы?

Конечно, можно справиться самостоятельно или специалистов, но важно, чтобы появление нового сотрудника действительно стало поводом для облегчения, а не источником стресса. Ведь новый сотрудник - шанс заняться более важными делами, будь то семейные заботы или другие важные вопросы.

Часто, нанимая менеджера, мы делаем акцент на его опыте и знаниях, надеясь, что он сам справится со всеми задачами. Мы ищем профессионала, задаем кучу вопросов на собеседовании, после чего становимся уверены в его компетентности. Кстати, подробнее о процессе собеседования можно прочесть в моих предыдущих статьях.

Идеальный вариант — передать нового менеджера опытному руководителю, но на практике далеко не все компании могут позволить себе роскошь нанимать целую управленческую команду. Если мы говорим про Wildberries, то чаще всего менеджера нанимают для работы непосредственно с вами, как с собственником, и это означает, что именно вы будете управлять и контролировать его работу.

Несмотря на то, что вы хотите видеть в менеджере самостоятельного профессионала, ему все равно потребуется ваше руководство. Вам придется принимать управленческие решения, задавать направление его развитию и контролировать выполнение задач. Чтобы минимизировать возникающие трудности, необходимо разработать четкие регламенты и правила работы в команде.

Не стоит писать длинные и сложные инструкции. Регламенты должны появляться по мере возникновения проблем. Каждую повторяющуюся проблему нужно документировать короткими, но понятными инструкциями:

"Если возникла проблема А, сделай 1, 2, 3.. Используя инструмент 5, напиши человеку 6 и получи заключение".

Такие небольшие статьи постепенно формируют свод регламентов компании. В отделах продаж это может быть книга продаж или журнал продаж. Как в армии, где есть устав, написанный на основе опыта, так и вы создадите устав своей компании, основанный на реальных ситуациях. Эти регламенты помогут вашему новому менеджеру быстро адаптироваться и начнут работать на благо вашего бизнеса.

Также на начальном этапе важно создать систему взаимодействия с новым менеджером. Простой учетной таблицы может быть недостаточно, поэтому лучше использовать специализированные сервисы управления персоналом. В нашем случае это задачник, который позволяет нам ставить задачи сотрудникам, контролировать их выполнение, переназначать и делегировать их. Это обеспечивает эффективную организацию работы и коммуникацию.

Руководитель должен развивать в себе навыки делегирования. Это означает правильную оценку ответственности задачи, четкое формулирование ТЗ, понимание того, что нужно сделать, назначение ответственного сотрудника и передачу ему всей ответственности за выполнение задачи. Менеджер должен принимать решения самостоятельно, но руководитель должен быть готов к тому, что могут возникнуть ошибки из-за неправильной постановки задачи.

Для минимизации этих ошибок важно проводить ежедневные координации на начальном этапе адаптации, особенно в первые две-три недели. Это могут быть короткие 15-минутные встречи, где вы синхронизируетесь, обсуждаете возникшие сложности и направляете менеджера на их решение. Эти встречи помогают создать совместное видение задач и результатов, чтобы менеджер мог погрузиться в работу и достичь желаемых результатов.

Руководитель должен задавать вектор развития. Если у вас нет отдельного руководителя, именно вы должны направлять менеджера. Нанимайте идейного менеджера, который будет предлагать варианты и гипотезы, но принимайте их в формате завершенной работы: полностью изученный вопрос с предложенными вариантами решений. Вам остается только выбрать наиболее безопасный и прибыльный для бизнеса вариант.

Обучение менеджеров правильному взаимодействию с вами и развитие их управленческих навыков не только упростят вашу работу, но и позволят менеджеру работать более эффективно и самостоятельно.

В итоге, идеальный план адаптации нового сотрудника включает:

Такой план позволяет новому сотруднику не отвлекать вас постоянными вопросами, а погрузиться в информацию и работать автономно. Вся информация должна быть структурирована и доступна в одном месте.

Цель: создать у нового менеджера четкую картину, как вы будете взаимодействовать, какой результат ждете, когда встречаетесь и как часто.

Система отчетности: ежедневные планы и итоговые результаты. Руководитель должен регулярно проверять выполнение задач. Важно, чтобы сотрудник знал, что его работа под контролем и может быть проверена в любой момент.

На начальном этапе: лучше сверять выполнение всех задач, так как новый сотрудник только начинает адаптироваться.

Необходимые навыки руководителя:

Выстроенная система включает:

Даже самые успешные бренды строятся на системе и командной работе. Знаете, много таких, у кого что-то там залетело, которые говорят, я поднялся с 500 000 до 10 000 000... один год и я теперь богатый! Но на каждого такого есть 100 тех, кто с 5 000 000 упал до 500 000. Поэтому важна команда, важна система.

Создание системы адаптации требует времени — около 60-80 часов, плюс столько же на доработку. Если у вас нет времени или желания заниматься этим самостоятельно, мы готовы предложить свою помощь. У нас уже есть готовые решения для адаптации менеджеров. Вы можете запросить чек-лист или воспользоваться нашей командой, чтобы получить четырех сотрудников за цену одного. Не тратьте время на написание регламентов и обучение сотрудников сами — приходите к нам и берите готовую команду профессионалов!