Как узнать количество задач в сделке Битрикс24? Настраиваем вебхук в Пинкит
Если вам нужно настроить автоматизацию внутри Битрикс24, то легче всего это сделать с помощью роботов или бизнес-процессов. Однако, случаются ситуации, когда штатные средства не помогают (например, нужно подсчитывать количество задач в сделках и проверять их на дубли). Остаются либо разработка на вашем сервере, либо приложение на сервере разработчика. В этом кейсе речь пойдет о том, как обойти эти варианты, просто настроив вебхук.
1. Головная боль заказчика и решение проблемы
Заказчик хочет реализовать следующий сценарий:
В Битрикс24 создаются сделки, и как только они переходят на определённую стадию, создаются задачи, но только в том случае, если раньше их не было. К примеру, клиент оплатил сделку и бухгалтеру ставится задача на отправку закрывающих документов. У задачи фиксированный срок выполнения (5 рабочих дней).
Кейс о создании вебхуков без разработки на примере получения товаров из смарт-процессов Битрикс24 читайте в статье.
Такая автоматизация поможет:
1.1. Автоматически ставить задачи с контролем сроков выполнения на ответственных менеджеров.
1.2. Вовремя отгружать документы благодаря автоматически созданной задаче через бухгалтера.
1.3. Избежать дублирования отгрузочных документов. Автоматически ставить задачи с контролем сроков выполнения на ответственных менеджеров.
До обращения к нам заказчик использовал разработку вебхука, которая располагалась на сервере у клиента, там же, где и его сайт.
О том, почему нельзя просто взять и передать данные из сервиса А в Битрикс24, читайте тут.
Из-за нагрузки вебхука сайт постоянно падал, что и побудило заказчика обратиться в нашу компанию. Он хотел либо перенести вебхук на наш сервер, либо решить эту проблему иным способом. Главное — сделать созданную вебхуком нагрузку не критичной для сайта.
Что такое нагрузка и ограничение API-вызовов, читайте здесь.
Сценарий для автоматизации контроля сделок
Доработать бизнес-процесс нужно так, чтобы выполнялась автоматическая проверка на наличие в сделке задачи, и если ее нет - создавать автоматически. Мы предложили реализовать задумку с помощью собственного вебхука.
Кстати, тут почитайте кейс о том, как мы ушли от разработки локальных приложений.
Вот так выглядела изначальная настройка:
Мы упростили схему бизнес-процесса до следующего вида:
Давайте посмотрим, как просто настроить вебхук в Пинкит.
Больше кейсов о вебхуках здесь.
2. Настройка добавления вебхука для бизнес-процесса Битрикс24
Так как нам нужно не с нуля настраивать автоматизацию, работать будем в уже созданном бизнес-процессе у клиента на портале Битрикс24.
Дня начала нужно зарегистрироваться в личном кабинете Пинкит. Далее добавляем новую интеграцию, которая в общем списке выглядит так:
Теперь создаем вебхук. На первом шаге выбираем сервис Webhook, данные будем отправлять в момент срабатывания вебхука, подключаем доступ:
На шаге 2 настраиваем инструменты, которые будут последовательно искать задачи по сделке, проверять их количество. Если задач нет, то ставится задача с заданным названием для данной стадии и описанием:
На шаге 3 указываем, что задача создается в Битрикс24. Если требуется, указываем группу и ответственного.
На шаге 4 задаем название задачи и описание, указываем фиксированный крайний срок:
Затем копируем ссылку на созданный вебхук, сгенерированную на шаге 5, и зашиваем его в бизнес-процесс Битрикс24:
Таким образом, когда бизнес-процесс дойдет до ветки, где будет срабатывать вебхук, запустится проверка, есть ли в сделке задачи. Если нужной задачи нет — она создастся на заданного ответственного с уже заполненной шапкой и крайним сроком. Если задача будет найдена, работа интеграции прервется.
С помощью вебхуков можно не только обойтись без сторонней разработки, но и сделать бизнес-процесс более простым, плюс снизить ручной труд за счет автоматизации.
Если вам интересен такой подход, попробуйте создать вебхук самостоятельно в личном кабинете Пинкит.