Как сеть «ВкусВилл» перешла на безбумажный HR

Затраты на кадровый документооборот снизились в 10 раз, время подписания документов с сотрудниками — с трех дней до 30 минут. Расскажу, как внедряли сервис HRlink в компании «ВкусВилл».

Меня зовут Дмитрий Махлин, я директор по развитию платформы HRlink.

Сеть «ВкусВилл» входит в десятку крупнейших торговых сетей России и продолжает стремительно расти. По итогам 2020 года компания увеличила выручку на 38,3% и стала лидером в отрасли по количеству выполненных интернет-заказов.

Больше 20 тыс. сотрудников сети живут в 56 городах России. Для того, чтобы подписать с ними любые кадровые документы, приходилось тратить время и деньги на пересылку бумажных оригиналов. Распечатать, подписать, отправить, получить обратно с подписью сотрудника, сдать в архив — на это уходила основная часть рабочего времени специалистов отдела кадров. Стоимость только одного письма с уведомлением — 320 рублей.

Ежемесячно отдел кадров нанимает около 1500 новых сотрудников по всей стране. Оформление затягивалось на несколько дней из-за необходимости пересылать «бумажный» трудовой договор и другие документы о приеме на работу.

В итоге — колоссальная загрузка HR-специалистов и неудобство для линейных сотрудников, которым приходилось тратить личное или рабочее время на организационные вопросы. Кроме того, с ростом бизнеса и количества работников приходилось постоянно расширять отдел кадров. В 2020 году компания начала думать о том, как решить эти проблемы.

Логичное решение — внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО). Но российское законодательство пока не разрешает вести все документы, связанные с работой, в электронном виде. Можно перевести в цифру лишь часть документов, а ключевые, связанные с приемом на работу, увольнением, материальной ответственностью и дисциплинарными взысканиями, приходилось дублировать на бумаге.

В октябре 2020 года узнали о проведении эксперимента Минтруда по переводу всех кадровых документов в электронный вид. Его участники — российские работодатели — получали правовую возможность отказаться от всех бумажных документов. Эксперимент стартовал 1 декабря — во «ВкусВилле» решили непременно в него попасть.

Менее чем за 2 месяца необходимо было определиться, какая система КЭДО будет использоваться, какие подразделения компании будут участвовать, уведомить сотрудников и получить их согласие, подготовить заявку на вступление в эксперимент.

Сразу поняли: разработать систему КЭДО самим — сложно и дорого. Чтобы написать программу для электронного документооборота, нужны разработчики в штате (а это не дешевый ресурс). Сервис должен быть интегрирован с порталом «Работа в России» и удостоверяющими центрами, которые выдают электронные подписи. Важно получить аккредитации по безопасности и создать центр компетенций по поддержке пользователей. Все это требует наращивания непрофильной экспертизы внутри компании. Поэтому решили привлечь партнера.

«Мне показали презентацию платформы HRlink, и я поняла, что это именно то, что нам нужно», — говорит руководитель отдела кадров АО «ВкусВилла Ольга Овчинская.

Так HRlink стала партнером компании «ВкусВилл». За 1,5 месяца мы запустили пилотный проект, подготовили заявку на вступление в эксперимент и получили ее одобрение от Минтруда. В январе 2021 года компания полностью перешла на кадровый электронный документооборот.

Мы сработали быстро, потому что делали все параллельно: обучали людей, получали их согласие, выдавали цифровые подписи, готовили электронные формы документов и разрабатывали нормативные акты о переходе на КЭДО, оформляли заявку в Минтруд.

Внедрение самой платформы HRlink не требует подготовки ИТ-инфраструктуры или долгих интеграций. Это готовое решение, которое совместимо с большинством кадровых систем.

И, конечно, большую роль сыграла заинтересованность компании и отдела кадров, которые действовали максимально оперативно и слаженно. Таким образом, крупная и динамично растущая компания смогла перевести все кадровые процессы в цифровой вид за 3 месяца.

«Рынок стремительно меняется, и мы должны быстро реагировать на вызовы времени», — говорит Ольга Овчинская.

Сейчас сотрудники «ВкусВилла» могут подписать более 200 видов документов, включая трудовой договор и приказ о приеме на работу, с компьютера или мобильного телефона с помощью неквалифицированной подписи или учетной записи на Госуслугах. Кроме этого, в «цифру» переведены трудовые отношения с самозанятыми.

До внедрения HRlink все кадровые документы «ВкусВилл» вела только в бумажном виде. Компания кардинально перестроила процессы за рекордно короткий срок. Но были в этом спринте и некоторые сложности. И главная — «подружить» сотрудников из разных городов и разным уровнем цифровой грамотности с электронными документами.

Все новое пугает — и это нормальная реакция людей. Кажется, что только бумажный документ может быть настоящим и иметь юридическую силу. По опыту более 70 реализованных проектов точно знаем, что больше всего страшит пользователей и вызывает недовольство. Мы работаем со стереотипами и страхами во время информационных и обучающих вебинаров. И сейчас можно сказать, что сотрудники «ВкусВилла» прошли путь от настороженного отношения к цифровым документам до полного принятия и одобрения проекта.

На старте сотрудничества наша служба поддержки получала тысячи запросов от сотрудников «ВкусВилла» — мы помогали разобраться с тем, как узнать, подписан документ или нет, что делать если нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, как работать с порталом «Работа в России». Сегодня основная часть вопросов поступает от новых работников сети и касается того, как подписать документы о трудоустройстве в компании.

Техподдержка HRlink быстро реагирует на вопросы в любое время по разным каналам связи — телефону, в мессенджерах, по электронной почте. Мы снимает с отдела кадров всю нагрузку по обучению сотрудников работе с сервисом и решению возникающих проблем. От работников «ВкусВилла» наша служба поддержки получила 97% положительных отзывов.

Спустя год после старта проекта можно сполна оценить результаты. Переход на сервис кадрового электронного документооборота HRlink позволил компании «ВкусВилл»:

• ускорить процесс подписания документов с сотрудниками с 3 дней до 30 минут;
• снизить затраты на кадровый документооборот в 10 раз;
• сэкономить на расширении отдела кадров на 50%;
• уменьшить затраты времени HR-специалистов на рутинные операции;
• снизить риски для здоровья сотрудников во время пандемии (не нужно ездить в офис на подписание документов);
• повысить лояльность сотрудников, оценивших прогрессивность цифрового HR.

Главный вызов для бизнеса и людей сегодня — скорость. Выигрывает тот, кто быстрее закрывает вакансии, оперативнее решает проблемы сотрудников, меньше тратит времени на рутинные задачи и больше — на достижение результата. Кадровый электронный документооборот — это инструмент, который помогает высвободить время для важных задач и ускорить развитие бизнеса без лишних затрат.