Отчеты в эксель или создание Базы Знаний в Битрикс24: как увеличить выручку продажников
Мы уже писали о внедрении отчетности и аналитических дашбордов в компаниях и часто говорили о важности связки отчетов и регламентов. Сегодня еще раз коснемся этой темы вместе с нашим клиентом — франшизой по сертификации, который пришел с запросом внедрения бизнес-аналитики, визуализации отчетов на дашбордах и системы регламентов в формате единой Базы Знаний Битрикс24.
1. Ситуация. Боль. Решение.
К нам обратилась компания, сотрудники которой работают в CRM Битрикс24. У них есть три направления проектов, каждое из которых работает по своим задачам. Но им не удобно работать по воронке продаж.
Также есть проблема с отчетами: руководитель хочет видеть отчеты в разрезе сотрудников, чтобы анализировать загруженность менеджеров, их сделки, входящие запросы, звонки, время звонков, таминг по задачам и так далее. Необходима визуализация в виде дашбордов.
Плюс клиент просто не знает, как можно использовать весь функционал Битрикс24: сотрудники испытывают сложности с адаптацией к интерфейсу и поэтому клиент видит выход в максимальном упрощении функционала.
Аналитика сейчас у них не работает, так как нет единых регламентов по работе в Битрикс24. Чтобы решить эту проблему нужно создать единую базу регламентов в Базе Знаний (вот здесь мы уже писали о подобном кейсе). Такие регламенты нужны, чтобы менеджеры корректно в одном стандарте заполняли поля в CRM, которые затем выгружаются в таблицу для аналитики.
Вместе с введением регламентов нужно настраивать кастомизированные отчеты с дашбордами в Гугл Шитс, чтобы не только фиксировать правила работы, но и отслеживать, насколько они эффективны. Это не даст моментального исполнения сотрудниками регламентов, но станет хорошим подспорьем для контроля, так как регламенты прежде всего создаются для руководителя, а не сотрудников.
2. Интеграция для выгрузки отчетов из Битрикс24 в таблицу Гугл
Нашему клиенту нужно собрать в одном отчете данные для анализа, как работает каждый конкретный сотрудник: сколько у него дел, запланированных звонков, задач. Такой отчет нужен по всей компании.
Мы настраиваем такой отчет с помощью стандартной интеграции в Пинкит. Она дергает необходимые поля из сущностей Битрикс24, обрабатывает и передает в таблицу.
Прежде всего определяем обязательные параметры, которые менеджеры должны вносить в нужные поля сделок, передаваемые в отчет. Единые стандарты заполнения этих параметров (например, в каком формате фиксировать телефон заказчика) фиксируем в регламентах Базы Знаний.
После предварительной настройки отчета и дашборда его можно "подкрутить" и дополнить новыми параметрами. Таким образом добиваемся создания "дашборда мечты", который за короткий срок позволит проработать сотни лидов и привести портал в порядок.
Как настроить интеграцию?
2.1. На первом шаге в личном кабинете Пинкит (потребуется регистрация) выбираем параметры выведения в отчет, предварительно добавив пользовательские поля и заполнив их по регламенту.
Можем передавать поля сделок, лидов, контактов и любых других сущностей Битрикс24 (например, звонки или смарт-процессы):
2.2. В инструментарии настраиваем фильтры, по которым отбираем параметры, можем прописать дополнительные запросы (например, соответствие данных каким-то условиям). Элементы, которые не соответствуют критерию, отсеиваются и не попадают в итоговый результат.
2.3. На третьем шаге выбираем Google Sheets, будем создавать или обновлять строку для каждого действия на шаге 1.
2.4. На четвертом шаге очень важно настроить соответствие полей из Битрикс24 и ячеек таблицы, чтобы далее получить исходные данные, которые затем можно использовать в более сложных манипуляциях с использованием формул эксель и выводить в дашборды.
Самое главное, такая автоматизация позволит вам не прыгать по вкладкам, а увидеть картину целиком, и затем уже принимать осмысленные управленческие решения.