Передача файлов из задачи в сделку Битрикс24: как упростить работу с клиентами в CRM
Часто при работе в Битрикс24 нужно прикрепить какой-то файл, к примеру, в задачу. Это может быть фото, договор в формате электронного документа или анкета клиента. Как передать эти файлы, например, в сделку, не занимаясь ручным переносом? Ответ на этот вопрос читайте в нашей статье.
Ситуация
К нам обратилась компания, которая занимается технической поддержкой. Сделки и задачи они ведут в Битрикс24. В качестве результата работы с клиентом, менеджер выкладывает файлы в соответствующие задачи (фото, текст или таблицы).
По внутренним регламентам компании при переходе сделки на определенную стадию необходимо передавать эти вложения в сделку, плюс сохранять на диске в заданной папке.
Как вы понимаете, боль заключается в том, что такой ручной перенос файлов занимает много времени. Но, что важнее, такой процесс не исключает ошибки человеческого фактора: менеджер может случайно перепутать файлы и потерять важный документ, что чревато убытками для бизнеса.
Наш заказчик хотел решить эту боль с помощью роботов в Битрикс24. Но, к сожалению, роботы пока не умеют работать с файлами. Бизнес-процессы также не покрывают этот сценарий полностью.
В качестве решения наши аналитики предложили использовать Пинкит. Как все настроить, расскажем далее.
1. Получение файла из задачи через вебхук и Пинкит
Итак, сначала создам вебхук. Для этого заходим в личный кабинет Пинкит, добавляем интеграцию и настраиваем ее следующим образом.
На шаге 1:
Откуда отправляем данные: выбираем Webhook,
Когда: Сработал вебхук,
Подключение к приложению: Мой аккаунт Webhook.
На шаге 3:
Куда отправляем данные: Битрикс24,
Когда: Задача - обновить,
Подключение приложению: указываем свой портал Битрикс24.
На шаге 5 генерируется уникальная ссылка, которая указывается при создании вебхука.
Затем, настраиваем бизнес-процесс, который работает по такой логике:
1.1. Создается задача, в нее вкладывается файл.
1.2. Бизнес-процесс получает информацию о задаче.
1.3. Создается папка на диске, чтобы в нее попадали файлы.
1.4. Добавляется активити "Исходящий вебхук", в него вставляется ссылка из Пинкит, в которую передаются необходимые параметры: ID задачи и ID генерируемой папки на диске.
Как все работает?
Заходим в сделку и запускаем бизнес-процесс. Бизнес-процесс генерирует задачу, в ней прикрепляем файл (например, картинка). Завершаем задачу.
Затем можно перейти в интеграцию Пинкит и проверить журнал. Здесь проверяем, верно ли сработал процесс и корректные ли ID приходят:
Далее с помощью API-запроса можем донастроить интеграцию Пинкит: на шаге 2 настроим получение результатов задачи из комментариев, загрузка файла в папку и так далее.
Таким образом, мы с помощью вебхука получаем данные из Битрикс24, затем с помощью инструментов Пинкит обрабатываем данные и обратно передаем в Битрикс24. Интеграция настраивается единожды и срабатывает мгновенно, без ограничений по API-вызовам.
2. Почему нельзя просто написать код?
У нашего клиента на встрече возник вопрос: зачем нужен сторонний сервис, если можно просто оставаться в одном продукте, если его доработать? Ведь внедрение CRM всегда требует каких-то допилок?
2.1. Нет открытого доступа к коду
Если у вас облако Битрикс24, а не коробка, то в нем нет открытого доступа к коду, поэтому для доработок можно использовать только приложения.
Раньше мы шли за потребностью клиента и разрабатывали такие приложения, чтобы кастомизировать портал с помощью разработчиков. Но такой подход оказался экономически не эффективным и мы ушли от этой модели, о чем уже рассказывали, подробно останавливаться на этом не будем.
2.2. Код должен храниться на вашем сервере
Во-вторых, хоть в облаке, хоть в коробке доработка должна храниться на вашем сервере. Использование вебхуков ведет к нагрузке, так как делает много вызовов, и это приводит к "отжиранию" ресурсов сервера, и если на нем находится, например, сайт и 1С, то с определенной вероятностью сайт может прилечь.
2.3. Нужен программист
Плюс вам понадобится свой программист, что, конечно, стоит дополнительных денег.
Поэтому мы делаем настройки через Пинкит. Это не ограничивает наших клиентов ни в фантазии, ни в количестве API-вызовов: наша платформа оптимизирована для больших нагрузок и не требует от вас использования своих серверов.
Также Пинкит не требует программирования. Пинкит — это инструмент low-code: наши инженеры настраивают бизнес-логику с помощью бизнес-процессов и API-запросов. Для этого не нужно писать сложный код и привлекать программиста.
Итог
Наша платформа Пинкит покрывает все больше и больше запросов клиентов. Причем, кроме известных всем связок Битрикс24 или amoCRM c внешними сервисами (типа Unisender), настраивается и выгрузка полей внутри CRM.
Вы можете не только передать какое-то поле из сущности в сущность, но и загрузить картинку или текстовый файл. Это очень удобно для бизнеса, который работает с макетами или документацией.
Регистрируйтесь в личном кабинете Пинкит и познакомьтесь с нашим дружественным интерфейсом: наши клиенты сами настраивают нужные интеграции.
Если у вас нет времени вникать, мы с удовольствием сделаем настройку сами в семидневный срок.