Как повысить эффективность удаленных сотрудников? ТОП-5 рекомендаций эксперта по управлению и мотивации

Пик пандеми остался позади, однако количество сотрудников на удаленном формате работы остаётся по-прежнему высоким. Некоторые организации и вовсе отказались от оффлайн-офисов, а новые компании уже на моменте открытия набирают полностью дистанционный штат.

Задачи менеджеров, связанные с управлением персоналом, становятся сложнее. Возникают вопросы:

При неправильной организации бизнес-процессов страдают показатели эффективности труда, своевременность решения срочных задач, оперативность в обмене информацией. Перед руководителями стоят задачи: разработать систему контроля, оценки труда удаленных сотрудников и внедрить новые способы мотивации. Это необходимые меры для сохранения позиций компании на рынке.

Основатель агентства по построению бизнес-процессов и подбору персонала в EdTech LAUNCH Валентина Минакова сформулировала 5 принципов управления для эффективного руководства удаленными сотрудниками.

По мере того, как компания растет и развивается, руководителям необходимо работать над улучшением управленческой системы вне зависимости от того, какой процент от штата составляют удаленные сотрудники.

Например, для стартапа режим многозадачности является нормой. Сотрудники и руководитель вместе ищут новые креативные идеи для проектов, планируют цели и задачи для их реализации. Когда стартап становится компанией, а штат расширяется, необходимо четко определить обязанности и права каждого члена коллектива, установить зоны ответственности для стабильной бесперебойной работы.

Отсутствие должностных инструкций негативно влияет на производительность труда, поэтому необходима разработка регламентов с описанием обязанностей и целей для каждой позиции.

Не менее важным будет создание комфортной системы коммуникации между офисными и удаленными сотрудниками. Важно, чтобы каждый член команды понимал, к кому и по каким вопросам он может обратиться. Помощниками будут онлайн-задачники, такие как Yandex Tracker, Asana, Trello, Notion, функционал которых позволяет не только контролировать статус задачи, но и создать базу знаний для новых сотрудников.

Параллельно снижению количества ручной работы увеличивается эффективность работников. Автоматизация позволяет сократить временные затраты на определенные процессы. Пока сервис проводит расчет заработной платы или готовит отчет для налоговой, бухгалтер может уделить время другим задачам. Современные программы умеют настраивать сайты, формировать рассылки и собирать контактную информацию о клиентах. Автоматизация повторяющихся процессов поможет сотрудникам не утонуть в рутине и потратить освободившееся время, например, на профессиональное обучение.

Специализированное ПО позволяет офисным и удаленным работникам оперативно обмениваться документами, сокращать время обработки информации и избегать ошибок, возникающих из-за человеческого фактора.

Однако не все процессы поддаются автоматизации. Например, творческие задачи следует оставить за реальными людьми. Не стоит доверять нейросети написание креативного текста или дизайн рекламного продукта. Нейросети пока еще находятся на стадии развития, в текстах встречаются ошибки, а иллюстрации на выходе получаются «грязными», без соблюдения композиционных правил. Общение с клиентами лучше оставить на менеджерах, ведь при интеграции чат-бота в корпоративный мессенджер, есть риск потерять потенциально выигрышные сделки.

При поиске кандидата на ведущую должность следует уделить внимание как hard skills, так и soft skills, ведь одно без другого не работает. Например, эксперт, который занял руководящую позицию, имеет внушительное портфолио, но не имеет развитых коммуникативных навыков, не подходит на ментальном уровне уже сформировавшейся команде или не может разделить ценности компании. Будет ли его управление эффективным? Нет.

При выборе специалиста на ведущую должность лучше обратиться за помощью к профессиональному HR-менеджеру, а не рядовому рекрутеру. При отсутствии такой возможности, на помощь приходят хантинговые агентства, которые отбирают и анализируют анкеты наиболее подходящих специалистов в сжатые сроки.

Для тех, кому предстоит провести собеседование самостоятельно, есть несколько советов, как проверить гибкие навыки:

Адаптация новых сотрудников — важный этап, который не стоит пропускать. Проведение онбординга помогает вступить в должность без стресса, с необходимыми навыками для выполнения задач и сокращает время, которое требуется человеку на привыкание к новому месту.

Многие компании доверяют процесс обучения штатным работникам, что, по своей сути, онбордингом не является. Например, Екатерину сделали наставником Михаила без учета ее текущей занятости. Какого результата ожидать руководителю в этом случае? Михаил получит информацию не в полном объеме и в беглом формате, после чего его мотивация к работе в данной компании снизится. Он не успеет пройти процесс адаптации и будет дольше входить в рабочий ритм, особенно, если обучается из дома.

Сэкономив время и ресурсы на онбординг на старте, руководитель теряет их, когда неподготовленный новичок уже вступил в должность. Как грамотно провести обучение?

Персональная мотивация играет первостепенную роль в организации работы удаленного сотрудника. Коллективные методы воздействия будут бесполезны. Существует 3 общепринятых видов мотивации.

Материальная мотивация. Психологи утверждают, что деньги не столько мотивируют, сколько контролируют сотрудника. Заработная плата влияет на эффективность труда непродолжительно, поэтому важно создать персональный KPI по факту вступления в должность. KPI может быть постоянным или сезонным и дает понять сотруднику, каких целей ему необходимо достичь, чтобы вырасти по уровню компетенций и дохода.

Нематериальная мотивация. Мотивация должна работать на потребности сотрудника, поэтому для каждого она будет индивидуальной. Для одного стимулом будет самореализация, возможность выступать в роли спикера на конференциях, видеть себя на доске почета, получать одобрение от коллег и руководителя. Для второго на первый план выходит комфорт и безопасность, возможность получить социальный пакет: медицинскую страховку, бесплатный проезд на транспорте и бесплатное питание. Для третьего стимулом будет саморазвитие и возможность проходить профессиональное обучение за счет компании.

Косвенная мотивация. Руководитель может поощрить работу отдела, устроив совместный тренинг или тимбилдинг вне офиса для офисных и удаленных сотрудников, которые проживают в зоне транспортной доступности. Работает и сезонная косвенная мотивация, например, подготовка новогодних подарков детям работников, полная или частичная оплата путевок в дома отдыха или лагеря. Удаленным сотрудникам из других городов будет приятно принять участие в конкурсе и получить подарок по почте.

Система мотивации должна быть прозрачной и понятной, как и система штрафов, которую стоит обговорить при приеме на работу. Однако сегодня руководители часто прибегают к отказу от наказаний, заменив их отсутствием поощрений для тех, кто показал неудовлетворительный результат.

Качественное управление напрямую влияет на результаты компании в целом. Есть множество методов стимулирования, которые можно и нужно использовать для организации бизнес-процессов. Среди них выделим:

Каждый сотрудник по-своему важен и ценен для компании и вносит свою роль в ее развитие, поэтому не следует останавливаться на одном виде стимулирования. Важно внедрять новые системы поощрения, ведь мировоззрение людей меняется, как и их установки и потребности. Помните, что чем больше ресурсов и сил вы вложите в мотивацию, тем большую отдачу получите.