Внедрение корпоративного портала Битрикс24, несмотря на некоторое сопротивление сотрудников
Почему стоит хранить все данные о сотрудниках в одном месте? Если у вас несколько порталов Битрикс24, например, для разных отделов или департаментов, сложно объединить сотрудников разных порталов в рамках одной экосистемы. Особенно, если в компании корпоративной культурой занимается только HR, а сотрудники не очень приветствуют нововведения. На помощь снова приходит автоматизация: чтобы внедрить корпоративный портал, получить все данные из профилей сотрудников и при этом не заставлять их выполнять лишнюю работу, мы настроили выгрузку профилей пользователей Битрикс24 через Пинкит. Делимся в статье очередной классной клиентской историей.
1. Кейс обмена профилями между порталами Битрикс24
Наш клиент — очень крупная компания, работающая в сфере железнодорожных контейнерных перевозок. У них более тысячи сотрудников, которые работают на нескольких порталах Битрикс24 (тариф Энтерпрайз).
1.1. Боль клиента
Боль компании заключалась в следующем.
1.1.1. Так как в компании используются несколько порталов, то и сотрудники добавлены на каждый из них одновременно. Свои профили они не всегда заполняют корректно (либо вообще не заполняют). Максимум — могут нормально заполнить профиль на каком-то одном портале.
Бизнес в компании большой и серьезный, сделки заключаются на неплохие суммы, соответственно, время сотрудников стоит дорого. Они не считают нужным тратить свое рабочее время на рутину. Мы в этом их понимаем.
1.1.2. У HR стояла задача навести порядок на всех порталах в профилях сотрудников. Как вы поняли, данные на порталах были разрознены. Плюс если сотрудник вносил изменения в свой профиль на каком-либо из порталов, об этом невозможно было узнать (если только специально не мониторить). Само собой, если у вас тысячи сотрудников, то это нереально.
С этой задачей они и обратились к нам, как к интегратору.
1.2. Решение
Мы предложили такое решение.
1.2.1. Настроить обмен профилями между порталами, чтобы при перебросе сотрудника вся информация о нем корректно переносилась в новый профиль без ручного заполнения.
1.2.2. Создать отчеты по заполнению профилей сотрудников из Битрикс24 в Google Sheets, чтобы HR понимал процент заполненности профилей каждого сотрудника. Выгружаться должны все поля из профиля при его создании/ изменении, в том числе, интересы сотрудника и благодарности от компании, выданные сотруднику.
Таким образом, заказчик планировал "причесать" всю базу сотрудников на своем портале: проконтролировать правильное и полное заполнение профилей, а также собрать всю информацию в единой таблице, доступ к которой был бы ограничен.
Вы скажете, а в чем вопрос поручить своим сотрудникам самостоятельно заполнять свои карточки? Так вот, наш клиент понимает, что, заставляя своих сотрудников заполнять свои профили, он резко снижает их мотивацию работать на портале над своими задачами.
2. Интеграция Битрикс24 и GoogleSheets
Остановимся подробнее на выгрузке данных в Гугл Таблицы. Зачем она нужна и какие плюсы в ней есть?
2.1. Данные не нужно будет копировать и переносить вручную
Можно настроить автоматическую выгрузку по расписанию, чтобы у вас или HR под рукой всегда была свежая и актуальная информация. Так вы не упустите ничего важного.
2.2. Выгруженные данные можно использовать для кастомизированных отчетов для аналитики
Дополнительно мы можем настроить интерактивные дашборды, которые покажут данные в динамике:
2.3. А что с экстранет-пользователями портала?
При настройке интеграции самым важным условием было покрыть сценарием интеграции экстранет-пользователей. Несмотря на то, что, по условиям лицензирования, они приравнены к интранет-пользователям, могут быть нюансы в API.
Мы настроили фильтр сотрудников по типам, в том числе и определяющий, является сотрудник экстранет- или интранет-пользователем, и таким образом клиентский запрос был закрыт полностью.
Давайте подумаем о более широком использовании кейса, например, HR-специалистами.
3. Что даст интеграция Битрикс24 и Google Sheets службе HR?
Описанный кейс можно использовать более широко, если на предприятии есть кадровик или кадровая служба. Например, выгрузка поможет в решении следующих задач.
3.1. Помощь в программе развития персонала
Если специалист по кадрам занимается разработкой программ развития сотрудников, повышения квалификации и обучением, информация из таблицы об опыте работы и, например, пройденных курсах поможет ему в подборе наиболее подходящих вариантов по "апгрейду" персонала.
3.2. Прозрачная система укомплектования отделов
Анализ распределения кадров по отделам и должностям поможет увидеть слабые стороны компании, например, неполной укомплектованности отделов.
3.3. Повышение лояльности сотрудников
Если у вас в компании принято дарить корпоративные подарки, делать внутреннюю рассылку и поздравлять с днем рождения — выгрузка поможет кадровой службе аккумулировать все данные в единой таблице, фильтровать и сортировать их и даже настроить еще одну интеграцию, например, с веб-сервисом рассылок Unisender.
Итог
Регистрируйтесь в личном кабинете Пинкит, чтобы получить доступ к платформе для настройки интеграций. Мы уже реализовали запросы более 10 000 клиентов!
Если вас заинтересовал данный кейс, можем реализовать его и для вашей компании.
Кстати, хотим пригласить вас на бесплатный онлайн-мастер-класс 20 июля в 15:00 по МСК. На мастер-классе покажем, как самому без программиста настроить обмен данными между CRM и веб-сервисами.
Регистрируйтесь и участвуйте в конкурсе призов: среди участников разыграем бесплатный годовой доступ к платформе Пинкит.