Отчеты в эксель или создание Базы Знаний в Битрикс24: как увеличить выручку продажников

Мы уже писали о внедрении отчетности и аналитических дашбордов в компаниях и часто говорили о важности связки отчетов и регламентов. Сегодня еще раз коснемся этой темы вместе с нашим клиентом — франшизой по сертификации, который пришел с запросом внедрения бизнес-аналитики, визуализации отчетов на дашбордах и системы регламентов в формате единой Базы Знаний Битрикс24.

Отчеты в эксель или создание Базы Знаний в Битрикс24: как увеличить выручку продажников

1. Ситуация. Боль. Решение.

К нам обратилась компания, сотрудники которой работают в CRM Битрикс24. У них есть три направления проектов, каждое из которых работает по своим задачам. Но им не удобно работать по воронке продаж.

Также есть проблема с отчетами: руководитель хочет видеть отчеты в разрезе сотрудников, чтобы анализировать загруженность менеджеров, их сделки, входящие запросы, звонки, время звонков, таминг по задачам и так далее. Необходима визуализация в виде дашбордов.

Плюс клиент просто не знает, как можно использовать весь функционал Битрикс24: сотрудники испытывают сложности с адаптацией к интерфейсу и поэтому клиент видит выход в максимальном упрощении функционала.

Отчеты в эксель или создание Базы Знаний в Битрикс24: как увеличить выручку продажников

Аналитика сейчас у них не работает, так как нет единых регламентов по работе в Битрикс24. Чтобы решить эту проблему нужно создать единую базу регламентов в Базе Знаний (вот здесь мы уже писали о подобном кейсе). Такие регламенты нужны, чтобы менеджеры корректно в одном стандарте заполняли поля в CRM, которые затем выгружаются в таблицу для аналитики.

Вместе с введением регламентов нужно настраивать кастомизированные отчеты с дашбордами в Гугл Шитс, чтобы не только фиксировать правила работы, но и отслеживать, насколько они эффективны. Это не даст моментального исполнения сотрудниками регламентов, но станет хорошим подспорьем для контроля, так как регламенты прежде всего создаются для руководителя, а не сотрудников.

2. Интеграция для выгрузки отчетов из Битрикс24 в таблицу Гугл

Нашему клиенту нужно собрать в одном отчете данные для анализа, как работает каждый конкретный сотрудник: сколько у него дел, запланированных звонков, задач. Такой отчет нужен по всей компании.

Мы настраиваем такой отчет с помощью стандартной интеграции в Пинкит. Она дергает необходимые поля из сущностей Битрикс24, обрабатывает и передает в таблицу.

Отчеты в эксель или создание Базы Знаний в Битрикс24: как увеличить выручку продажников

Прежде всего определяем обязательные параметры, которые менеджеры должны вносить в нужные поля сделок, передаваемые в отчет. Единые стандарты заполнения этих параметров (например, в каком формате фиксировать телефон заказчика) фиксируем в регламентах Базы Знаний.

После предварительной настройки отчета и дашборда его можно "подкрутить" и дополнить новыми параметрами. Таким образом добиваемся создания "дашборда мечты", который за короткий срок позволит проработать сотни лидов и привести портал в порядок.

Как настроить интеграцию?

2.1. На первом шаге в личном кабинете Пинкит (потребуется регистрация) выбираем параметры выведения в отчет, предварительно добавив пользовательские поля и заполнив их по регламенту.

Можем передавать поля сделок, лидов, контактов и любых других сущностей Битрикс24 (например, звонки или смарт-процессы):

Отчеты в эксель или создание Базы Знаний в Битрикс24: как увеличить выручку продажников

2.2. В инструментарии настраиваем фильтры, по которым отбираем параметры, можем прописать дополнительные запросы (например, соответствие данных каким-то условиям). Элементы, которые не соответствуют критерию, отсеиваются и не попадают в итоговый результат.

2.3. На третьем шаге выбираем Google Sheets, будем создавать или обновлять строку для каждого действия на шаге 1.

Отчеты в эксель или создание Базы Знаний в Битрикс24: как увеличить выручку продажников

2.4. На четвертом шаге очень важно настроить соответствие полей из Битрикс24 и ячеек таблицы, чтобы далее получить исходные данные, которые затем можно использовать в более сложных манипуляциях с использованием формул эксель и выводить в дашборды.

Самое главное, такая автоматизация позволит вам не прыгать по вкладкам, а увидеть картину целиком, и затем уже принимать осмысленные управленческие решения.

Алексей Окара, основатель Пинол и продакт-менеджер Пинкит
Отчеты в эксель или создание Базы Знаний в Битрикс24: как увеличить выручку продажников
3
1 комментарий
Ответить