Выгрузка оплат из банка ВТБ в смарты Битрикс24 с автоматическим получением подписанных актов из Диадока
С появлением электронного документооборота учет платежей и подписание закрывающих документов стали намного быстрее и удобнее, чем во времена использования одних только бумажных носителей. Но для наших заказчиков этого недостаточно, и они хотят еще меньше работы ручками. Сегодня расскажем, как объединить три платформы: Банк ВТБ, Битрикс24 и Диадок, чтобы экономить драгоценное время сотрудников.
1. Как разнести входящие платежи от клиентов?
Представим ситуацию: услуга, которую оказывает ваша компания фиксируются в смарт-процессе Битрикс24. В нем, как в сделке, прописывается сумма, контрагент, выставляется счет, возможно, автоматически формируются документы с помощью шаблона из бизнес-процесса. За смарт-процесс отвечает менеджер, закрепленный за клиентом.
Платежи за оказанные услуги поступают на расчетный счет банка (иногда по частям). Но автоматизация с клиент-банком не настроена, поэтому непонятно, когда приходит тот или иной платеж. Чтобы получить эту информацию, приходится дергать бухгалтера.
Когда сумма оплат по конкретному смарту равна сумме продажи, необходимо оформлять закрывающие документы, которые подписываются ЭЦП в сервисе ЭДО. Бухгалтер загружает их в Диадок вручную и закрывает документооборот по сделке.
Алгоритм учета оплат ДО автоматизации
1.1. Менеджер, который ведет сделку, переводит смарт-процесс в Битрикс24 на стадию "Ждет оплаты". Бухгалтер готовит вручную счет, который затем отправляется клиенту.
1.2. Клиент получает и оплачивает счет. Бухгалтер сообщает менеджеру, что оплата получена и отправляет платежное поручение. Менеджер двигает смарт на стадию "Оплачено".
1.3. Далее бухгалтер готовит закрывающие документы — акты и передает их менеджеру. Тот прикрепляет документы к смарт-процессу (вручную). Акты загружаются бухгалтером в ЭДО, подписываются ЭЦП и отправляются контрагенту для подписи с его стороны
1.4. Контрагент подписывает акты (опять же, о том, что акты подписаны никак не узнать, если не мониторить сервис ЭДО), бухгалтер их скачивает, отправляет менеджеру. Тот прикрепляет акты к смарту и закрывает смарт-процесс. Сделка успешно завершена.
Кстати, вот подборка об автоматизации подписания документов в ЭДО Диадок.
Сами видите, сколько здесь ручного труда, который нужно автоматизировать. Можно автоматически разносить платежи, формировать и отправлять документы, двигать смарт-процессы без участия сотрудников. Не забываем, что в ручной процесс подготовки закрывашек и разнесения платежей по платежным поручениям могут закрадываться ошибки. А если контрагент проведет частичную оплату, то это сильно усложняет весь процесс.
Автоматизировать рутину и избежать ошибок поможет Пинкит — платформа для простых интеграций.
2. Двусторонний обмен между ВТБ, Битрикс24 и Диадок с помощью Пинкит
Давайте рассмотрим пошагово, как можно автоматизировать наш кейс.
2.1. Смарт-процесс переходит на стадию "Ждем оплату". Уже здесь можно автоматически формировать счет и акты с помощью шаблона бизнес-процесса и через робот отправлять клиенту на электронную почту.
2.2. Клиент получает документы и оплачивает счет. Оплата поступает в банк ВТБ.
2.3. Когда оплата поступила на счет, Пинкит передаст данные об оплате в Битрикс24 и переведет смарт-процесс на стадию "Оплачено".
Для этого настраиваем интеграцию клиент-банка ВТБ и Битрикс24. На первом шаге указываем клиент-банк с доступами к нему и выбираем триггер "Новая транзакция":
На третьем шаге настройки выбираем Битрикс24 и действие "Обновить смарт-процесс":
По сумме и контрагенту полученного платежа Пинкит найдет соответствующий смарт-процесс в Битрикс24 и передвинет его на стадию "Готовим закрывающие документы".
Дополнительно можно прикрепить к смарту платежное поручение для подтверждения оплаты.
Если в результате поиска совпадений не найдено, значит это частичная оплата. Тогда Пинкит создаст задачу на бухгалтера, чтобы он разнес данный платеж вручную.
2.4. Теперь, когда смарт находится на стадии "Готовим закрывающие документы", можно автоматизировать процесс подготовки актов (как в пункте 2.1.) — сделать закрывающие документы с помощью бизнес-процесса и передать их в Диадок.
Для этого настраиваем такую интеграцию: на первом шаге добавляем доступ к Битрикс24 и выбираем триггер "Смарт-процесс - обновление". На втором шаге используем инструмент Пинкит "Скачать файл":
На третьем шаге передаем скачанные файлы (в нашем случае это акты, в Диадок). На данном этапе можно либо выгрузить акты в личный кабинет Диадок, либо настроить иную цепочку, связанную с согласованием документов и подписанием их не выходя из Битрикс24 (в зависимости от способа подписания документов вашей ЭЦП).
2.5. Контрагент получает акты и подписывает их, а в Диадок приходит уведомление. Передаем подписанные документы в смарт-процесс и автоматически завершаем его.
Чтобы настроить такую автоматизацию, нужно создать еще одну интеграцию. На этот раз связка будет между Диадок и Битрикс24, а действие для Битрикс24 будет: "Обновить смарт-процесс".
Поскольку Пинкит — это интеграционная шина, для нас штатной ситуацией является настройка множества интеграций между разными сервисами.
Вы получаете закрывающие документы не только в сервис ЭДО, но также получаете доступ к ним в Битрикс24, где их легко можно найти.
А автоматическое разнесение оплат уменьшит ручной труд вашего бухгалтера и значительно ускорит работу менеджера и успешное закрытие смарт-процесса (сделки).
Вы можете протестировать функционал самостоятельно в личном кабинете Пинкит.