Безопасное масштабирование строительной компании🏗️: Контроль объектов в Битрикс сократил 68% потерь материалов, штрафов за нарушения сроков и ТБ для миллиардного бизнеса

Читайте статью до конца! Время чтения: 7 минут.

В апреле 2024 года к нам в компанию обратился директор развития компании, Евгений, которая занимается строительством “под ключ”, продажей частных домов, с целью описания и систематизации текущих бизнес-процессов, а также автоматизации их с помощью функционала Битрикс24.

С компанией мы уже успешно развивали CRM систему, отдел продаж, в Битриксе, однако в этом кейсе мы поговорим про проектное управление для среднего бизнеса.

У бизнеса уже был опыт работы с Битриксом, до начала работы с нами – однако система была настроена некорректно и не закрывала потребности руководства компании и среднего менеджмента.

На первой встрече-консультации наш бизнес-аналитик рассказал о подходе к реализации проекта, что работу мы начинаем с комплексного аудита, в результате которого составляем подробное техническое задание(прикладываем к договору) - дорожную карту развития и автоматизации системы продаж на несколько шагов вперед.

– Саботаж сотрудников(Они боятся, что система внедряется для их контроля)

– Неподходящая работа системы управления бизнес-процессам компании

– На заполнение проектов уходит много времени, сотрудникам лень это делать

– Выбрана неверная система на старте: Вместо Битрикс, внедряют Trello для бизнес-процессов, или внедряют Битрикс для учета финансов, вместо специализированных программ – Finolog или 1С.

Мы понимаем эту проблему, нашли ее решение и упаковали его в PDF файл: Что делать, если менеджеры боятся внедрения CRM / проектной системы?

Получить файл 👈

Самым первым шагом – мы предложили провести аудит с командой клиента, чтобы понять закрывает ли наше решение все потребности и запросы их компании, и стоит ли продолжать сотрудничество по внедрению CRM системы именно с нашей компанией.

⚡️Особенно важно: Мы провели встречи со всеми уровнями сотрудников – ТОП-менеджментом, ИТР, и линейными сотрудниками(бригадирами) – это позволяет четко понимать потребности каждого из уровней работников. Часто бывает, что систему спускают сверху вниз: Генеральному директору понравилась та или иная программа, и все сотрудники вынуждены с ней работать. Мы меняем такой подход, тем, что узнаем мнение персонала на всех уровнях организационной структуры.

– оптимизировать и оцифровать текущий бизнес-процесс продаж в компании и перенести его в Битрикс24 в виде воронок проектов;

– разработать комплекс действий со стороны CRM системы в связке с другими инструментами, для максимально эффективных и прозрачных взаимоотношений сотрудников между собой и с клиентами;

– обучить персонал корректной работе в CRM системе;

– выстроить прозрачную аналитику по работе сотрудников, начислению заработной платы, в зависимости от проделанной работы;

– объединить все источники коммуникации сотрудников разных уровней в одном месте;

– ! настроить автоматизацию на этапах строительства объектов для минимизации человеческого фактора при работе с документами, закупками, контролем, актуализации и сдачи проектов.

Основные сложности масштабирования, которые собраны в процессе проведения Аудита с персоналом, руководителями клиента.

Если хотя бы в 3-ех пунктах вы сомневаетесь – обязательно записывайтесь на аудит процессов – ссылка будет ниже в статье! Кстати, ответить на эти вопросы очень важно для того, чтобы по окончанию проекта ожидания клиента совпали с реальностью.

Первый бизнес-процесс, который мы описали и реализовали в виде воронки в Битрикс24, - связан с течением типовых проектов.

Работа с клиентскими этапами – каждый объект начинается с согласования проекта, рассчета сметы, подготовки документов.

На каждом этапе согласования проекта создаются задачи ответственным сотрудникам, руководителям. Шаги, связанные с подготовкой документов, подразумевают автоматическую генерацию юридических документов – теперь сотрудники не будут забывать, лениться готовить акты, согласования, договора, которые обеспечивают безопасность и стабильность бизнеса.

Проектная автоматизация позволяет сделать жесткую систему, которая не допускает совершать человеческие ошибки, за счет запрета на перемещения между этапами, без указания всех необхиодимых условий, полей в карточке проекта.

Производственный процесс полностью перенесен в Битрикс24. В карточке каждого проекта видно его текущее состояние. Процесс стал полностью подконтрольным.

Тем самым, мы решили сразу несколько задач клиента:

Подключение и настройках корпоративного портала – решила еще 1/3 задач, поставленных перед стартом работ:

Сотрудники знают свою загрузку, могут легко управлять задачами и сроками и при необходимости оперативно получать помощь от коллег.

Теперь все обновления, фотографии хода проектов видны всем сотрудникам, которые относятся к конкретному проекту – что ускоряет коммуникацию между коллегами, отделами в процессе работы.

В процессе работы, у сотрудников часто возникает необходимость согласования денежных затрат, закупки материалов, оплаты бригадам – обычно такие действия согласовываются хаотично – что может привести к потери прозрачности финансовых потоков бизнеса, к тому же, дает место для обманов, воровства среди сотрудников(с каким сожалением, мы это признаем).

Для обеспечения автоматизации и этого процесса – в Битриксе было настроено автоматическое создание, контроль и утверждение исходящих платежей с финансовым директором / руководителем проекта.

К тому же, мы создали бизнес-процесс закупки / приемки материалов – что позволяет четко стандартизировать важнейший этап работы с финансами компании. После этого, больше не возникает ситуаций, когда проектный менеджер примет меньше / другие материалы, чем были заказаны.

После сдачи проекта с компанией мы не прощаемся! Ещё в течение 2 месяцев мы выстраиваем аналитику, с построением дашбордов с показателями эффективности работы сотрудников, отделов + бесплатно сопровождаем компанию, консультируем по всем возникшим вопросам и вносим необходимые правки в работу системы.

Нам важно не просто внедрить Битрикс24, а научить сотрудников и руководство эффективно работать в ней.

Самое главное, что компания лишилась риска дополнительных трат при оплате штрафов за нарушение сроков строительства и сдачи проектов. К тому же, теперь минимизированы случаи потери денег из-за халатной и невнимательной приемки материалов.

Общая сумма сохраненных средств составила более 60% с момента внедрения проекта!

🤘Напишите "+" мне в личные сообщения 👈

Почему это важно?

Мы готовим четкие рекомендации, защищаем перед вами внедрение того или иного функционала, создаем план развития системы автоматизации и масштабирования именно вашего бизнеса.

Благодаря аудиту, мы сокращаем риски неправильно настроенной и выбранной системы управления бизнесом. По нашим наблюдениям, проекты, которые начинаются с исследования процессов – в итоге получаются на 20% дешевле тех, в которых мы приступаем к автоматизации сразу.

После защиты аудита, большинство руководителей отмечают, что информация помогает лучше понять, какие процессы в производстве, продажах, найме являются неэффективными, нелогичными. К тому же, всегда полезно актуализировать данные о функционировании основных отделов бизнеса.

🤘Напишите "+" мне в личные сообщения 👈